1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 3678

Корпоративные стандарты: всё по правилам

Менеджеры компаний, понимая всю важность и необходимость создания и применения корпоративных стандартов, часто не верят в то, что созданные документы будут работать. Данные опасения несостоятельны, если созданные документы качественны. А для этого необходимо выполнить ряд правил.

 

Рассмотрим кратко ситуацию с корпоративной стандартизацией, сложившуюся в российской бизнес-практике.

На предприятиях наблюдаются существенные пробелы во внутренних нормативных документах. Только некоторые (и не всегда наиболее важные) аспекты деятельности компании описаны в них. Даже имеющиеся локальные акты могут содержать весьма существенные изъяны. Часто это связано с тем, что они были заимствованы по случаю у коллег, поэтому носят сугубо формальный характер, то есть документы есть, но фактически ими никто не пользуется.

Бывает, что документы написаны таким «чудовищным языком», а информация в них представлена в настолько невнятной и ненаглядной форме, что даже самые лояльные сотрудники не в силах этими документами пользоваться.

Или другой достаточно распространенный недостаток. Многие привыкли, когда внешние нормативные документы, посвященные одной и той же теме, могут трактовать ее, мягко говоря, по-разному. Противоречивое российское законодательство уже никого не удивляет. Такая же ситуация имеет место и на уровне предприятий, когда внутренние документы являются противоречивыми, поскольку содержат разные нормы в отношении одного объекта описания.

Например, в бухгалтерии компании для калькулирования себестоимости выпускаемой продукции используется одно Положение о калькулировании, а в планово-экономическом отделе — свое, альтернативное. Схема формирования себестоимости в обеих методиках калькулирования может быть заложена одна и та же, но подходы, например к оценке запасов и способам распределения косвенных расходов, разные. Соответственно и результаты получатся разные. Или еще характерный пример, относящийся к базам данных (справочникам) объектов управления. Например, Справочник материалов. Совсем не исключительной может быть ситуация, когда в отделе главного технолога используется свой справочник, в отделе снабжения — другой, в производственных подразделениях — третий. Подобная нормативная «анархия» в той или иной степени имеет место на большинстве предприятий.

Но даже изначально близкие к идеалу документы со временем стареют и приобретают формальный характер, поскольку нет процедур их актуализации.

Каким же требованиям должны соответствовать документы, чтобы их в полной мере можно было назвать качественными? Ответить на данный вопрос несложно, если исходить из того, что главным критерием качества документов является их «работоспособность». То есть документы можно считать качественными, если они работают, выполняют предписанные им задачи. «Рабочими» же они будут в случае соответствия следующим основным требованиям:

·         бесконфликтность — каждый из документов не должен вступать в противоречия с другими документами;

·         удобство для пользователей — документ должен быть удобен как для первичного ознакомления с ним, так и для последующего постоянного применения;

·         гибкость — документ должен быть таким, чтобы его актуализация не требовала значительных затрат времени и сил.

Для того чтобы было обеспечено выполнение указанных требований, необходимо придерживаться нескольких правил.

 

ПРАВИЛО 1

Видов (категорий) внутренних нормативных документов (стандартов) не должно быть очень много, и каждый из них должен занимать четкое место в иерархии корпоративных стандартов компании. В противном случае возникнет путаница с взаимной подчиненностью документов.

Иерархический принцип построения будет понятен, если провести аналогию с законодательством, в котором отчетливо просматривается схема «Конституция — федеральные законы — ведомственные нормативные акты».

Сколько же уровней должна содержать система внутреннего нормативного регулирования компании?

По нашему мнению, оптимальным является вариант трехуровневой компоновки. Рассмотрим, какие из документов могут присутствовать на каждом из уровней и каковы назначение и особенности этих документов (рис. 1).

УРОВЕНЬ 1. На данном уровне находятся документы, относящиеся к категории «Политика (концепция)». Они отражают общий взгляд и идеологию, основные идеи и принципы в отношении какого-либо аспекта бизнеса или области управления компанией. Действие таких документов, как правило, распространяется на всех сотрудников компании.

