До 1 марта 2010 г. страхователи представляют в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ индивидуальные сведения об уплаченных за работников страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Рассказываем о нюансах, которые нужно учесть страхователям.
С 1 января 2010 г. вступили в силу федеральные законы от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) и № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования“». Согласно названным законам с 1 января 2010 г. функция контроля за правильностью начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, а также в Федеральный и территориальные фонды ОМС перешла к территориальным органам ПФР.
Как показывает практика, многие бухгалтеры до сих пор не имеют четкого представления о том, что их ждет в связи с принятием новых законов, в частности какие отчеты необходимо представить в ПФР за 2009 г. и в какой форме.
Индивидуальные сведения
В территориальный орган ПФР за 2009 г. представляются формы № АДВ-11, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2. Нововведением является то, что расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам от организаций с численностью свыше 100 человек принимаются в электронном виде (ст. 61 Закона № 212-ФЗ).
Кто отчитывается в электронном виде
Многие страхователи полагают, что упомянутая норма должна применяться только при приеме расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам за I квартал 2010 г. По мнению автора, названную норму следует применять и при сдаче сведений персонифицированного учета за 2009 г.
Закон № 212-ФЗ вступил в силу 1 января 2010 г. Отчетность за 2009 г. представляется уже в период действия этого закона, а форма № АДВ-11 является отчетным документом по начисленным и уплаченным в ПФР страховым взносам. Тем более что фактически все работодатели с численностью работников свыше 100 человек представляют отчетность в ИФНС с 2009 г., в том числе по ЕСН, в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Практически все удостоверяющие центры, предоставляющие работодателям услуги по электронному документообороту в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», предлагают дополнительную опцию к ранее приобретенной программе криптозащиты для передачи отчетности в электронном виде в ИФНС. В ПФР в таких случаях для передачи соответствующей отчетности новую программу криптозащиты приобретать нет необходимости. Для этого страхователь обращается в территориальный орган ПФР по месту представления отчетности. Далее он заключает с ПФР соглашение об электронном документообороте и представляет удостоверяющему центру подтверждение заключения соглашения, чтобы получить соответствующий сертификат, проверяет канал связи с ПФР, проведя с ним сверку платежей за 2009 г. или представив, например, межрасчетную форму на работника, оформляющего трудовую пенсию.
Территориальные органы ПФР ведут учет всех соглашений об электронном документообороте и будут принимать отчетность в 2010 г. от работодателей с численностью свыше 100 человек в электронном виде. Нет смысла объяснять преимущества такого обмена информацией. Это экономия и времени, и бумаги. Сведения, принятые в электронном виде, хранятся в ПФР на электронных носителях, что также исключает прием бумажного носителя.
С 2011 г. Закон № 212-ФЗ предусматривает представление отчетности в ПФР только в электронном виде от страхователей с численностью работников по последним отчетным данным предыдущего периода свыше 50 человек.
Территориальные органы ПФР заключают соглашения об электронном документообороте не только с этой категорией страхователей, но и со всеми другими страхователями (пусть даже у них в штате всего один-два человека), если они обращаются в ПФР по вопросу заключения соглашений.
Буква закона
Статья 61 Закона № 212-ФЗ. Порядок представления расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, в 2010 г.
Плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, в 2010 г. представляют расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в электронной форме с электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», если иной порядок представления сведений, отнесенных к государственной тайне, не предусмотрен законодательством Российской Федерации.
Как исправить ошибки
Территориальные органы ПФР уже не первый год работают со страхователями по электронному документообороту. Хотелось бы обратить внимание читателей на наиболее типичные ошибки. При получении сведений по каналам электронной связи через удостоверяющий центр работники ПФР снимают защиту и начинают обрабатывать индивидуальные сведения. Страхователя уведомляют, что документы получены, но в них могут быть обнаружены ошибки и тогда сведения возвращаются страхователю на доработку. Не стоит дожидаться последних дней отчетного периода. Удостоверьтесь в ПФР, что индивидуальные сведения приняты и в них нет ошибок, препятствующих разнесению индивидуальных сведений на индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц.
Если ошибки обнаружены, а отчетный период завершается, территориальный орган ПФР может установить срок для их исправления. При подтверждении отправки в установленный законом срок в таких случаях может быть применен штраф не за несвоевременное представление индивидуальных сведений, а за представление недостоверных сведений — 10% от сумм, начисленных в отношении работников, у которых допущены ошибки. Но если срок подачи исправленных индивидуальных сведений пропущен и они не представлены, то считаются не представленными в установленный законом срок.
Отчетность почтой…
Крайний срок представления сведений персонифицированного учета за 2009 г. — 1 марта 2010 г. Нередко страхователи обращаются в ПФР в последние дни февраля. Это приводит к значительному скоплению в фонде работодателей, и многие, чтобы не стоять в очереди, обращаются в почтовое отделение, полагая, что отправкой документов завершается их обязанность по представлению индивидуальных сведений. Но это не так.
В получаемых по почте отчетах работники фонда нередко обнаруживают ошибки, в результате чего индивидуальные сведения не могут быть приняты. Однако найти горе-страхователя по юридическому адресу можно не всегда. Индивидуальные сведения с ошибками не будут приняты и обработаны в базе ПФР и не будут разнесены на индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц. Отправка индивидуальных сведений почтой, конечно, не запрещена. Но необходимо удостовериться, что представленные сведения достоверны и могут быть учтены на индивидуальных лицевых счетах работников конкретного страхователя.
Последний раз в инспекцию
Согласно п. 1 ст. 59 Закона № 212-ФЗ декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование за 2009 г. по форме, утвержденной Минфином России, представляется до 30 марта 2010 г. в ИФНС по месту постановки на учет.
Заметим, что в аналогичные сроки представляется в инспекцию и годовая декларация по ЕСН. Это следует из ст. 38 Закона № 213-ФЗ, согласно которой права и обязанности участников отношений, регулируемых законодательством РФ о налогах и сборах, возникшие в отношении налоговых периодов по ЕСН, истекших до 1 января 2010 г., осуществляются в порядке, установленном НК РФ, с учетом положений главы 24 Кодекса, действовавшей до вступления в силу п. 2 ст. 24 Закона № 213-ФЗ.