Потребности делового оборота порой не позволяют каждый раз для заключения договора встречаться лично или обмениваться экземплярами договора на бумаге. Все чаще и бизнес, и просто граждане заключают договоры посредством электронных средств связи. Это удобно и признается законодательством, но такие договоры требуют соблюдения особых правил как в момент заключения, так и при последующем хранении доказательств совершения сделки. Игнорирование этих «простых истин» может привести к тому, что ваши договоренности не будут иметь юридических последствий либо же, наоборот, безобидная на первый взгляд переписка сотрудника фирмы в мессенджере будет расценена как договор с соответствующими правами и обязанностями для организации. Рассмотрим их подробнее и поделимся рекомендациями, как организовать электронный документооборот в компании.
Абзац 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ допускает заключение сделки с помощью электронных либо иных технических средств. При этом, намереваясь заключить договор в электронном виде, следует соблюсти два условия:
-
содержание договора может быть воспроизведено на материальном носителе в неизменном (неискаженном) виде;
-
может быть достоверно определено лицо, выразившее свою волю на заключение этого договора.
Определение лица, совершившего договор, происходит прежде всего путем его идентификации по электронной подписи. Если же электронная подпись отсутствует, то установить, кто именно выразил волю на заключение договора, возможно иными доказательствами, однако не всегда такие доказательства реально получить и их будет достаточно.
Поэтому предпочтительней использовать именно электронные подписи, а во всех остальных случаях (например, при переписке по электронной почте и в мессенджерах) заранее предусмотреть, как происходит идентификация контрагента.
Электронная подпись: случаи и технологии применения
Электронная подпись (далее — ЭП) существует двух видов: простая и усиленная, которая делится на неквалифицированную и квалифицированную.
В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.
Вместе с тем перед тем как использовать ЭП, следует убедиться, что ее использование допустимо для конкретного договора. Например, в ст. 940 и 860.2 ГК РФ напрямую закреплена возможность заключить электронно договоры страхования и номинального счета.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП) может применяться в любых правоотношениях, кроме случаев, когда закон устанавливает соблюдение обязательной письменной формы на бумажном носителе.
В большинстве же случаев для использования простой и неквалифицированной ЭП стороны должны предусмотреть такую возможность и условия оформления документов с использованием электронных средств в отдельном соглашении.
1) УКЭП — технология удаленного доступа
Использование УКЭП получает все большее распространение среди как физических, так и юридических лиц ввиду простоты и удобства. После оформления подписи ее использование, по сути, не требует от ее владельца совершения дополнительных действий.
Особенностью УКЭП является то, что она обладает специальным ключом проверки, который указан в квалифицированном сертификате, а для ее создания используются шифровальные (криптографические) средства (ст. 5 Федерального закона «Об электронной подписи»).
Если сертификат ключа проверки УКЭП выдается юридическому лицу, то в качестве владельца такого сертификата наряду с указанием наименования юридического лица указывается лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности.
Однако нередко в организациях полномочиями на заключение договоров могут обладать и другие лица. Аналогично от лица индивидуального предпринимателя может действовать иное лицо.
В таких ситуациях, если от имени юридического лица действует лицо, не уполномоченное действовать от его имени без доверенности, то, как правило, электронный документ подписывается УКЭП такого представителя. В сертификате ключа проверки, выданном юридическому лицу, данные его представителя не отражаются, поэтому для совершения действий от имени юридического лица такой представитель должен иметь электронную доверенность, которая подписана УКЭП юридического лица (тем, кто имеет право действовать от имени организации без доверенности) либо лицом, которому выдана доверенность с правом передоверия.
Юридическим лицам, использующим УКЭП, можно рекомендовать закрепить в учетной политике организации правила обмена электронными документами и их хранения, а также при необходимости определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
2) Как и когда можно использовать простую электронную подпись
Простой электронной подписью является ЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.
В настоящий момент широко распространено применение такого способа определения лица, выразившего волю на заключение договора, как введение СМС-кода, который одна сторона направляет посредством СМС-сообщения на номер мобильного телефона, а другая сторона вводит в электронной системе.
Использование простой ЭП получило широкое применение на практике при заключении договоров потребительского займа (кредита). Например, договор займа подписывается электронной подписью заемщика, если он активирует в специальном поле электронной системы документооборота кредитной организации сгенерированный этой системой код, который поступил на мобильный телефон.
Также договор может быть подписан простой ЭП с применением процедуры его удостоверения нотариусами (ст. 53.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Стороны договора, которые не имеют возможности подписать его совместно, могут восполнить совместное подписание путем обращения к двум (или более, по числу сторон) нотариусам с целью нотариального удостоверения такой сделки.
В этом случае проект договора создается в электронной форме и каждый участник сделки в присутствии своего нотариуса подписывает его простой ЭП. Также стороны подписывают экземпляр сделки на бумажном носителе, который остается в деле у нотариуса. Экземпляр же сделки в электронной форме дополнительно подписывается удостоверившими ее нотариусами квалифицированными электронными подписями и хранится в Единой информационной системе нотариата.
