Ни одна компания не может обойтись без выдачи денежных средств под отчет. Вместе с тем эта обыденная операция таит в себе массу вопросов. Подпадает ли подотчетная сумма под лимит расчетов наличными? Можно ли перечислить средства под отчет на зарплатную карту сотрудника? Можно ли принять авансовый отчет, если к нему приложен только один кассовый чек без товарного? И это лишь малая толика проблемных моментов. Предлагаемая статья поможет разобраться в этих, а также других вопросах, то и дело возникающих у бухгалтеров при работе с подотчетными лицами.
Кому и сколько?
Порядок выдачи денег подотчетным лицам определяет руководитель организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40, далее — Порядок). Как правило, для этих целей издается приказ, в котором указывается:
— список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
— срок, на который выдается подотчетная сумма;
— максимальный размер подотчетной суммы.
Все эти сведения руководитель определяет по своему усмотрению с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации. Никаких ограничений на размер подотчетных сумм, а также срок, на который они выдаются, законодательство не содержит.
Вместе с тем в законодательстве есть ограничение, которое косвенным образом может повлиять на сумму выдаваемых под отчет средств. Речь идет о предельном размере расчета наличными между организациями, организациями и индивидуальными предпринимателями. Напомним, что такой предел составляет 100 000 руб. по одной сделке (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843У). Так вот его необходимо соблюдать, если сотрудник от имени организации оплачивает товары, работы или услуги другой организации (индивидуального предпринимателя). Об этом говорится в письме Банка России от 04.12.2007 № 190Т. Штраф за нарушение лимита расчетов для организации составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, оштрафовать за подобное нарушение могут и руководителя организации на сумму от 4000 до 5000 руб. Такие санкции установлены в ст. 15.1 КоАП РФ.
Таким образом, выдать сотруднику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе организации. В то же время сотрудник может рассчитаться с одним поставщиком по одной сделке суммой, полученной под отчет, только в пределах 100 000 руб.
Долг за «подотчетником»
При выдаче денег под отчет необходимо проверить, отчитался ли сотрудник по предыдущему авансу. Если за сотрудником числится задолженность по подотчетной сумме, выдавать ему новую сумму организация не вправе. Об этом говорится в п. 11 Порядка ведения кассовых операций.
Вместе с тем несоблюдение указанного требования не является нарушением порядка ведения кассовых операций, ответственность за которое предусмотрена в ст. 15.1 КоАП РФ. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательством не установлен. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (постановления ФАС Дальневосточного округа от 16.07.2010 № Ф034472/2010 и СевероЗападного округа от 21.02.2005 № А5633543/04).
Через кассу или на карту?
Выдавать подотчетные суммы сотрудникам организация может двумя способами.
Первый способ сводится к выдаче наличных денег сотруднику через кассу организации (п. 10 Порядка). При этом денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета (п. 4 Порядка). Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является лишь наличность, которая принята от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле). Такие средства в полной сумме необходимо сдавать в банк (п. 2 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843У).
В бухгалтерском учете в момент выдачи из кассы наличных денег под отчет сотруднику делается проводка:
Дебет 71 Кредит 50
— выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.
Второй способ выдачи денег под отчет связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266П).
Обратите внимание, что передача карты сотруднику сама по себе еще не свидетельствует о выдаче подотчетной суммы. Денежные средства по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств (инструкция к Плану счетов, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Это значит, что выдача подотчетных средств приходится на момент, когда сотрудник использует карту: снимает с нее наличные или расплачивается за покупки.
О том, какую сумму и когда сотрудник истратил по карте, можно узнать из банковской выписки. Для обслуживания корпоративной карты банк открывает организации специальный карточный счет на основании отдельного договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266П).
Поскольку специальный карточный счет является самостоятельным счетом, учет операций по нему согласно инструкции к Плану счетов нужно вести на отдельном субсчете к счету 55. Назвать его можно, например, «Специальный карточный счет». На основе полученной из банка выписки по специальному карточному счету в бухучете будет сделана следующая запись:
Дебет 71 Кредит 55, субсчет «Специальный карточный счет»
— выданы сотруднику деньги под отчет.
Перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты сотрудников не рекомендуется. Законодательством этот момент четко не урегулирован. Но специалисты ЦБ РФ считают, что организации не имеют права перечислять подотчетные денежные средства на банковские счета сотрудников (письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 363/2408).
Более того, осуществление таких операций может вызвать претензии со стороны контролирующих ведомств. Налоговики могут расценить поступление подотчетных средств на зарплатную карточку работника, как получение им дохода. Соответственно полученную сумму проверяющие обложат НДФЛ.
Отдельные арбитражные суды при возникновении спора по данному вопросу занимают сторону организаций и не отрицают возможности перечисления подотчетной суммы на банковскую карту сотрудника (например, постановление ФАС СевероЗападного округа от 11.02.2008 № А52174/2007). Однако во избежание конфликтной ситуации такой способ выдачи подотчетной суммы лучше не использовать.
Лучше с доверенностью
Вместе с выдачей денег или корпоративной карты не забудьте оформить на подотчетное лицо доверенность. Напрямую такая обязанность в законодательстве не установлена. Но отсутствие доверенности у сотрудника может привести к проблемам с получением счетафактуры для организации. Связано это с тем, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы имеют полное право не выставлять счетафактуры и ограничиться выдачей кассового чека (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, который покупает вещи для личного пользования, и продавец не обязан выписывать ему счетфактуру. Если же сотрудник предъявит доверенность от организации, у поставщика появится обязанность оформить требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме МНС России от 10.10.2003 № 03108/2963/11АЛ268.
Доверенность составляется по форме № М2 или № М2а. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Если подотчетные средства выданы сотруднику для расчета за оказанные услуги или выполненные для организации работы, доверенность можно составить в произвольной форме. Это объясняется тем, что формы № М2 или № М2а предназначены для получения материальных ценностей (п. 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). Доверенность в произвольной форме должна содержать ряд обязательных реквизитов, таких как дата оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Отчет от сотрудника
После того как истечет срок, на который в организации выдаются подотчетные суммы, у сотрудника есть три дня, чтобы отчитаться по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме № АО1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает свои фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т.д. На оборотной стороне — отражает все расходы, которые осуществил. Документы, подтверждающие расходы (чеки, счетафактуры, акты, квитанции, накладные), сотрудник прилагает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
При поступлении авансового отчета от сотрудника его необходимо проверить. Вопервых, нужно убедиться в целевом расходовании денег. Вовторых, проконтролировать наличие всех оправдательных документов, которые подтверждают записанные в отчете расходы, правильность их оформления и подсчет сумм.
Сомнения в документах
Нередки ситуации, когда при проверке авансового отчета, бухгалтер сомневается, может ли он принять в качестве подтверждения расходов тот или иной документ, приложенный сотрудником. Чаще всего такой вопрос возникает, если к авансовому отчету в качестве подтверждающего документа приложена квитанция к приходному кассовому ордеру без чека ККТ. Сомнения вызваны тем, что налоговые инспекторы при проверках требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (письмо УМНС России по г. Москве от 12.08.2003 № 2912/44158).
Однако такое требование налоговиков никакими нормами законодательства не подкреплено. Кассовый ордер по форме № КО1 является одной из форм первичной учетной документации. Следовательно, квитанция, оформленная к нему, — такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Соглашаются с таким выводом и суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КАА40/12227 05).
Еще один повод для сомнений возникает, когда к авансовому отчету приложен только кассовый чек, без товарного. Сразу скажем, что такой авансовый отчет можно принять к учету. Однако для этого придется оформить еще один дополнительный документ, который подтвердит поступление материальных ценностей. Правомерность такого подхода подтверждена судом, например, в постановлении ФАС ЗападноСибирского округа от 25.02.2004 № Ф04/953206/А452004.
Так, при покупке сотрудником материалов, на которые не был оформлен товарный чек, можно составить акт по форме № М7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. При наличии такого документа организация сможет принять авансовый отчет и поставить на учет приобретенные через сотрудника материальные ценности.
