Чтобы не подвергать себя ответственности и быть готовыми не только к плановой, но и внезапной проверке, надо соблюдать законодательство и содержать кадровую документацию в порядке. Для внутреннего контроля рекомендуем проводить кадровый аудит не реже одного раза в год, а не только когда увольняется сотрудник кадровой службы или главный бухгалтер либо грядет проверка Государственной инспекции труда (ГИТ). На что надо обратить внимание при проведении аудита, зная, какую документацию проверит инспектор?
Прежде чем рассмотреть типичные ошибки работодателей, уточним, какими бывают проверки Государственной инспекции труда.
Проверки ГИТ
Руководствуясь нормами Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», инспекции проводят не только плановые (на основании ежегодного плана, согласованного с органами прокуратуры и размещенного на сайте Государственной инспекции труда), но и внеплановые проверки работодателей. Как правило, основанием для внеплановой проверки является жалоба работника, поступившая в ГИТ непосредственно или через другие госорганы. Инспектор обязан изучить все доводы заявителя, провести проверку, при выявлении нарушений выдать предписание об их устранении и, если имеются основания, привлечь к административной ответственности. Внеплановые проверки проводятся в документарной или выездной форме. Например, когда необходимо разобраться, что происходит в компании (обычно для оценки соблюдения требований охраны труда), имеет место выездная проверка. Если в такой проверке нет необходимости, представителя организации приглашают с документами в инспекцию на документарную проверку. Какие документы потребует инспекция?
Верительные грамоты кадровика
Прежде всего понадобятся учредительные документы и приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации, а также приказ о назначении сотрудника, персонально ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек, иные документы.
При необходимости перечень документов может быть расширен. Так, могут быть затребованы номенклатура дел кадровой службы и внутренний локальный акт, регламентирующий ведение кадрового учета и распределение зон ответственности между работниками кадровой службы (положение о кадровой службе). Наличие акта не обязательно, но желательно, ведь он определяет порядок ведения кадрового учета и ответственных лиц.
Правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных работников входят в перечень обязательных и должны быть доведены до сведения всех без исключения работников под роспись.
Локальные нормативные акты, обязательные для организаций всех форм собственности
ГИТ запросит справку о действующих в организации локальных нормативных актах (ЛНА), их оригиналы и документы, подтверждающие ознакомление с ними работников организации.
Локальные нормативные акты утверждаются приказом руководителя. Что касается ознакомления работников с ними, как правило, работодатель сам выбирает, какой документ будет подтверждать, что работник ознакомился с ЛНА под роспись. Это могут быть журналы регистрации ознакомления с ЛНА. Их можно вести в произвольной форме. Главное, чтобы они были в твердом переплете, прошиты и пронумерованы, заверены подписью руководителя и печатью организации.
Кроме того, в трудовом договоре указывается, что до приема на работу сотрудник ознакомился с действующими в организации ЛНА (строго до подписания трудового договора согласно ст. 68 ТК РФ).
Отсутствие документов, подтверждающих ознакомление работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, является серьезным нарушением ТК РФ. Работник также обязан знать и о тех изменениях, которые вносятся в ЛНА во время его работы в организации.
Обратите внимание: существует два противоположных мнения по поводу отнесения к ЛНА графика отпусков и штатного расписания организации. Некоторые эксперты полагают, что эти два документа — локальные нормативные акты и с ними необходимо знакомить всех без исключения работников. По нашему мнению, график отпусков и штатное расписание не являются таковыми. Это организационно-распорядительные документы, а следовательно, знакомить с ними под роспись всех работников организации не нужно.
Как оформлены трудовые отношения
После проверки локальных нормативных актов инспектор изучит документы, подтверждающие наличие трудовых отношений, в частности трудовые договоры, трудовые книжки, штатное расписание (форма Т-3), личные карточки (форма Т-2). В первую очередь он проверит порядок заполнения трудовых книжек, а также их наличие у всех работников организации, для которых работа является основной. Напомним, что трудовые книжки заполняются в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
В трудовые книжки вносятся сведения не только о приеме на работу и увольнении, но и о переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе.
Запись, внесенная в трудовую книжку, дублируется в личной карточке и доводится до сведения работника под роспись.
При проверке инспектор обязательно посмотрит, соответствует ли запись в трудовой книжке об основании и о причине прекращения трудового договора формулировкам ТК РФ или иного федерального закона и не нарушено ли правило, согласно которому трудовая книжка должна выдаваться в день увольнения. Если выдать трудовую книжку в день увольнения работника невозможно, на его адрес надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать письменное согласие на ее отправление почтой (ст. 84.1 ТК РФ).
Казалось бы, зачем работодателю трудовая книжка работника, не числящегося в организации. Но, как показывает практика, одно из самых распространенных нарушений трудового законодательства — задержка выдачи трудовой книжки при увольнении.
Напомним, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя либо внесении в нее неправильной или не соответствующей действующему законодательству формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 35 названных Правил).
Инспектор также проверит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (заполняет кадровая служба или уполномоченный на ведение кадрового учета работник организации) и приходо-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (заполняет бухгалтерия). Первая должна быть прошита, пронумерована, опечатана сургучом на почте или опломбирована.
