1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 1223

Документы погибли в огне: налоговые последствия

В офисе компании случился пожар. Сгорели бухгалтерские документы и компьютер, на котором мы вели бухгалтерский учет. Большинство документов удалось восстановить с помощью банка, контрагентов и работников. Однако авансовые отчеты и особенно приложенные к ним документы, подтверждающие расходы подотчетных лиц, восстановить не представляется возможным. Что нам делать и какие налоговые последствия могут наступить при налоговой проверке? Официальная справка о пожаре у нас имеется. Открыто уголовное дело. Компания находится на общей системе налогообложения.

Важнейшим условием для признания расходов в налоговом учете является наличие первичных оправдательных документов, подтверждающих понесенные организацией расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Наличие подтверждающих расходы документов при выездной налоговой проверке инспекторы ИФНС будут проверять в первую очередь. Если их нет, а расходы согласно ранее представленным декларациям есть, то помимо доначисления налога на прибыль и пеней на суммы недоплат (по каждой декларации за проверяемый период) организации грозит привлечение к ответственности по п. 3 ст. 120 НК РФ, а именно — взыскание штрафа в размере 20% от суммы неуплаченного налога на прибыль, но не менее 40 000 руб.

Согласно п. 1 ст. 2 ГК РФ предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке. Пожар, повлекший уничтожение первичных документов, тоже является риском предпринимательской деятельности.

Если организация сможет доказать свою невиновность в отсутствии документов (налоговому органу при досудебной налоговой процедуре или суду при судебном рассмотрении), то в силу подп. 2 п. 1 ст. 109 НК РФ она может избежать ответственности. При разбирательствах какие-то обстоятельства могут быть признаны исключающими вину организации в совершении налогового правонарушения (ст. 111 НК РФ), а какие-то могут уменьшить сумму штрафа (ст. 112 НК РФ).

Обратите внимание, что организация может быть признана виновной в налоговом правонарушении по неосторожности, если будет установлено, что документы хранились в непредназанченных для этого помещениях, что в этих помещениях была неисправная проводка, что вообще организация не занималась противопожарной профилактикой или постоянно получала предписания от пожарных инспекторов на устранение недочетов и т.п. (ст. 110 НК РФ).

К сожалению, в рассматриваемой ситуации выездная налоговая проверка будет практически неизбежна при любом варианте действий организации. Однако полагаем, что наименее рисковым поведением организации является следующее.

Во-первых, организация проводит и грамотно документирует мероприятия, которые показывают ее законопослушность. В частности, необходимо:

— образовать на предприятии спецкомиссию по расследованию причин пожара. Сделать это нужно независимо от аналогичных действий органов МЧС России и правоохранительных органов;

— провести полную инвентаризацию активов и обязательств;

— образовать комиссию для составления списка сгоревших документов;

— назначить группу бухгалтеров и иных работников организации, которые будут заниматься восстановлением первичных документов и бухгалтерского учета на компьютере, и определить в соответствующем приказе тактику подобных действий.

Во-вторых, организация самостоятельно рассчитывает суммы налога на прибыль без учета расходов по отсутствующим авансовым отчетам. Платит эти суммы и пени к ним в бюджет (суммы пеней рассчитываются по правилам, установленным ст. 75 НК РФ). Потом представляет в налоговый орган уточненные декларации и одновременно письменно сообщает налоговой инспекции о факте пожара, утрате первичных документов, успешной работе по восстановлению документов за исключением авансовых расчетов. К письму прикладываются соответствующая справка о пожаре, приказы о создании комиссий.

Если уточненная декларация представляется в ИФНС после истечения срока ее подачи и срока уплаты налога, то налогоплательщик освобождается от ответственности при условии, что он:

— представил уточненную декларацию до момента, когда он узнал об обнаружении налоговым органом неотражения или неполноты отражения сведений в налоговой декларации, а также ошибок, приводящих к занижению подлежащей уплате суммы налога, либо о назначении выездной налоговой проверки по данному налогу за данный период;

— до представления уточненной декларации уплатил недостающую сумму налога и соответствующие ей пени (подп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ).

Напомним также, что уточненную декларацию нужно представлять по форме, действовавшей в налоговый период, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Обратите внимание, что согласно п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Но при этом в случае представления налогоплательщиком уточненной налоговой декларации в рамках соответствующей выездной налоговой проверки проверяется период, за который представлена уточненная налоговая декларация.

В силу п. 5 ст. 89 НК РФ налоговые органы не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период.

Таким образом, организации нецелесообразно пересчитывать налог на прибыль, представлять уточненные декларации и доплачивать налог за периоды, которые:

— уже охватывались ранее выездными налоговыми проверками по налогу на прибыль;

— были ранее определенного в п. 4 ст. 89 НК РФ трехлетнего периода.