Утверждение отчета
Если с документами, приложенными к авансовому отчету, и самим отчетом все в порядке, его должен утвердить руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения). Детальный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета изложен в указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (далее — указания № 55).
В день утверждения авансового отчета в бухгалтерском учете будут отражены расходы, понесенные через подотчетное лицо. Одновременно с сотрудника, который получил деньги под отчет, спишут его долг. В зависимости от того, на какие цели были израсходованы подотчетные средства, затраты списываются на разные счета учета. Так, если сотрудник только внес предоплату за товар, такая операция будет отражена в бухучете следующим образом:
Дебет 60 Кредит 71
— внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), его стоимость будет учтена так:
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
— оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал свой рабочий компьютер), на их стоимость оформляется проводка:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
— оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.
Если подотчетное лицо оплачивало товары (работы, услуги) непроизводственного характера (например, новогодние подарки для детей сотрудников), делается запись:
Дебет 912 Кредит 71
— отражены расходы непроизводственного характера, понесенные через сотрудника.
Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражаются без НДС. На сумму «входного» налога делается проводка:
Дебет 19 Кредит 71
— учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.
В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком указанного налога, «входной» НДС принимается к вычету, либо включается в стоимость товаров (работ, услуг), либо списывается за счет собственных средств компании (ст. 170—172 НК РФ).
Предъявленный к вычету НДС в бухучете отражается так:
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам.
Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств в п. 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов — в п. 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) — в п. 6 ПБУ 5/01.
При списании НДС за счет собственных средств (если «входной» НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) делается проводка:
Дебет 912 Кредит 19
— списан НДС за счет собственных средств организации.
Окончательный расчет с «подотчетником»
В ходе проверки авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, организация обязана его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания № 55). Перерасход считается обоснованным при выполнении следующих условий:
— сотрудник израсходовал деньги на выполнение порученного организацией задания;
— сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовый чек или квитанцию).
Если хотя бы одно из перечисленных условий не выполняется, организация может не возмещать деньги сотруднику. Сумму перерасхода выдают из кассы. Номер и дату расходного кассового ордера указывают в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Такие правила предусмотрены в указаниях № 55.
При выдаче денег из кассы оформляется проводка:
Дебет 71 Кредит 50
— возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную под отчет.
Возможна и обратная ситуация, когда сотрудник получил под отчет большую сумму, нежели фактически израсходовал. В таком случае он должен вернуть излишек в течение трех рабочих дней с даты окончания срока, на который ему были выданы деньги, или с даты возвращения из командировки (в случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы). Об этом говорится в п. 11 Порядка ведения кассовых операций.
Обратите внимание: если в локальных документах (например, приказе руководителя) не установлен срок, на который в организации выдаются подотчетные средства, по мнению налоговиков, рассчитаться по полученным суммам сотрудник должен в тот же день, когда они были выданы. Такая позиция изложена в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04102/704. Но она не соответствует нормам действующего законодательства.
Неизрасходованные подотчетные средства сотрудник должен вернуть в кассу организации. При этом оформляется приходный кассовый ордер (указания № 55). В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отражается следующим образом:
Дебет 50 Кредит 71
— внесен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы.
Если сотрудник деньги в срок не вернул, эту сумму можно удержать из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании задолженности по подотчетным средствам. Составить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для оформления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 304460).
Обратите внимание, что удержать сумму из зарплаты можно только при согласии сотрудника. Поэтому необходимо получить его письменное согласие об отсутствии возражений по поводу взыскания. Оформить свое согласие сотрудник может соответствующей надписью на приказе о взыскании или отдельным заявлением. В противном случае взыскать задолженность по подотчетной сумме можно будет только через суд. Такой порядок установлен в ст. 137 и 248 ТК РФ. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда в письме от 09.08.2007 № 304460.
При удержании суммы из заработка сотрудника, помните, что эта сумма не должна превышать 20% от начисленной за месяц зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете делается запись:
Дебет 94 Кредит 71
— отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная им в срок.
Удержание денег из зарплаты (иного дохода) сотрудника оформляется проводкой:
Дебет 70 Кредит 94
— удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.