Расходы на приобретение компьютерной программы можно учесть при расчете налога на прибыль, если такая программа используется для производственных целей организации. Приведем аргументы в пользу данной позиции.
По общему правилу существует два условия, которые должны быть соблюдены для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Таким образом, если программа для разработки дизайнпроектов была приобретена в связи с необходимостью производственной деятельности организации и используется для извлечения прибыли, то подобные расходы могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Конечно, при условии, что у компании имеются в наличии все надлежаще оформленные документы, подтверждающие такие расходы.
Существует несколько способов учета расходов на приобретение программного обеспечения. Если компания приобретает исключительное право на использование программы и такие расходы превышают 40 000 руб., то программное обеспечение включается в состав нематериальных активов (п. 3 ст. 257 НК РФ).
В иных случаях, в частности при приобретении права на использование программного обеспечения по лицензионному соглашению, затраты отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем если договором установлен срок использования программного обеспечения, то расходы учитываются равномерно в течение срока его использования. Договором может быть не определен срок его действия. Тогда исходя из п. 4 ст. 1235 Гражданского кодекса он считается заключенным на пять лет. Соответственно и расходы необходимо списывать равномерно в течение этого срока. Заметим, что именно такой позиции придерживается Минфин России (письмо от 16.12.2011 № 030306/1/829).
Тем не менее существует и иная точка зрения: расходы на приобретение программы не нужно распределять равномерно в течение срока, на который предоставлены неисключительные права. Такие затраты можно списать единовременно, поскольку глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не предусматривает равномерного признания расходов на приобретение программных продуктов в течение срока, на который предоставлено право неисключительного пользования ими (постановление ФАС Московского округа от 28.12.2010 № А40168732/091271389).
Обратите внимание: в рассматриваемом случае тот факт, что программное обеспечение установлено на личный ноутбук сотрудника, не влияет на возможность учета расходов на приобретение программы, поскольку данное обстоятельство обусловлено объективными причинами и особенностями деятельности организации. По сути, переданное сотруднику программное обеспечение остается в пользовании организации, а его передача свидетельствует об исполнении компанией обязательств по обеспечению работника необходимыми средствами труда. При установке программы на ноутбук дизайнера компании стоит оформить распорядительные документы (например, издать соответствующий приказ) и составить акт передачи программы работнику.
Перейдем ко второму вопросу. Объект обложения НДФЛ в виде экономической выгоды может возникнуть у работника только в том случае, если указанное программное обеспечение будет использоваться им не только в служебных, но и в личных целях. Однако ввиду сложностей выявления подобных фактов, а также определения меры, в которой такую экономическую выгоду можно оценить, доначисление налоговыми органами НДФЛ по данному основанию маловероятно.
С таким подходом согласны и специалисты финансового ведомства. По их мнению, при использовании работником имущества, принадлежащего организации и предоставляемого ему в служебных целях (например, предоставление служебного автотранспорта, мобильного телефона и т.п.), у него может возникнуть налогооблагаемый доход только при использовании данного имущества в личных целях. Это связано с тем, что в налоговую базу по НДФЛ включаются в том числе доходы в натуральной форме. Поэтому у работника, который пользуется имуществом организации в личных интересах, возникает доход «в виде экономической выгоды, в той мере, в какой эту выгоду можно оценить». Этот доход определяется в соответствии со ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме (письмо Минфина России от 27.09.2007 № 03040601/334). Вместе с тем судебная практика по подобным вопросам свидетельствует, что бремя доказывания использования работником имущества, принадлежащего организации, в личных целях лежит на налоговых органах. В связи с тем что установление таких фактов довольно затруднительно, суды, как правило, принимают решения в пользу налогоплательщиков (например, постановление ФАС Московского округа от 04.10.2007 № КАА40/1019707П1,2).