Одновременно с трудовыми книжками логично проверить наличие трудовых договоров (соглашений к ним) всех работающих, а также личной росписи сотрудников о выдаче экземпляра трудового договора на руки, соответствие наименования должности в трудовом договоре трудовой книжке, штатном расписании, личной карточке работника. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако не все работодатели следуют этой норме. Нередко приказ издается раньше, чем заключается трудовой договор, в трудовом договоре указывается испытательный срок, а в приказе — нет, в трудовом договоре закреплена одна должность, в штатном расписании — другая, в приказе и личной карточке — третья и т.п. То же с окладами. Помните: подобные расхождения станут объектом внимания инспектора ГИТ.
Как изданы кадровые приказы
Следующий этап проверки — кадровые приказы. Формы приказов должны соответствовать постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Дело в том, что согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 120 НК РФ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Это означает, что приказы должны быть составлены строго по форме. При необходимости их можно дополнять. Исключать из них ничего нельзя, равно как и применять произвольные формулировки при заполнении приказов. Особенно это касается приказов об увольнении (форма Т-8). Иногда формулировки в приказах не позволяют определить, по чьей инициативе — работника или работодателя произведено увольнение, допускают любое толкование.
Например, в приказе сказано: «Расторжение трудового договора (контракта) по инициативе работника, по инициативе администрации». Это грубая ошибка. Неправильно указано основание увольнения, нет ссылки на статью Трудового кодекса РФ. Такой приказ нельзя использовать в качестве документа, необходимого для внесения записи об увольнении в трудовую книжку. Он может быть признан нарушением прав работника. Кроме того, Трудовой кодекс РФ не содержит понятий «контракт» и «администрация». В нем есть понятия «трудовой договор» и «работодатель».
Нарушением является и отсутствие в приказе личной росписи работника об ознакомлении с приказом, даты ознакомления.
Если говорить об иных, более распространенных нарушениях, к ним можно отнести невыплату заработной платы, детских пособий, расчета при увольнении. Поэтому все, что касается зарплаты, обычно становится предметом проверки государственного инспектора труда.
Как оплачивается труд работников
Прежде всего стоит проверить обязательные документы кадрового учета, а также документооборот по заработной плате: платежные ведомости на ее выплату, реестры к платежным ведомостям в случае начисления зарплаты на карточку, расчетные листки, лицевые счета работников и иные документы.
По результатам проверки этих документов можно сделать вывод о наличии либо об отсутствии у работодателя перед работниками задолженности по выплате заработной платы, расчетных сумм при увольнении и отпускных сумм. Обратите внимание: задолженностью считаются в том числе невыплата отпускной суммы в срок не позднее чем за три дня до наступления периода отпуска, невыплата расчетных сумм в день увольнения работника, несвоевременная выплата зарплаты. В ходе проверки могут быть затребованы документы и по уволившимся работникам. Инспектор проверит, все ли положенные выплаты были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.п.).
Выплачиваемая работнику заработная плата не может быть ниже установленного в субъекте Российской Федерации минимального размера оплаты труда. Например, в Москве с 1 июля 2011 г. МРОТ составляет 11 100 руб. Однако для выплаты работнику узаконенного минимума он должен полностью отработать за оплачиваемый период норму рабочего времени и выполнить нормы труда (трудовые обязанности), установленные для него. При выявлении такого нарушения Государственная инспекция труда выдаст предписание о перерасчете выплаченных ранее работнику сумм с учетом установленного МРОТ.
Работодатель должен быть предельно корректным во всем, что касается оплаты труда работников. В частности, не следует допускать задержек выплаты зарплаты. Надо помнить, что выплачивается не только зарплата, но и предусмотренная законом компенсация за задержку выплаты зарплаты в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования на день выплаты (ст. 236 ТК РФ).
Оформляем результаты внутреннего аудита
Результаты аудита необходимо оформить документально — составить акт и издать приказ об устранении выявленных нарушений. После документального оформления итогов аудита целесообразно незамедлительно приступить к устранению нарушений. Ведь к числу обстоятельств, смягчающих административную ответственность, в частности, относится предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда (ст. 4.2 КоАП РФ).
Примерный перечень документов, которые затребует инспектор ГИТ при проверке
- Учредительные документы, приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц
- Трудовые договоры работников
- Личные карточки (форма Т2)
- Штатное расписание (форма Т3)
- График отпусков (форма Т7)
- Табели учета рабочего времени (форма Т13)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Приказы кадровые (согласно постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (о формах первичной учетной документации по труду и его оплате)) и основания к ним
- Трудовые книжки
- Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение об оплате труда и премировании
- Положение о защите персональных данных
- Коллективный договор (при наличии)
- Инструкция по охране труда и технике безопасности
- Документы по оплате труда (представляет бухгалтерия)
- Сведения об отсутствии задолженности по заработной
плате - Ведомости на выплату заработной платы (форма Т53)
- Лицевые счета по заработной плате (форма Т54)
- Запискирасчеты о предоставлении отпусков работникам (форма Т60)
- Запискирасчеты при прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма Т61)
- Утвержденная приказом по организации форма расчетного листка
- Листки нетрудоспособности, документы, являющиеся основанием для начисления и выплаты пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком
- Локальные нормативные акты, имеющие отношение к условиям оплаты труда и премирования
- Приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Приказы (распоряжения), служебные записки и иные документы, связанные с условиями оплаты труда