В последнее время в бизнес-процессы компаний активно внедряется контрактный менеджмент. Эта бизнес-функция, которая может существовать в организации самостоятельно, а может быть интегрирована в юридический департамент, занимается сопровождением контрактов на протяжении всего их жизненного цикла. Во всем мире, согласно статистике LinkedIn, около двух миллионов людей работают в профессии «контрактный менеджмент». И в России эта отрасль активно развивается в последнее время. Хотя надо признать, что для многих контрактный менеджмент остается terra incognita. Вот для этих «многих» под эгидой Петербургского международного юридического форума был организован круглый стол «Как контрактный менеджмент помогает развивать эффективные отношения с партнерами».
?ажность контрактного менеджмента сложно переоценить — с этих слов начала свое выступление Светлана Лобанова, руководитель проектного контрактного менеджмента компании Nokia Networks (Сидней, Австралия).
С самого начала вступления в любой проект, то есть в момент составления коммерческих предложений, оценки рынка, контрактный менеджер может помочь проекту своими знаниями и советами о том, как лучше входить в каждый новый проект.
Предтеча контрактного менеджмента
О том, как она впервые столкнулась с прообразом контрактного менеджмента, рассказала Мария Шабанова, руководитель по юридическим вопросам в VB Partners. Произошло это, когда эксперт работала в компании «Мечел». В некоторых подразделениях создавались договорные отделы. Обычно они состояли, да и сейчас чаще всего состоят, из юристов-договорников. Однако в «Мечеле» дела обстояли несколько иначе. В договорные отделы входили инженеры, сметчики и т.д. Конечно, входили в эти отделы и юристы, главной задачей которых было конструирование и заключение договоров. После того как договор был заключен, он передавался в операционное управление тем самым технарям. Сегодня контрактный менеджмент вышел на совершенно другой уровень.
Мария Шабанова призналась, что за годы специализации в этой отрасли она научилась определять некие маркеры, по наличию которых можно понять, что бизнесу, так или иначе, нужна эта функция, даже если бизнес сам еще этого не понимает.
На самом деле самое большое количество проблем возникает как раз не на стадии заключения договора. Как показывает практика, юрист, который проработал в определенной отрасли два-четыре года, в состоянии выполнить работу и за технического сотрудника, и за финансиста, и за бухгалтера, и в состоянии составить договор, который будет оптимально подходить компании. Но главные проблемы начинаются на стадии исполнения этого договора.
Документ для контрактного менеджера
Здесь отметим важность грамотного контрактного делопроизводства, которое играет ключевую роль, в частности, в предотвращении конфликтных ситуаций с контрагентами, в недоведении до суда споров с ними, в решении претензионных вопросов. Контрактное делопроизводство, если оно выстроено правильным образом, способствует тому, что исходные данные отправляются нужному специалисту на актуальный адрес электронной почты, в нужной форме; претензионные акты либо вовремя подписываются, либо своевременно и мотивированно отвергаются и т.д.
Конкретно в этих вопросах зачастую страдает фактура, которая потом попадает к юристу для того, чтобы судиться или в досудебном порядке попытаться что-то решить. Контрактный же менеджер подобные вопросы решает по мере их возникновения и, помогая не доводить дело до суда, экономит бизнесу деньги.
Светлана Лобанова проиллюстрировала слова докладчика на примере из собственной практики. Ее компания Nokia Networks осуществляет ряд поставок программного обеспечения, оборудования и других связанных услуг в телекоммуникационной отрасли. Компания строит вышки и устанавливает на них собственное оборудование, обеспечивает 5G-коммуникацию по всей Австралии. Иными словами, компания находится в «точке пересечения» самых разных сфер: строительства, IT-технологий, интеллектуальной собственности. С одной стороны, у Nokia Networks есть крупный клиент — один из ведущих операторов мобильной связи Австралии, с другой стороны, деятельность компании обеспечивают 15 поставщиков. Можно сказать, что Nokia Networks находится посередине этого «сэндвича».
