В упомянутом вами Письме Минфин России применяет (и подтверждает необходимость применения) положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Так, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на финансовый результат (п. 5.3 Методических указаний с учетом п. 28 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
Таким образом, выражение «у одного и того же проверяемого лица» означает возможность зачета пересортицы только в отношении ТМЦ, закрепленных за одним и тем же работником - материально ответственным лицом. Разумеется, о зачете пересортицы между разными организациями (пусть и одного холдинга) вообще не может быть и речи.
Недостачи и излишки, выявленные в результате инвентаризации у двух юридических лиц, не являются пересортицей. В данном случае следует говорить о недостачах ТМЦ в одной организации и излишках ТМЦ в другой.
Более того, в отношении товаров, имеющих серийный номер, пересортица невозможна в принципе. Ведь под пересортицей в бухгалтерском учете понимается ситуация, когда по товару одного наименования в результате инвентаризации выявляется недостача одного сорта этого товара одновременно с излишком другого сорта (например, крупа разного качества в одинаковых мешках). Пересортица также возможна, когда товар одного наименования имеет некие поднаименования (например, наименование «мыло детское» подразделяется на «мыло детское с ромашкой» и «мыло детское с чередой»). Причем речь идет в первую очередь о товарах, не имеющих явных признаков различия.
Как же холдингу законным путем выйти из сложившейся ситуации?
Согласно п. 2.15 Методических указаний по окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.
Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются специальным актом (Приложение 3 к Приказу № 49) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Приложение 4 к Приказу № 49).
Описанная в вопросе ситуация возникла в рамках одного холдинга и, что очень важно, одного склада.
В этом случае, по нашему мнению, допустимо по результатам инвентаризации назначить дополнительную (контрольную) проверку.
Специальная комиссия в организации, потерявшей серийные товары, обнаружит их на складе немного в стороне от места проведения инвентаризации (на «ничейной» территории).
Поскольку этот факт будет служить оправданием как для членов комиссии, так и для материально ответственного работника, его можно зафиксировать в пояснительной записке к акту контрольной проверки (Приложение 3 к Приказу № 49).
На основании акта можно провести сторнирующую проводку к проводке по недостаче:
Дебет 94 - Кредит 41
- сторно.
Другая организация холдинга также проведет контрольную проверку. При этом выяснится, что инвентаризационная комиссия на нейтральной территории склада приняла чужой товар за свой, в результате чего появился излишек. Результат проверки тоже отражается в акте формы Приложения 3 к Приказу № 49.
На основании акта делается сторнирующая проводка:
Дебет 41 - Кредит 91/1
- сторно.
Чтобы в будущем подобная ситуация не возникала, можно посоветовать организациям холдинга, работающим на одном складе, проводить инвентаризации одновременно.