1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 24

Личная электронная подпись сотрудника на первичном документе

В письме от 16.04.2020 № ЕА-4-15/6404@ налоговая служба пришла к выводу, что электронный счет-фактура и (или) первичный учетный документ, заверенные сертификатом ключа подписи физического лица, будут считаться действительными.

Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (далее — Приказ) утверждены электронные форматы:

  • счета-фактуры;

  • документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру;

  • документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг).

В комментируемом письме налоговики сообщили, что утвержденный формат информации счета-фактуры и (или) первичного учетного документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) представляет собой взаимосвязанную структуру элементов логической модели файла обмена. Показатели (значения элементов) заполняются налогоплательщиками точно так же, как и реквизиты бумажных форм (с учетом перечня допустимых к заполнению кодов, определяемых в графе «Дополнительная информация» таблиц, описывающих структуру файла). При этом формат содержит такой набор элементов, который позволяет учесть требования к документу, установленные гражданским, бухгалтерским, налоговым или другим законодательством.

Например, в сведениях о лице, подписывающем файл обмена счета-фактуры (информации продавца) (таблица 5.31 Приказа), информации о представителе юридического лица (таблица 5.32) есть элементы для представления данных о подписантах. Этот реквизит формируется в зависимости от их реальных полномочий и оснований на подписание документов в электронной форме.

В настоящее время при подписании документа любым представителем организации используется сертификат ключа проверки подписи с указанием наименования юридического лица и физического лица, действующего от его имени на основании учредительных документов или доверенности. В рамках обычного делового оборота доверенность на право получения представителем юридического лица квалифицированного сертификата выдается для исполнения им действий, предусмотренных должностными обязанностями или определенных отдельной доверенностью. Данная информация приводится в элементе ОснПол (таблица 5.31). В таком случае информация о представителе юридического лица размещается в структуре сложного элемента «Представитель юридического лица» (таблица 5.32).

Если же документ подписывается физическим лицом от собственного имени, владельцем применяемого квалифицированного сертификата является это физическое лицо. Поэтому информация о таком физическом лице размещается в структуре сложного элемента «Физическое лицо» (таблица 5.44).

Специалисты ФНС России отметили, что приведенное разделение является типичной практикой, что не исключает легитимность подписания представителем организации документа сертификатом ключа подписи физического лица. В этом случае для удостоверения полномочий подписанта на действия от имени организации-контрагента потребуются дополнительные действия. Они связаны с поиском информации об основаниях, позволяющих оценивать документ как оформляющий гражданско-правовые отношения юридических лиц.

Также налоговики указали, что такой порядок применяется до вступления в силу изменений, внесенных в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Напомним, что поправки были приняты Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ и вступят в силу с 2022 г. Они предусматривают оформление разных сертификатов электронной подписи для руководителя компании и сотрудников. Так, руководители будут использовать, как и сейчас, электронную подпись юридического лица. В сертификате электронной подписи будет указываться информация о юридическом лице, ФИО руководителя и его должность.

Если же электронный документ подписывает обычный сотрудник, то в соответствующем сертификате электронной подписи будет содержаться только личная информация об этом сотруднике. Поэтому понадобится оформлять доверенность и прикреплять ее к подписываемым документам. При этом такая доверенность заверяется электронной подписью юридического лица.