Примерами документов данной категории могут быть «Техническая политика», «Продуктовая политика», «Политика в отношении персонала» или «Политика построения и применения учетных систем».

УРОВЕНЬ 2. На нем выделяются 2 категории документов.

К 1-й относятся Положения. Данные документы определяют принципы управления некоторой совокупностью объектов и могут содержать укрупненное описание действий по реализации этих принципов. Пользователями данных документов являются определенные группы сотрудников компании.

Например, таким документом является Положение о системе бюджетирования. В нем рассматриваются как общие принципы построения системы бюджетирования, так и вполне конкретные процедуры по реализации данных принципов (процедуры формирования, утверждения и контроля исполнения бюджетов). Пользователями данного документа будут все сотрудники, которые принимают участие в процедурах бюджетирования или используют в своей работе результаты данных процедур.

Ко 2-й категории относятся Классификаторы и Справочники. Классификаторы определяют принципы (признаки) классификации и группировки различных объектов управления. Справочники представляют собой структурированные в соответствии с определенными в Классификаторах признаками группировки, перечни конкретных имеющихся в компании объектов управления. В качестве примеров можно упомянуть «Классификатор затрат», в котором представлены и описаны используемые в компании признаки классификации затрат, и «Справочник материалов», содержащий структурированный перечень (номенклатуру) используемых материальных ресурсов.

УРОВЕНЬ 3. На этом уровне находятся документы, относящиеся к категории «Инструкции». Они определяют порядок управления отдельными объектами, в том числе содержат детальное описание действий по управлению ими. Пользователями данных документов выступают отдельные исполнители или группы исполнителей.

Например, Инструкция о порядке контроля первичных документов бухгалтерского учета, получаемых от контрагентов. Ее предметом являются процедуры контроля первичных документов, а пользователями — достаточно узкая категория сотрудников, которые в ходе общения с контрагентами получают от них первичные документы.

Нетрудно заметить, что в основу данной иерархии положена схема:

«Идеология и общие принципы для всех сотрудников — конкретизированные принципы и укрупненные действия для отдельных категорий сотрудников — конкретизированные действия и функции для отдельных исполнителей».

Возможно, у читателей возник вопрос: «А не мало ли предлагаемых 3 уровней и 4 категорий документов («Политики», «Положения», «Инструкции» и «Справочники»)?»

Действительно, на практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда количество используемых в компании уровней иерархии документов доходило до 7. А количество категорий документов составляло около 20. На первый взгляд такой подход может показаться правильным: чем больше уровней и видов документов на этих уровнях, тем более гибкой и удобной в применении является система. Но не надо забывать о «золотом правиле инженера-конструктора» — чем сложнее техническое устройство, то есть чем из большего количества компонентов оно состоит, тем менее надежным оно будет в работе, поскольку сложнее обеспечить согласованную работу большого количества компонентов.

Применительно к корпоративным стандартам это означает, что чем больше уровней и чем больше видов документов на каждом уровне, тем сложнее организовать связи между документами
и тем легче запутаться.

 

СЛУЧАЙ ИЗ ЖИЗНИ

На одном из предприятий с «сильно многоуровневой системой» корпоративных стандартов на 4-м уровне находятся документы категории «Порядки», а на 5-м уровне — «Регламенты». На вопрос: «Чем «порядок» отличается от «регламента»?» — менеджеры компании отвечают недоуменным пожатием плеч. И действительно, разницы между ними нет никакой — посвящены одинаковым объектам управления, похожим образом описывают их, круг пользователей у данных документов также одинаковый.

 

Таким образом, больше (уровней и видов документов) не значит лучше. Другое дело, что
и слишком мало уровней тоже не должно быть. Иначе документы станут «наползать» друг на друга, сливаться, так что трудно будет провести границу между ними. Поэтому оптимальным представляется именно трехуровневая иерархическая схема. Тем более что аналогичный подход предусмотрен и международными стандартами качества серии ISO-9000. «Система документирования менеджмента качества» тоже строится по трехуровневой иерархической схеме (рис. 2).

