В зоне ответственности финансового директора одной небольшой компании, занимающейся поставками оборудования и материалов для энергетики, множество задач: планирование и контроль движения денежных средств, выбор эффективных источников финансирования и размещение свободных средств, взаимодействие с банками, контроль и анализ расходов и т.д. Пришло время привычные электронные таблицы менять на более эффективный инструмент.
Отягчающее обстоятельство для многих компаний — модель поведения учредителей, регулярно изымающих прибыль из оборота компании. Среди других задач финдиректора — бюджетное планирование и контроль его исполнения. Финдиректор готовит функциональные бюджеты (бюджет погашения кредитов, налоговый бюджет) и предложения по сводному бюджету. Если есть отклонения от плана, он разрабатывает мероприятия по сокращению затрат или проводит анализ поставок — возможно, от каких-либо потенциальных контрактов следует отказаться.
Зато проблема «дебиторки» у компании почти отсутствует. Если задолженность возникает, то скорее всего она порождена коммерческим отделом: забыли оформить документы в срок, не передали, не довезли и проч. Финдиректор идет в соседнюю комнату и менеджеры быстро находят причину и устраняют ее.
Орудие производства финдиректора — его ноутбук, в котором таблицы, документы, договоры, расчеты, контакты. В таблице «Финансовые результаты» более десяти закладок, и на каждой — более 20 столбцов и 50 строк.
Сначала надо посмотреть, какие поступления ожидаются, и уточнить у главного бухгалтера, пришли ли деньги. Если поступления были, надо перенести информацию в таблицу. Если плановых платежей еще не было, ситуация ставится на контроль.
Далее необходимо согласовать, сколько, кому и за что заплатить. Заявки на расходование денег обычно поступают от сотрудников в письменном виде (от руки). Это закупки хозяйственных товаров, материалов и оборудования, налоги, арендные платежи и т.д.
Согласованные расходы финдиректор копирует в таблицу «Финансовые результаты». Если кассовых разрывов нет, он визирует бумажные заявки и передает их в бухгалтерию.
Из коммерческого отдела поступают новые контракты и договоры. Данные по ним (сроки и условия поставок, условия оплаты) заносятся в таблицу. На основании данных о плановой дате отгрузки и готовности поставщика, количестве дней отсрочки платежа, планируемых авансах план движения денежных средств в таблице пополнится.
С многократным копированием, расчетом дат поступления платежей, заполнением таблиц и другими техническими функциями могла бы справиться компьютерная программа. Допустим, заключен новый договор на поставку двух партий продукции с отсрочкой оплаты на 30 календарных дней. Хорошо бы, чтобы при вводе даты поставки в план движения денежных средств сразу разносились суммы будущих платежей исходя из условий договора. Ведь в договоре указана дата отсрочки платежа.
Работать с таблицами неудобно, тем не менее пока другого инструмента нет. Главный бухгалтер компании пользуется программами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», подключены «клиент — банк» и «Такском». Вот и финансовый директор присмотрел для себя программу «1С:Управление небольшой фирмой 8».
Было решено проверить соответствие задач и инструментария на тестовом примере — оформить в программе цепочку от подачи заявки до формирования плана поставок, плана отгрузок и платежного календаря.
Провести тест помогли специалисты по автоматизации бизнеса группы компаний «ВИНТА СТАР», дальнейшая работа самостоятельная. Более того, вместе с менеджером составили список «хотелок», которые касаются указания статуса для каждой конкурсной заявки.
В процессе работы появилось желание вести учет количества заявок в разных состояниях, проанализировать уровень допустимых расходов на оформление документации, смоделировать воронку продаж. Кроме того, оказалось, что к виду платежа «поступление от покупателей» можно штатными средствами добавить комментарий.
От первого знакомства с программой до получения результата прошло всего 12 рабочих дней.
Задачи по планированию денежных средств финдиректор выполняет при помощи программы. Он фиксирует их поступление и разносит новые заявки. Платежный календарь теперь подготовить совсем просто. Плановые платежи от клиента регистрируются непосредственно из документа «Заказ покупателя». В нем можно отражать график платежей. Аналогичным образом планируется оплата поставщику. В платежном календаре можно увидеть:
-
запланированные и просроченные платежи;
-
график платежей по конкретному контракту;
-
планируемое поступление денежных средств и соответствующую ему оплату поставщику (для поставки оборудования под заказ, когда оплата поставщику производится только после оплаты покупателя).
Новый инструмент позволяет сосредоточиться на управлении финансами, можно больше внимания уделить оперативным задачам — оценить направления размещения свободных денежных средств, проверить исполнение планов, провести анализ маржинальности поставок.
Задачу с платежным календарем финдиректор решил меньше чем за две недели. Теперь он приступает к планированию и составлению бюджета прибылей и убытков. Заказы и план поступлений денег уже внесены. С помощью типовых документов программы он вводит планы по косвенным расходам. По сути, собраны все данные для составления бюджета прибылей и убытков.
«Интересно, каково будет финансовое состояние предприятия при соблюдении намеченных планов?» — задает вопрос финдиректор. И программа на него отвечает. «А что происходит сейчас? Хорошо бы, чтобы программа контролировала и бухгалтерскую отчетность», — ставит новую задачу финансовый директор. И программа снова дает ответ в виде отчета «Управленческий баланс» и разговора с главным бухгалтером, что называется, по существу.