При отсутствии в документах гостиницы периода проживания возникают налоговые риски

| консультации | печать
Является ли обязательным реквизитом в первичных документах от гостиницы указание периода проживания (есть только количество суток)? Может ли отсутствие указания на период проживания являться основанием для снятия расходов по командировке?

По мнению автора, отсутствие в документах гостиницы информации о периоде проживания влечет за собой невозможность подтвердить экономическую оправданность затрат на оплату данной гостиницы. Здесь возникают риски, связанные с признанием расходов на проживание в целях налогообложения прибыли.

Автор полагает, что организации нужно обратиться в гостиницу с просьбой о предоставлении документа, содержащего сведения о периодах проживания в ней конкретных лиц (сотрудников). Если по каким-то причинам получить от гостиницы рассматриваемые сведения нельзя, в качестве документального подтверждения расходов нужно собрать как можно больше документов, косвенно подтверждающих факт проживания конкретных лиц в гостинице в конкретный период времени. При наличии документов, косвенно подтверждающих проживание сотрудников в гостинице, полностью избежать налоговых рисков не удастся.

Обоснование вывода. При направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). Работникам организаций такие расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Возмещаются они на основании авансового отчета с приложением документов о найме жилого помещения, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения о командировках, подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Глава 25 НК РФ не определяет конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения затрат на наем жилья при нахождении работника в командировке, устанавливая лишь, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом исчерпывающего перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов, не существует. Специалисты Минфина России поясняют, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письма Минфина России от 14.03.2023 № 03-03-07/21149, от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011 и др.). В этой связи затраты на командировки для целей налогообложения прибыли могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт произведенных расходов (письма Минфина России от 21.12.2021 № 03-03-07/104334, от 24.12.2020 № 03-03-06/1/113555 и др.).

На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг. Он заключается при предъявлении потребителем документа, удостоверяющего его личность (п. 13 постановления Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», далее — Правила № 1853), подписывается двумя сторонами (потребителем и исполнителем).

Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что при проживании в гостинице фактический срок пребывания в командировке подтверждается квитанцией (талоном), иным документом, подтверждающим заключение договора об оказании гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами № 1853.

В соответствии с п. 13 Правил № 1853 договор об оказании гостиничных услуг должен содержать наименование исполнителя, сведения о заказчике, сведения о виде гостиницы, категории гостиницы, указанной в свидетельстве о присвоении гостинице определенной категории, предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы, сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере), период проживания в гостинице, время заезда и время выезда (расчетный час) и иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

Сведения о периоде проживания относятся к числу обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в документах, подтверждающих заключение договора об оказании гостиничных услуг.

Для налога на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Организация может признать в качестве командировочных расходов, в частности, плату за наем жилого помещения (оплату проживания в гостинице или в другом жилом помещении), но при условии соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. А именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Если указанных в п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов не содержится в документе, приложенном сотрудником к авансовому отчету в качестве подтверждения услуг проживания, на наш взгляд, говорить о документальном подтверждении факта проживания в гостинице не приходится.

При отсутствии данных сведений не представляется возможным подтвердить информацию, что сотрудник проживал в гостинице именно в те дни, в которые он находился в командировке. Наличие информации о количестве суток проживания говорит только о том, что человек был в данной гостинице определенное количество дней, но не подтверждает, что он проживал там именно в командировке. Отсутствие в документах гостиницы информации о периоде проживания влечет за собой невозможность подтвердить экономическую оправданность затрат на оплату данной гостиницы. Как следствие, возникают серьезные риски, связанные с признанием расходов на проживание в целях налогообложения прибыли.

Организации целесообразно обратиться в гостиницу с просьбой о предоставлении документа, содержащего сведения о периодах проживания конкретных лиц. Такой документ может быть составлен в произвольной форме, желательно, чтобы он отвечал требованиям, установленным ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», предъявляемым к реквизитам первичного учетного документа. Отсутствие реквизитов в этом документе само по себе проблемой являться не будет. К документу можно будет составить справку бухгалтера, отвечающую всем требованиям ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, эта справка и будет выступать в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского и налогового учета.