1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 314

Путевой лист выдан на месяц: рисков по налогу на прибыль не будет

На балансе компании числится грузовик. Водитель оставляет его в нерабочее время на стоянке рядом со своим домом. Для оптимизации рабочего времени задания на поездки водитель получает каждое утро по электронной почте. Можно ли не выписывать в такой ситуации путевой лист ежедневно, а составить его сразу на месяц? Не возникнут ли при таком документальном оформлении претензии со стороны налоговых органов в части подтверждения расходов для целей налогообложения прибыли?

Один рейс — один путевой лист

Обязательные реквизиты путевого листа, а также порядок его заполнения утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Порядок). Сейчас этот документ действует в редакции приказа Минтранса России от 21.12.2018 № 467.

Раньше в п. 10 Порядка было сказано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Теперь же путевой лист выписывается:

  • или до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня);

  • или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

В письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ специалисты Минтранса России указали, что действующая редакция п. 10 Порядка разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.

Таким образом, если продолжительность рейса составляет больше одного рабочего дня, путевой лист может оформляться на более длительный срок. То есть получается, что выдать путевой лист на срок более одного дня можно только, когда водитель находится в рейсе и машина не возвращается на стоянку.

Путевой лист для всех или для «избранных»?

Многие компании задаются вопросом: должны ли они придерживаться установленного Порядка, если их деятельность не связана с перевозками?

В пункте 1 Порядка установлено, что его должны использовать юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Из дословного прочтения указанной нормы следует, что Порядок распространяется на все организации, которые используют в своей деятельности автомобили. Однако специалисты УФНС России по г. Москве считают иначе. В письме от 09.07.2019 № 16-15/116577@ они указали, что Порядок оформления путевых листов утвержден во исполнение Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В связи с этим он обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.

Из приведенных разъяснений можно сделать вывод, что Порядок обязателен к применению только организациями автомобильного транспорта, а на всех остальных он не распространяется.

Ответ на вопрос, для кого Порядок является обязательным, важен для признания расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль. Налоговый учет расходов возможен только при условии их документального подтверждения. Для этих целей принимаются документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом Налоговым кодексом не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться организациями в качестве первичных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни, а также порядок их оформления.

Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отдает на откуп организациям разработку и утверждение форм первичных документов. Главное, чтобы они содержали реквизиты, предусмотренные указанной статьей.

В то же время обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании.

В письме от 09.07.2019 № 16-15/116577@ московские налоговики указали, что организации, на которых Порядок не распространяется, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив это в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Финансовое ведомство также считает, что если организация осуществляет перевозки автомобильным транспортом, то она обязана применять Порядок оформления путевых листов, в том числе для целей налогообложения прибыли. В письме от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 Минфин России сообщил, что все остальные организации могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ. При этом расходы можно подтвердить документами, составленными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

Срок действия путевого листа и налог на прибыль

Если организация для подтверждения расходов использует путевые листы, то, на наш взгляд, ошибка в сроке его действия не приведет к негативным налоговым последствиям. Так, в письме от 30.11.2012 № 03-03-07/51 специалисты Минфина России отметили, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенных расходов. Если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то, по мнению ведомства, путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать расходы организации для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

К аналогичным выводам приходят и суды. Пример — постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу № А56-10236/2007. В этом деле организация (банк) выдавала путевые листы водителям служебного автотранспорта не на один день, а на рабочую неделю, по окончании которой подводились итоги по километражу и записывались показания спидометра на конец последнего рабочего дня недели. Заполненный путевой лист передавался в бухгалтерию вместе с чеками автозаправочных станций, подтверждающими факт приобретения ГСМ.

Налоговики в ходе проверки пришли к выводу, что организация неправомерно учла расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль из-за того, что путевые листы заполнялись водителем банка не ежедневно, а один раз в неделю. Но суды такой вывод не поддержали. Арбитры указали, что представленные компанией документы в совокупности подтверждают обоснованность списания в состав расходов стоимости ГСМ и производственный характер затрат.

Из материалов дела видно, что еженедельные путевые листы позволяют организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ. В связи с этим путевые листы, составленные с такой периодичностью с приложением к ним кассовых чеков, подтверждают расходы налогоплательщика.

С аналогичными претензиями налоговых органов столкнулась организация, чье дело было рассмотрено в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282. Эта компания выписывала путевые листы раз в месяц. Налоговики также сняли расходы на ГСМ. Однако арбитры сочли такой подход неправомерным.

Суд отметил, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. В данном деле путевые листы оформлялись с учетом специфики деятельности организации — оптовой торговли, связанной с экспортом товаров, — один раз в месяц и содержали сведения о километраже и маршрутах необходимых поездок работников организации в течение одного месяца. В актах о списании указывалось назначение поездок. Путевые листы содержали все обязательные реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, от имени которой они составлены, сведения о километраже, показания спидометра, подписи водителя и лица, производящего расчет. В актах о списании топлива приводился расчет в денежном выражении с учетом норм расхода топлива.

При таких обстоятельствах суды признали правильным учет расходов на ГСМ для целей налогообложения прибыли.