На 1-м уровне находится документ, описывающий цели и политику предприятия в области менеджмента качества. На 2-м уровне располагаются «Методологические инструкции» (читай — «Положения»), содержащие описание принципов и порядка реализации различных действий. И на 3-м уровне — «Рабочие и контрольные инструкции», представляющие собой дальнейшую детализацию «Методологических инструкций» для отдельных рабочих мест (отдельных исполнителей).

 

ПРАВИЛО 2

Создание документов должно идти «сверху вниз».

Сначала пишется концепция, далее на ее основе формируется положение. Затем для конкретизации положения разрабатывается инструкция. Таким образом, каждый нижестоящий документ конкретизирует нормы документа вышестоящего уровня.

Например, на 1-м уровне иерархии находится «Политика компании в области материально-технического обеспечения». Документ описывает идеологию и общие принципы, на основании которых компания предполагает проводить материально-техническое обеспечение. Документ 2-го уровня — «Положение о материально-техническом обеспечении» — конкретизирует общие принципы, в том числе дает перечень и порядок реализации процессов материально-технического обеспечения, определяет ответственность за реализацию этих процессов. На 3-м уровне находится «Инструкция о порядке приемки и передачи на хранение материальных ресурсов». Она описывает вполне конкретные действия конкретных исполнителей при поступлении материалов на склад предприятия.

Указанное правило справедливо и при формировании стандартов внутри определенной категории документов. В частности, в отношении положений. Например, готовится базовое «Положение об управлении персоналом». К нему создается группа «дочерних» положений — «Положение о найме персонала», «Положение о развитии персонала», «Положение о мотивации персонала».

 

ПРАВИЛО 3

При разработке документа следует позаботиться о его будущих пользователях.

Чтобы данное правило работало, следует выполнить несколько условий:

1 Перед созданием документа необходимо определить будущих пользователей и выяснить их потребности. Во-первых, нелишним будет поинтересоваться у пользователей их мнением о том, а нужен ли разрабатываемый документ в принципе. Во-вторых, желательно выяснить их пожелания в отношении содержания, структуры и оформления документа.

2 При разработке документа необходимо принять во внимание традиции и сложившуюся в компании практику создания и применения внутренних нормативных документов.

3 Необходимо четко структурировать документ и сделать его наглядным.

Формы (способы) подачи информации в документах могут быть самыми разными. И текстовое изложение материала следует дополнять (насколько это возможно) представлением информации в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков. Такой способ подачи информации призван облегчить восприятие документа пользователем. Здесь опять уместно обратиться к примеру конструкторско-технологической документации. Те же технологические карты именно потому легко читаются и удобны в работе, что чисто текстовых фрагментов они содержат совсем немного. При этом должна соблюдаться следующая закономерность: чем ниже категория документа в иерархии корпоративных стандартов, тем в большей степени текст должен быть дополнен графическими способами подачи информации.

Рассмотрим это правило на примере. В обязанности менеджера отдела сбыта входит в том числе рассмотрение поступающих от покупателей заявок. Процедура рассмотрения заявки описана в соответствующей инструкции, фрагмент которой выглядит следующим образом:

 

ОПЕРАЦИЯ 1. Прием и регистрация поступившей заявки. Заявка от Заказчика на приобретение продукции Предприятия может поступить менеджеру по оформлению заказов (далее — менеджер):

·         почтовым сообщением;

·         факсимильной связью;

·         электронной почтой;

·         по телефону.

В случаях 1—3 менеджер переносит данные из поступивших документов в «Типовой бланк заказа» (далее — Бланк).

В случае 4 менеджер заполняет Бланк непосредственно со слов Заказчика. Заполненный Бланк регистрируется в журнале «Учета поступивших заявок».

 

ОПЕРАЦИЯ 2. Рассмотрение заявки. На основании «Номенклатурного перечня выпускаемой продукции» менеджер оценивает стандартность (является ли он типовым при текущей номенклатуре выпуска) представленного в Бланке продукта.