Помимо задачи безупречного выполнения контракта, перед Nokia Networks, как и перед любой коммерческой структурой, стоит задача заработать как можно больше, что логично. Да, есть определенная фиксированная цена договора, но существует еще масса дополнительных работ, на которых зарабатываются дополнительные деньги. Задача контрактного менеджера — не пропустить те возможности, которые позволяют компании больше заработать. Планам заработать зачастую противостоят поставщики, которые всегда хотят денег, всегда хотят, чтобы им платили, и далеко не всегда их требования основаны на контрактных положениях. Здесь уже задача контрактного менеджера, которую решал эксперт, заключается в том, чтобы сэкономить для работодателя: внимательно проанализировать все требования со стороны поставщиков и в достаточно большом проценте случаев отказать.
Кто такой контрактный менеджер?
В сфере контрактного менеджмента работают люди с совершенно разным бэкграундом, хотя, надо признать, доля людей с юридическим образованием и опытом работы достаточно велика. Но конкретный личный состав контрактного менеджмента, конечно, сильно зависит от отрасли. Если мы говорим о каком-то сложном технологическом бизнесе, например, о горнодобывающей отрасли, то правильнее, наверное, когда подобная функция зарождается не из юридического, а именно из технического направления. Технарю не нужно быть в полной мере юристом, ему не нужно в полной мере понимать, что такое судопроизводство. За этим знанием он обратится к юристу.
Тем не менее бизнес постепенно приходит к пониманию, что без сильной именно юридической основы на руководящих ролях в сфере контрактного менеджмента сопровождать контракты тяжело. Особенно когда речь идет об управлении крупными инфраструктурными проектами длительного цикла. Здесь переплетается множество сфер — тут и координация большого количества участников, и тендерные процессы, и «состыковка» различных стадий исполнения.
Как в кино
Ольга Корнеева, главный юрист группы компаний Disney в России и странах СНГ, поделилась тем, как контрактный менеджмент применяется в медиа-отрасли. По сравнению с иными отраслями — строительством, IT и другими — это бизнес более линейный и менее сложный, хотя бы потому, что как минимум здесь нет большого количества подрядчиков. Здесь актуальны в основном управление объектами интеллектуальной собственности и лицензирование (потребительских товаров, контента, игр). Соответственно, здесь чаще встречаются достаточно простые линейные сделки, которые, естественно, влекут необходимость контроля выполнения контрагентом своих обязательств. Но и здесь встречается некоторое количество проектов, которые являются мультидисциплинарными, которые связывают несколько линий бизнеса. Как раз в таких проектах роль контрактного менеджмента, наверное, как никогда важна. Потому что очень много проблем с выявлением тех, кто будет отвечать за те или иные вещи. Тех, кто будет знать контракт, как говорится, «от и до». Ведь в больших, многопартнерских контрактах, состоящих из множества компонентов, как бы глубоко они ни прорабатывались, есть одна особенность: их участники очень хорошо знают «свой кусок» договора и слабо представляют себе, что имела в виду та или иная сторона, прописывая определенный пункт, какие могут быть последствия его выполнения или невыполнения. Именно в таких проектах приходит понимание, насколько важен функционал контрактного менеджера именно с точки зрения полного или, если хотите, комплексного знания контракта. Кстати, не менее, а может быть, и более важен этот функционал на стадии согласования контракта. Хотя и юристы могут справиться самостоятельно, и финансисты, но часто не хватает человека, способного объединить всех, правильно найти каждому свой путь, соединить разные мнения.
Ольга Корнеева привела наглядный пример из собственной практики, связанный со съемками проекта «Последний богатырь» (российский семейный фильм в жанре фэнтези с элементами комедии, производства компании «Disney» в России и киностудии «Yellow, Black and White». Премьера в России состоялась в 2017 г.). Что такое съемки фильма? Это подрядчики, это большой блок продакшн, это работа с актерами и с теми, кто их дублирует, а также с их агентами. Вовлеченность актеров может быть разная, начиная от участия в фильмах и заканчивая участием в каких-то промоакциях, в озвучке.
