Обнаруженный работодателем факт нарушения работником трудовых обязанностей или дисциплины труда должен быть зафиксирован. Это можно сделать посредством составления акта, служебной или докладной записки.
В акте необходимо указать дату и место составления, сведения о свидетелях, в присутствии которых был составлен акт, описание совершенного нарушения, краткие объяснения нарушителя и его подпись.
Далее работодатель обязан затребовать объяснения.
Работник может отказаться объяснять свой проступок или просто не представить объяснения в течение положенного времени. Об этом также необходимо составить акт в присутствии свидетелей, подтверждающих факт отказа работника от представления объяснений.
Следует иметь в виду, что работодатель не вправе наказать работника за отказ от дачи объяснений, но это не мешает ему применить дисциплинарное взыскание.
Объяснения своего проступка работник пишет в произвольной форме. Это может быть объяснительная или пояснительная записка, в которой он укажет причины совершения дисциплинарного поступка, считает ли он виноватым себя или кого-то другого.
Отметим, что трудовое законодательство не установило перечень уважительных причин неисполнения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, поэтому определить, была причина уважительной или нет, работодатель должен самостоятельно.
Согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.
Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Если проступки работников зафиксированы должным образом, то в дальнейшем при необходимости применения крайней меры дисциплинарного взыскания — увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) — соответствующие документы послужат доказательством неоднократных проступков работника. Расторгая договор по данному основанию, работодателю следует проверить приказы о наложении дисциплинарных взысканий и выяснить, не утратило ли силу наложенное ранее взыскание.