Компании занимаются аутсорсингом, когда начинают задумываться, насколько хорошо они работают и есть ли кто-то, кто сделает это лучше и быстрее. Они проводят бенчмаркинг и выявляют сравнительные преимущества.
Вначале мы поставили задачу сделать клиента счастливым и доставлять ему товар быстро и своевременно. Затем провели анализ своего бизнеса и того, чего хотим. Важно хорошо понимать свой бизнес и разбираться в нем, понимать, что ты делаешь и в чем состоят сравнительные преимущества, сколько это нам стоит сейчас и сколько будет стоить, если передать бизнес-процесс по доставке клиентам другим.
Для принятия решения в пользу аутсорсинга нужно по-другому посмотреть на процессы в компании, осознать свои цели и четко понять, чего вы хотите. Аутсорсинг дисциплинирует, вносит в процессы упорядоченность, это хороший повод провести аудит организации.
Практические шаги успешного аутсорсинга
1. Изучили все издержки от момента загрузки до доставки клиенту и после этого закрыли склад. Подсчитали, что клиент получит товар в два раза быстрее.
2. Досконально изучили бизнес-процессы своей фирмы, разобрались в формальных и неформальных информационных потоках, выявили серых игроков с их неформальными связями. В их руках находятся определенные функции и скрытые механизмы, которые нужно обнаружить, понять и сохранить. Такие игроки нужны для организации и контроля аутсорсинга, поскольку знают детали. Важно знать пауков в паутине, людей, хорошо знающих, как реально совершаются процессы.
3. Разработать хорошую систему KPI и заранее согласовать их с фирмой, которой передаются процессы на аутсорсинг.
4. Составить правильный договор и заранее обсудить все правила. Заранее рассчитать, сколько будет стоить успех или неудача. Все вопросы обсуждать заранее.
5. Стандарт или стратегия работы с аутсорсингом — постоянно осуществлять жесткий контроль за действиями и быть контра фирмы-аутсорсера, усложнить им жизнь.
6. Проблемы воровства и хищения можно предусмотреть при четком описании бизнес-процессов и знании неформальных потоков и механизмов в компании — это человеческий фактор. Например, зафиксировать в договоре, какой товар уходит в палете, и приложить к нему комплект документов — это один из KPI. Оговорить заранее систему доставки и ее документальное сопровождение.
Задача на перспективу — оптимизировать входящие доставки, входящую логистику и оптимально срастить ее с налаженной выходной логистикой.