И самые сложные переговоры в киноиндустрии — именно с актерами и их агентами. Актеры, бывает, оговаривают определенные ограничения в отношении использования своего образа. Например, в каком-то промо он вообще не хочет участвовать или хочет, но с ограничениями. И если у компании нет четкого документа, четкого понимания, кто чего требует и как выполнение этих «капризов» отслеживается, велик риск столкнуться с серьезными санкциями, понести репутационные издержки.
В компании «Disney» на съемках «Последнего богатыря» это делалось, что называется, внутри компании через внутренних координаторов. Но в свете сегодняшней темы О. Корнеева признала, что использование услуг контрактного менеджера в подобной ситуации более чем оправданно. Он должен помнить, что в день Х он должен сделать это, в день Y он должен сделать то.
Как бы то ни было, одна из основных задач контрактного менеджера — не доводить ситуацию до суда, особенно когда не собраны все необходимые документы. Здесь, уже с примерами из строительной отрасли, слово вновь взяла М. Шабанова. Частый случай для стройки, когда к юристу приходит технический специалист, строитель и сообщает о проблемах с подрядчиком. Обратиться в суд? Но для этого нужно юридическое обоснование, а его нет. Потому как все взаимоотношения, все взаимодействие на площадке происходило на словах или по телефону. Не было никакой переписки. Нет протоколов собраний, которые могли бы подтвердить какие-то закрепленные решения. В том числе и технические. Но зачастую бывают ситуации, когда нет никакой бумажной фактуры. И ситуация упирается в тупик.
Куда пойти учиться?
К сожалению, у нас в стране практически нет мест, где можно получить диплом гособразования или какой-то сертификат, которые помогли бы человеку научиться контрактному менеджменту.
Все эксперты, принявшие участие в семинаре, сошлись во мнении, что контрактному менеджменту надо обучать, необходим какой-нибудь образовательный стандарт, дисциплина. Но пока этого нет, М. Шабанова дала совет тем юристам, которые решат перепрофилироваться в контрактного менеджера. В первую очередь нужно себя ориентировать на то, что ты становишься юристом по договорной работе. Некоторые любят это по-другому называть, но в целом это не меняет сути — юрист, который работает с договорами. Нужно набить руку в написании договоров в той или иной отрасли. Пускай это будет медиа, реклама, стройка, сельхозпроизводство или что-то еще. В зависимости от ситуации, от того, в какой отрасли окажется юрист, ему придется осваивать необходимые компетенции. И, конечно, в первую очередь надо освоить контрактное делопроизводство. «Это тот самый маленький кусочек, с которого нужно начинать есть большой пирог в нашей стране», — отметила эксперт. Как раз юрист знает, что такое контрактное делопроизводство, а любые другие технические сотрудники и ответственные специалисты этим знанием не владеют. Так что у юриста здесь большое преимущество.
Светлана Лобанова добавила, что если вы решили посвятить себя контрактному менеджменту, то о себе как о юристе надо привыкать «говорить в третьем лице». Контрактный менеджер исполняет несколько иную, более широкую функцию. Он не «включает» юриста на какой-то стадии переговоров в текущем контрактном вопросе. И не тянет подрядчика в суд за просрочку исполнения. Менеджеру важно правильно распорядиться судьбой контракта, он пытается урегулировать ситуацию, вовремя напомнить поставщикам, которые задерживают исполнение, что им пора бы направить заявку на продление срока, рассмотреть ее, согласовать сроки и т.д. И это не будет сигналом тревоги для партнеров.
Человеческий фактор
Почему юристы — идеальные контрактные менеджеры? И почему они не могут выполнять те же обязанности, оставаясь юристами?
