В любой компании есть рутинные задачи, на которые уходит много ресурсов. Допустим, бизнес работает по подписке: каждому клиенту нужно выставить счет, убедиться, что деньги пришли, и продлить доступ. При старте бизнеса эти задачи, как правило, перекладываются на сотрудников компании. Но как только клиентов уже не сто, а тысяча, возникает вопрос: как работать быстрее, при этом не раздувая штат? Одно из решений — автоматизировать процессы с помощью API банка.
Как получить выгоду от API банка
API — это инструмент для обмена данными, или, проще говоря, способ научить одну программу работать с другой. При этом речь идет не только о программе, это может быть приложение, сервис или другой цифровой продукт.
Для начала нужно определить задачи, которые занимают много времени у сотрудников, и определить, какие из них повторяются и, скорее всего, не требуют квалификации. Обычно это связано:
-
с платежами (допустим, нужно рассчитать гонорар исполнителям, сформировать и отправить платежки в банк, добавить сотрудника в реестр зарплатного проекта, разнести выписки по определенным статьям финансового учета и т.д.);
-
с коммуникациями, с клиентами (например, разослать письма, открыть доступ, продлить подписку и т.д.).
Компаниям не следует ограничиваться в задачах, где может помочь автоматизация. В финансовой сфере с помощью API банка можно, например:
-
получать информацию о платежах в своей CRM (переводится как «управление отношениями с клиентами») и не проверять выписки или личный кабинет;
-
выставлять счета из 1С или своей CRM;
-
быстро верифицировать клиентов;
-
сверять поступления и выставленные платежи;
-
видеть выписки в своей системе;
- автоматизировать выплаты.
Если компания вычислила задачу, которую хорошо бы автоматизировать, но пока непонятно, умеет ли банк такое делать, следует пообщаться со специалистами банка. Чаще всего можно договориться о разработке решения специально под компанию.
С помощью API банка можно получить доступ к разным сервисам. Это могут быть системы учета, CRM, бухгалтерские программы и многое другое.
Например, есть задача — автоматизировать выплаты исполнителям. Компания находит банк с открытым API. Чтобы автоматизация сработала, следует переводить деньги исполнителям именно через этот банк.
Также нужно убедиться, что API от конкретного банка можно быстро подключить. Если у организации есть свой разработчик, нужно попросить его поискать на сайте банка документацию. Она должна быть подробной и понятной. Тогда специалисты настроят систему за пару дней.
Если нет своего разработчика или он начинающий, хорошо бы узнать, есть ли техническая поддержка, которая поможет с подключением. Лучше, если специалисты банка будут готовы общаться и помогать в диалоге, а не просто пришлют инструкцию.
Компаниям необходимо определиться со стоимостью использования данной системы. API — это технология банка, поэтому у него есть право ее продавать или подключать бесплатно. Если банк предлагает систему API бесплатно, в связи с этим никаких лишних затрат не будет. Однако может быть иначе. Поэтому нужно заранее узнать условия использования, и если нужно, то заложить расходы в бюджет компании.
Приведем примеры по трем видам бизнеса и рассмотрим, как компании используют систему API.
Мгновенная сверка поступлений
1. Бизнес, связанный с применением сервиса по онлайн-оплате топлива на АЗС. Этот сервис помогает транспортным компаниям, службам доставки грузов и такси оплачивать бензин без топливных карт и контакта с кассами заправок. Компании перечисляют деньги за бензин сервису, а водители оплачивают заправку через приложение. Даже из машины выходить не надо.
2. Проблема — как добиться моментального пополнения баланса. Чтобы водитель мог быстрее заправиться, на балансе должны быть средства. Но быстро пополнить баланс не всегда получается, потому что, например, для зачисления платежа бухгалтеру надо было вручную учитывать каждое поступление. Это достаточно долгий процесс, и могут быть допущены ошибки.
3. API банка позволяет быстрее обновлять баланс клиента. Процесс такой: в системе учета компании видно, что пришел платеж, происходит его регистрация в биллинге и отображение суммы на балансе. В реальности деньги еще не пришли, но клиент видит поступление и может пользоваться деньгами.
Учет выплат вознаграждения и НДФЛ без участия сотрудника
1. Бизнес — рекламная сеть. Рекламная компания размещает рекламу клиентов на сайтах в сети Интернет. Например, к такой компании обращается производитель детской одежды и просит разместить рекламный блок на десяти интернет-площадках. Компания принимает деньги от рекламодателя, на них организовывает показ рекламы и платит вознаграждение владельцам сайтов.
2. Проблема связана с НДФЛ. У многих компаний возникает вопрос, как организовать выплаты физическим лицам так, чтобы они быстрее получали деньги, а бухгалтер не тратил много времени на НДФЛ.
Практически все владельцы хотели получать оплату сразу, так как их интернет-ресурсы приносили доход. Компания это понимала и согласилась ускорить переводы. На деле это означало, что в день нужно было делать сотни платежей и столько же начислений НДФЛ. Бухгалтер не мог обработать такое количество платежей. Надо было бы расширять штат или придумывать что-то еще.
3. C помощью API банка компания настроила процесс выплат без участия сотрудника компании. Не нужно ничего забивать вручную или подписывать, деньги уходят владельцам сайта автоматически с удержанием НДФЛ.
Выставление счетов и продление подписки на сервис
1. Бизнес — сервис облачного видеонаблюдения и видеоаналитики. Данный вид услуг использует самый разный бизнес, например, арендодатели смотрят данные по загруженности и популярности торговых точек и на их основе рассчитывают ставку для аренды с учетом потока.
2. Проблема — автоматизировать поступление денег от клиентов и подстраховать их от блокировки доступа к сервису. Компания использует подписную модель: клиент один раз оформляет подписку и получает услуги, пока платит. Если платеж не поступил, подключенные услуги не сработают, например, отключится видеоаналитика.
По разным причинам клиенты забывали вовремя заплатить и внезапно оставались без доступа к сервису. Раньше компания решала проблему в ручном режиме: клиент писал сообщение, что хочет продлить услугу, но забыл оплатить вовремя. Сотрудники выставляли счет, потом ждали оплату и только после этого возвращали доступ. Все это занимало время у компании и ее клиентов.
3. API банка помог настроить быстрые платежи от юридических лиц. Новая система обработки платежей сработала по двум причинам. Первая — цепочка стала короче: клиенту не нужно ждать ответа сотрудников сервиса, он сам продлевает подписку. Для этого хватает одной кнопки. Вторая — сервис быстрее получает подтверждение оплаты, поэтому клиент не теряет время на ожидание, пока оплата пройдет и доступ восстановится.