Заключенный таким образом договор считается договором, заключенным в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.
3) Неквалифицированная электронная подпись — идентификация подписанта
Неквалифицированной электронной подписью является ЭП, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП и позволяет определить подписавшее документ лицо и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после подписания.
В настоящий момент использование неквалифицированной электронной подписи для подписания договоров об оказании услуг связи, купли-продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг), аренды имущества, купли-продажи транспортных средств при условии, что цена таких договоров не превышает 10 млн руб., происходит при помощи приложения «Госключ» и ЕСИА.
Переписка по электронной почте и «обмен сканами»
В организациях часто практикуется обмен документами, в том числе договорами, по электронной почте.
Прежде всего отметим, что отсканированный документ или документ, в который вы вставили графический образ подписи через специальную программу, не являются электронными документами. К ним не применяются правила об электронных документах, которые описаны выше.
Между тем на переписку по электронной почте в полной мере распространяются правила абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ о соблюдении письменной формы сделки при совершении идентифицированным лицом сделки с помощью технических средств.
Оценивая юридическую силу переписки сторон по электронной почте и разрешая вопрос о правовых последствиях такой переписки, суды прежде всего устанавливают, был ли предусмотрен обмен сообщениями по электронной почте договором и возможно ли достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно было адресовано.
Например, суды не признали в отсутствие согласованного сторонами порядка обмена сообщениями по электронной почте юридической силы переписки (постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 18.02.2022 № 05АП-113/2022, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.08.2022 № 18АП-7363/2022).
На необходимость указывать конкретные адреса электронной почты указано и в постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.08.2022 № 09АП-54479/2022, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2022 № 13АП-20261/2022.
Нередко стороны в процессе хозяйственной деятельности предоставляют и используют дополнительные адреса своих менеджеров и других сотрудников. Использование таких контактов допустимо. Однако в этом случае необходимо дополнительно дублировать (ставить в копию) адрес электронной почты, закрепленный в договоре (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 15.07.2022 № 07АП-5295/2022).
Стороны в договоре также могут указать конкретных лиц, уполномоченных направлять документы по электронной почте. С одной стороны, такое указание служит дополнительным способом определения лица, выражающего волю на заключение договора. Однако на практике стороны таких договоров часто попадают в собственную ловушку. Так, нередки случаи, когда письмо приходит с адреса, указанного в договоре, но в нем стоит подпись нового сотрудника. Или, наоборот, письмо с не указанного в договоре адреса приходит за подписью поименованного в договоре сотрудника. И в том и другом случае, буквально по договору, контрагент может не признать юридическую силу такого письма по электронной почте и потребуются дополнительные действия, чтобы удостовериться в полномочиях.
В постановлении Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 04.06.2020 № 21АП-928/2020 суд приводит пример надлежащей формулировки договорного условия об использовании электронной переписки.
цитируем документ
В целях оперативного обмена документами стороны договорились, что документы, переданные посредством электронной почты или факсимильной связи (контакты указаны в адресах и реквизитах сторон), являются официальными и имеющими юридическую силу и являются основанием для выполнения сторонами обязательств, с последующей незамедлительной передачей оригиналов этих документов.
В свою очередь, если вы установили в своем договоре возможность обмена документами по электронной почте, необходимо предусмотреть порядок работы в организации с соответствующим ящиком электронной почты, прежде всего установить, кто именно имеет к нему доступ, как осуществляется хранение и смена паролей доступа, режим приема электронных писем. Также немаловажным является обеспечение хранения данных почтового ящика в неискаженном виде с целью возможности подтверждения направления и получения писем на протяжении длительного периода времени. Учитывая сроки исковой давности, зачастую сторонам рекомендуется осуществлять хранение переписки в течение трех лет. Однако течение исковой давности может прерываться и приостанавливаться, момент начала течения срока может не совпадать с датой заключения договора, поэтому фактически срок хранения должен быть существенно больше и составлять не менее десяти лет.
Таким образом, если вы как индивидуальный предприниматель или представитель организации планируете использовать переписку по электронной почте в целях заключения договоров, то следует учесть следующее:
-
необходимо установить в соглашении с контрагентом, что обмен сообщениями по электронной почте признается сторонами надлежащим способом заключения (изменения, прекращения) договора и влечет соответствующие юридические последствия. Такое условие можно предусмотреть как в основном договоре, в рамочном договоре, так и в любом другом соглашении между сторонами с целью последующего использования электронной почты в договорных отношениях;
-
в тексте такого соглашения с контрагентом должны быть указаны конкретные адреса электронной почты, с которых и на которые осуществляется передача документов. Это обязательное условие, несоблюдение которого влечет существенные риски, связанные с невозможностью доказать в последующем, что лица, участвующие в переписке, были на нее уполномочены.
