Командированные сотрудники проживают у частных лиц на квартире. Оформляется только расписка о получении денежных средств за проживание. Договор аренды жилого помещения не составляется. Можно ли принять расписку (без договора аренды жилого помещения) к бухгалтерскому учету (в затраты), если она содержит признаки первичного учетного документа (название «расписка»; дата составления; Ф.И.О. того, кто выдал расписку и кому; за что получены деньги: «оплата жилья по такому-то адресу за такой-то период»; сумма оплаченных денежных средств; подпись лица, выдавшего расписку)?
Наличие только расписки (без договора найма/аренды жилого помещения, составленного в письменной форме) несет в себе определенные риски для организации.
При найме жилого помещения должны соблюдаться и нормы гражданского законодательства.
В соответствие с положениями ст. 671 ГК РФ аренда жилья у физлица для командированного работника может осуществляться одним из следующих способов:
- заключение договора найма, если работник самостоятельно снимает жилье, или
- заключение договора аренды, если работодатель сам заключает договор аренды жилья для своих командированных работников.
Согласно ст. 674 ГК РФ договор найма жилого помещения должен заключаться в письменной форме, аналогичная норма в отношении договора аренды содержится в ст. 609 ГК РФ. Законодательство признает несколько вариантов оформления взаимоотношений сторон, при которых письменная форма договора считается соблюденной (подписание сторонами единого документа, обмен письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами п.1 ст. 160 ГК РФ и т.д.).
Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы командированного работника по найму жилого помещения, и требования к этим документам следует установить в локальном нормативном акте организации. Подотчетные лица должны быть ознакомлены с этим перечнем под подпись.