Ответ прост. У юриста свой функционал, совершенно особенный. И юрист не имеет возможности смотреть на договор «с высоты», ни с точки зрения времени, ни с точки зрения инструкции. Контрактный менеджмент — это просто совершенно другая функция, хотя во многом и основанная на юридических знаниях. Внимание к деталям, умение читать, составлять, интерпретировать контракт — это, безусловно, очень важные навыки.
Помимо этого, очень важный навык, один из ключевых, — привычка фиксировать все письменно. Это эффективно работает, когда возникают текущие коммерческие вопросы. Когда у заказчика возникает на грани спора вопрос. Когда заказчик считает, что контракт может быть интерпретирован иначе. В этом случае протокол поможет выйти победителем из щекотливой ситуации. И коммерческий вопрос решен. Привычка все фиксировать письменно поможет решить многие вопросы.
Помимо чисто юридических навыков, для контрактного менеджера важны так называемые soft skills. Есть юристы, которые прекрасно исполняют свои функции, которые прекрасно пишут договоры, претензии, ходят в суды и т.д., но у них совершенно нет опыта, а может быть, нет чего-то еще, что помогает вести успешные переговоры. Конечно, важно, когда человек сознательно берет на себя ответственность, важно, когда он добивается, опираясь на положения договора, каких-то уступок со стороны контрагента. Но самое главное — уметь выстраивать правильные коммуникации именно с точки зрения общечеловеческих взаимоотношений. Уметь говорить, уметь найти подход к оппоненту, уметь нравиться людям. Поэтому, помимо того контрактного делопроизводства, о котором мы говорили, к качествам эффективного контрактного менеджера можно добавить определенное умение выстраивать диалог, умение вести переговоры.
Речь идет о выстраивании рабочих отношений с контрагентами. И эту функцию обязательно должен на себя кто-то взять. Зачастую юристу просто не хватит рабочего времени для того, чтобы это делать. Поэтому, если говорить упрощенно, работа контрактного менеджмента — это выстраивание личных отношений. Базовая рекомендация здесь — помнить, что мы все люди и что контрагент в первую очередь тоже человек. А еще контрактный менеджер выполняет функцию центра управления. Он координирует как внешних партнеров, так и внутренних своих клиентов, внутренних членов команды. Это не значит, что он всеми руководит. Контрактный менеджер не заменяет директора проекта. Как правило, директор проекта — это все-таки технарь, который очень хорошо разбирается именно в технических аспектах конкретной индустрии. Но контрактный менеджер — это его правая рука. В связи с этим у контрактного менеджера должны быть не только обязанности, но и полномочия. И команда должна об этом знать. Контрактный менеджер вправе собирать встречи, давать задания, просьбы. И команда обязана вернуться к контрактному менеджеру с определенной информацией, которая контрактному менеджеру просто необходима для того, чтобы продолжать выстраивать здоровую коммерческую коммуникацию как с внешними партнерами, так и с иными внутренними подразделениями.
В конечном итоге эта функция может играть очень высокую дисциплинирующую роль как внутри компании, так и в отношении клиентов. Понятно, что все заняты, у всех могут быть разные проекты. Часто проблема с контрагентами может просто возникать на психологическом уровне: «Вы обещали вчера, почему нет?». То есть даже если юрист пришлет идеальный документ, но на два дня позже, все равно действия юриста будут оценены более негативно, чем могли бы. А причиной задержки может быть что угодно: финансист был в отпуске, директор не согласовал.
С чего начать?
Для людей, которые решили переквалифицироваться в контрактных менеджеров, один из главных вопросов, на который очень трудно дать ответ, — с чего начать? Ответ, который дают эксперты, таков: чуть больше брать на себя ответственности, чуть больше вникать в бизнес и бизнес-процессы, которые происходят вокруг. Даже слыша, как технические специалисты обсуждают вопросы и потенциальные проблемы с заказчиками и поставщиками, контрактный менеджер уже понимает, где это сидит в контракте и где контрактный инструмент может помочь команде. Он работает на опережение и в нужный момент советует своей компании и помогает ей преодолеть сложные обстоятельства.