Использование переписки в мессенджерах
Аналогично с порядком, описанным выше для электронной переписки, стороны договора могут предусмотреть обмен электронными документами и в мессенджерах, и в различных социальных сетях. В этих случаях в соглашении также нужно указать конкретные мессенджеры и номера телефонов (аккаунты), с которых и на которые осуществляется передача сообщений.
В договоре необходимо закрепить возможность использования мессенджеров как условия признания юридической силы переписки (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2021 № 12АП-8396/2021). При этом обращается внимание на необходимость предусмотреть определенные номера сотовых телефонов, через которые возможна переписка (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.01.2021 № Ф07-15530/20, Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.04.2021 № 09АП-18058/2021).
Два основных риска переписки в мессенджерах для договорных отношений:
- многие мессенджеры позволяют удалять и изменять сообщения без возможности их восстановления и установления таких корректив в будущем. Как следствие, это влечет риск невозможности подтвердить факт переписки и ее содержание в случае спора.
Для минимизации этого риска следует предусмотреть порядок подтверждения и последующего хранения доказательств переписки;
- формат коротких сообщений и сложившаяся практика общения в мессенджерах сильно отличается от договорных конструкций. В связи с чем нередки ситуации последующих споров в толковании содержания переписки, о том, достигли ли стороны переписки итоговой договоренности или имеется только преддоговорное общение.
В этом отношении важно иметь разработанные конструкции, которые следует использовать самим в общении по мессенджерам, преследуя цель заключения договора, и просить конкретные формулировки от контрагента.
Переписка в мессенджерах и по электронной почте — доказательство заключения договора
В судебной практике достаточно длительный период существовал подход, в соответствии с которым переписка в мессенджерах или по электронной почте признавалась юридически значимой, если такой способ коммуникации прямо предусматривался в заключенном сторонами договоре.
Однако в настоящий момент судебная практика меняется и суды все чаще признают электронную переписку в качестве письменной формы соответствующих договоров и в случаях, когда такой способ коммуникации не был предусмотрен договором, но являлся устойчивой деловой практикой в отношениях сторон.
Указанный подход судебной практики согласуется с правовой позицией, изложенной в п. 13 постановления Пленума ВС РФ от 22.06.2021 № 18 «О некоторых вопросах досудебного урегулирования споров, рассматриваемых в порядке гражданского и арбитражного судопроизводства». В данном постановлении Пленум ВС РФ указал, что направление обращения с использованием информационно-телекоммуникационной сети (например, по адресу электронной почты, в социальных сетях и мессенджерах) свидетельствует о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора в случаях, если такой способ переписки является обычной сложившейся деловой практикой между сторонами и ранее обмен корреспонденцией осуществлялся в том числе таким образом.
Между тем данное правило получило распространение не только для досудебных претензий, но и для ситуаций заключения, изменения и прекращений договоров между сторонами.
То есть даже в отсутствие в договоре специальных условий о возможности обмениваться юридически значимыми сообщениями (документами) по электронным каналам связи, если стороны фактически используют такие средства связи длительный период и неоднократно придавали юридическое значение такому общению, например посредством исполнения, указанного в переписке, то суд и в последующих спорных ситуациях признает юридическую силу такой переписки как договора (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.09.2022 № 07АП-6555/2021, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 26.01.2022 № Ф08-4908/2021).
Широко распространенным в судебной практике со ссылкой на постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 № 18002/12 является подход, согласно которому получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.07.2022 № Ф04-4166/2021, Арбитражного суда Уральского округа от 15.06.2022 № Ф09-2441/2022).
Это актуально для ситуаций, когда адреса электронный почты размещены на сайтах компании или указаны в официальных документах, исходящих от организации.
Таким образом, важно соблюсти следующие правила в коммуникации по электронным средствам связи:
- Если вы не планируете придавать юридическое значение электронной переписке как договору, то следует прямо это закрепить в договоре с контрагентами, например, предусмотрев, что все юридически значимые сообщения направляются в письменном виде, а сообщения по электронной почте не влекут его изменение и прекращение, или конкретизировав, когда допускается обмен электронными сообщениями, а для каких сообщений возможен только бумажный документооборот.
Например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.05.2022 № 09АП-12604/2022 суд со ссылкой на соответствующие положения договора признал, что переписка по электронной почте не может оцениваться как обычная сложившаяся деловая практика, так как стороны, предусмотрев в договоре возможность оперативного обмена информацией по электронной почте, напрямую исключили из нее направление сообщений, с которыми связаны возникновение, прекращение или изменение прав и обязанностей.
-
В тексте самого электронного письма следует указывать на то, что оно не является офертой и не влечет возникновения, изменения, прекращения договорных обязательств без соответствующего письменного оформления на бумажном носителе. Это также поможет в доказывании отсутствия воли стороны на придание сообщению юридической силы договора.
-
В качестве превентивной меры следует провести обучение сотрудников относительно рисков и правовых последствий их переписки с контрагентами по электронным средствам связи.