1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Когда в товарищах согласья нет

В большинстве организаций документами и информацией занимаются два независимых друг от друга подразделения. Бумажными документами управляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а за все, что связано с компьютерами и информационными технологиями (ИТ), отвечает служба ИТ. Важнейший принцип управления документами и информацией заключается в том, что все информационные ресурсы и потоки в организации должны управляться единообразно. Мешает реализации этого принципа отсутствие взаимопонимания между службами ИТ, ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями.

Главной причиной плохого взаимодействия между ИТ и ДОУ является то, что эти службы занимают совершенно разные места в иерархии организации. Служба ДОУ обычно считается «черной костью»: статус ее очень низкий, она воспринимается как обслуживающее и затратное подразделение — соответственно имеет низкие зарплаты и небольшой штат.

Работает служба ДОУ в основном с «бумажками», и уровень профессиональной подготовки многих ее сотрудников невысок, особенно в области информационных технологий. Но, документируя деловую деятельность, именно эта служба защищает организацию от мелких и крупных неприятностей, обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям.

Служба ИТ, напротив, — это элита организации, ее «белая кость». Сотрудники службы ИТ стоят на более высокой ступени социальной лестницы, имеют бо‘льшую зарплату, пользуются бо‘льшим влиянием на руководство.

Обеспечивая оперативную работу с информационными ресурсами в деловых подразделениях, специалисты ИТ активно участвуют в зарабатывании денег, а это позволяет им влиять на принятие важнейших решений по вопросам управления информацией и документами.

Благодаря своему положению ИТ-подразделения располагают солидным бюджетом и штатом высокооплачиваемых и высокообразованных сотрудников. В коммерческих структурах денег на развитие современных технологий не жалеют, в то время как на службе ДОУ обычно экономят.

Взаимные претензии

Неудивительно, что специалисты ИТ смотрят на коллег из ДОУ свысока.

Чаще всего служба ИТ не подпускает сотрудников ДОУ к управлению электронными документами, хотя при этом ее сотрудники не обладают достаточными знаниями и навыками для обеспечения выполнения законодательных и нормативных требований.

У специалистов ИТ нет подготовки и опыта, необходимых для управления документами в соответствии с законодательством, особенно для выполнения таких видов работ, как установление сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и т. д. И хотя служба ИТ прекрасно справляется с резервным копированием информации, но вот долговременным сохранением аутентичных электронных документов (в том числе их миграцией) она, как правило, не занимается.

Мнение службы ДОУ не учитывается даже при закупке и внедрении систем электронного документооборота, в результате чего в четырех случаях из пяти дорогостоящие системы остаются всего лишь игрушкой для программистов. Надо признать, что и сотрудники ДОУ тоже не без греха. Часто служба ДОУ ведет себя пассивно, довольствуясь ролью вспомогательной службы и не пытаясь стать неотъемлемой частью деловых процессов. Ее специалисты недостаточно активно и жестко отстаивают свои принципы работы, свою терминологию. Служба ДОУ плохо рекламирует и «продает» себя, надеясь, что все и так знают, чем и как она занимается, и как важна ее работа. Немало в ДОУ и тех, кто не желает осваивать современные технологии, не умеет и не хочет работать с электронными документами.

Последствия

Несогласованность действий и взаимное непонимание между ИТ и ДОУ приводят к тому, что не обеспечивается единый подход к управлению всеми информационными и документационными ресурсами. Часто слаба внутренняя нормативная база, не налажен учет электронных документов. Не обеспечивается должная информационная безопасность организации (так, как требует стандарт ISO 17799), которая, помимо прочего, подразумевает установление сроков хранения и проведение экспертизы ценности документов независимо от вида их носителей, конфиденциальное уничтожение документов с истекшими сроками хранения, обеспечение долговременного хранения документов.

При внедрении систем электронного документооборота также возникают колоссальные проблемы, главным образом из-за того, что не учитываются потребности деловых подразделений и требования законодательства к документообороту и делопроизводству.

Перспективы

Для эффективного управления документами и информацией, включая обеспечение информационной безопасности организации и успешное внедрение систем электронного документооборота, необходимо тесное сотрудничество специалистов ИТ, ДОУ и других служб и деловых подразделений. Для выработки единого подхода целесообразно создать команду, включающую представителей всех заинтересованных сторон.

В перспективе одним из разумных решений может быть объединение служб ДОУ и ИТ в единое подразделение, управляющее всеми информационными ресурсами организации.

Такой подход уже применяется в ряде ведомств.

В любом случае службе ДОУ необходимо получить поддержку со стороны высшего руководства, службы внутреннего контроля, юридического отдела, найти общие интересы с сотрудниками ИТ. Нужно добиваться принятия внутренних нормативных документов, фиксирующих принципы ДОУ в качестве требований при работе со всеми информационными ресурсами организации. Служба ДОУ должна активно распространять информацию — рассылать интересные статьи, материалы о делопроизводстве и документообороте, участвовать во всех новых программах и, главное, осваивать информационные технологии.

Задача специалистов ДОУ — добиться, чтобы их профессия и они сами заняли достойное место и в своей организации, и в обществе в целом.

Приглашаем читателей к обсуждению проблем взаимодействия ИТ-службы с финансово экономическими подразделениями предприятий. Чьи сотрудники оказывают большее влияние на бизнес?