·         Если продукт не является типовым, Бланк передается в технический отдел.

·         Если продукт относится к типовым, менеджер делает запрос на склад готовой продукции.

·         Если продукта в достаточном количестве на складе нет, менеджер передает Бланк в производственно-диспетчерский отдел.

·         Если продукт имеется на складе в достаточном количестве, менеджер рассматривает предложенную покупателем цену. Если цена оказывается ниже представленной в «Номенклатурном перечне выпускаемой продукции», менеджер передает Бланк в планово-экономический отдел.

·         Если предложенная цена не ниже представленной в «Номенклатурном перечне выпускаемой продукции», менеджер на основании «Справочника типовых условий хозяйственных договоров» рассматривает стандартность предложенных покупателем условий договора на реализацию продукта. Если условия договора не относятся к типовым, менеджер передает Бланк в юридический отдел.

·         Если условия договора относятся к типовым, менеджер передает Бланк менеджеру по реализации.

Скажем прямо, в представленном виде данная инструкция не очень удобна для понимания и выполнения. Попробуем представленную в инструкции информацию перевести из текстового формата в формат графический. Получится «Операционная карта менеджера отдела сбыта» (рис. 3), которая в компактной и наглядной форме представляет не только порядок действий сотрудника, но и принимаемые им в процессе работы решения.

4 Следует привлечь будущих пользователей к работе по созданию документа.

Смысл здесь предельно простой: если сотрудник принял участие в создании документа, то выше вероятность того, что этим документом он будет пользоваться.

 

ПРАВИЛО 4

Документ еще не утвержден, а уже пора думать о его актуализации. Поэтому создаваемый документ должен быть максимально гибким и адаптируемым.

Чтобы данное правило работало, необходимо:

1 Постараться изначально сделать документ правильным, чтобы избежать последующих существенных переделок и изменений. Для этого существует ряд секретов.

В частности, очень многие корпоративные стандарты (как, например, рассмотренная выше «Операционная карта менеджера отдела сбыта») содержат описания бизнес-процессов или их фрагментов. Соответственно, чтобы данный документ получился правильным, он должен содержать правильное описание бизнес-процесса. Что на самом деле не так уж трудно — достаточно
в документе точно отразить все реквизиты бизнес-процесса:

·         входы и выходы процесса;

·         поставщиков и клиентов процесса;

·         перечень этапов процесса и содержание выполняемых в рамках каждого этапа действий;

·         участников процесса, в том числе его владельца.

2 Оптимально распределить информацию между «телом» документа и приложениями к нему. Это значит, что в самом документе отражаются общие положения, а вся конкретика выносится в приложения.

Причем применение данной рекомендации уместно по двум причинам.

Во-первых, как показывает практика, скомпонованный таким образом документ становится более удобным для пользователей.

Во-вторых, его легче актуализировать: как правило, общие вещи (которые представлены в «теле» документа) остаются неизменными, а изменения касаются именно конкретики (которая описывается в приложениях). А вносить изменения в приложения гораздо легче.

 

Рассмотрим, например, «Положение о планировании/бюджетировании». В данном документе, в частности, непременно придется описать перечень используемых в компании планов/бюджетов и, что гораздо сложнее, отразить все информационные взаимосвязи между ними. В каком виде лучше представить данную информацию и где ее уместнее поместить? Конечно, лучше это сделать в виде схемы, где квадраты будут отражать отдельные виды планов/бюджетов, а связывающие их стрелки — информационные потоки. И поместить данную схему в приложение. Если же попытаться все это описать в виде текста, то вряд ли такое описание сможет осилить кто-то из пользователей.

 

3 Необходимо обеспечить бережное применение терминов.

Любое некорректное определение может потянуть за собой шлейф методологических проблем. Поэтому, подбирая определение тому или иному понятию, следует помнить о тех методологических последствиях, которые данное определение вызывает, то есть при рассмотрении различных вариантов определений следует анализировать последствия применения каждого из них.