В вашем случае выгоднее, чтобы сотрудник сам напрямую заключил договор аренды с владельцем квартиры, а организация возмещала бы работнику понесенные им расходы по оплате жилья. Сумма выплаченных компенсаций будет включаться в совокупный доход работника и облагаться налогом на доходы физических лиц (ст. 210 НК РФ).
Расходы организации на выплату работникам компенсаций по найму жилых помещений не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Суммы выплаченных компенсаций не облагаются единым социальным налогом в соответствии с положениями п. 3 ст. 236 НК РФ.
Аналогичный вывод можно сделать и в отношении страховых взносов в Пенсионный фонд РФ. Их нужно было бы рассчитывать, если расходы по аренде уменьшали бы налог на прибыль, так как взносы в ПФР начисляют на те же выплаты, которые облагаются ЕСН.
Это следует из п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Некоторые специалисты высказывают точку зрения, согласно которой суммы арендной платы могут относиться на расходы в целях налогообложения прибыли, если обязанность работодателя предоставить квартиру предусмотрена условиями трудового договора (п. 25 ст. 255 НК РФ).
По нашему мнению, с этим утверждением нельзя согласиться, поскольку суммы оплаты товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в их пользу, в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ). Ведь расходы должны быть еще и экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).
А в вашем случае обоснованность расходов нельзя подтвердить тем, что постоянное место жительства работника находится вне пределов административно-территориальной единицы (города, области, страны), на которой трудится работник (ваш сотрудник проживает в городе, где находится организация).
Взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляют на доходы, которые получил работник (п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.03.2000 № 184). По нашему мнению, на сумму компенсации за наем квартиры эти взносы следует начислять.