За последние три месяца специалисты Минфина России выпустили несколько разъяснений, посвященных учету расходов в упрощенной системе. В них рассматривались затраты, которые организация может включить в налоговую базу, не опасаясь претензий контролирующих органов.
За последние три месяца специалисты Минфина России выпустили несколько разъяснений, посвященных учету расходов в упрощенной системе. В них рассматривались затраты, которые организация может включить в налоговую базу, не опасаясь претензий контролирующих органов.
Упрощенная система налогообложения предусматривает закрытый перечень расходов. Он приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы учитываются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованы и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Если какого-либо расхода нет в этом перечне, то он не учитывается при расчете «упрощенного» налога.
Расход первый: услуги по передаче электронной отчетности
Если в компании трудятся более 100 человек, то она все декларации должна представлять в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 3 ст. 80 НК РФ). А вот в части отчетности по НДФЛ и страховым взносам отчитываться в электронном виде придется и с меньшим количеством работников (от десяти человек). Основание — п. 2 ст. 230 и п. 10 ст. 431 НК РФ.
Применение УСН не дает компаниям никаких поблажек в выборе варианта представления отчетности. Поэтому при превышении указанной численности работников они должны организовать сдачу деклараций и расчетов в электронном виде.
Услуга по передаче такой отчетности в налоговые органы платная. Кроме этого, компании придется потратиться и на настройку рабочего места, с которого будет передаваться отчетность (установить необходимое программное обеспечение). В связи с этим возникает вопрос: можно ли такие затраты списать на «упрощенные» расходы?
Специалисты Минфина России считают, что можно. В письме от 20.09.2019 № 03-11-11/99968 они сообщили, что услуги по передаче отчетности в налоговые органы в электронном виде по ТКС учитываются на основании подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Эта норма позволяет отнести на расходы затраты на оплату услуг связи. Согласно ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» электросвязью признаются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. Поэтому передача данных по ТКС подходит под это определение.
А вот расходы на настройку рабочего места списываются по подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В этой норме сказано, что в состав расходов включаются затраты, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных.
Отметим, что это не первое разъяснение по этому поводу. Позицию о том, что расходы на передачу отчетности и установку необходимого для этих целей программного обеспечения можно учесть в составе «упрощенных» расходов, финансисты высказывали в письмах от 12.04.2007 № 03-11-04/2/100, от 02.04.2007 № 03-11-04/2/79.
Расход второй: освоение работниками новых производств
При внедрении в производство передовых технологий компаниям приходится отправлять своих работников на обучение в целях получения навыков и знаний, необходимых для работы на новом оборудовании. Можно ли в упрощенной системе учесть расходы на такое обучение?
По общему правилу расходы на обучение работников списываются на основании подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Однако в рассматриваемой ситуации, по мнению специалистов финансового ведомства, нужно использовать положения подп. 21 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Согласно данной норме, в составе «упрощенных» расходов учитываются затраты на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 15.01.2020 № 03-11-11/1054.
Как видите, стоимость обучения работников, необходимого им для работы на новом оборудовании, не нужно выделять в самостоятельный вид расхода. Приведенная позиция Минфина России выгодна компаниям. Дело в том, что расходы на обучение в упрощенной системе учитываются в том же порядке, что и для налога на прибыль, то есть по правилам п. 3 ст. 264 НК РФ. А эта норма выдвигает к учету таких расходов ряд требований. В частности, учеба должна проходить только в организациях, имеющих право на ведение образовательной деятельности. Таким образом, если установленные п. 3 ст. 264 НК РФ требования не выполняются, расходы учесть нельзя.
А вот подп. 21 п. 1 ст. 346.16 НК РФ никаких условий для отражения расходов не содержит. Поэтому и при отсутствии у образовательного учреждения соответствующего статуса затраты на освоение новых производств можно списать на расходы.
Следует отметить, что суды поддерживают позицию о том, что затраты на обучение, связанное с работой на новом оборудовании, учитываются как расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов (постановление ФАС Московского округа от 01.09.2008 по делу № А40-56143/07-99-249).
Расход третий: услуги нотариусов
Практически все организации прибегают к услугам нотариусов для оформления доверенностей, подготовки документов. Плата за нотариальное оформление документов прямо поименована в закрытом перечне расходов. При этом такие затраты принимаются в пределах утвержденных тарифов. Основание — подп. 14 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. А как быть с расходами на услуги нотариусов по подготовке документов? Ведь они не названы в указанном перечне.
Согласно ст. 23 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1 источником финансирования деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, являются денежные средства, полученные им за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера. Таким образом, нотариус может оказывать такие услуги.
Специалисты Минфина России в письме от 17.01.2020 № 03-11-11/2043 указали, что плата нотариусу за оказание услуг по подготовке документов может быть учтена в составе расходов в зависимости от вида осуществленной нотариусом услуги. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 28.06.2019 № 03-11-11/47568.
На наш взгляд, если это были юридические услуги, то их можно списать на расходы по подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. А вот оказание услуг по копированию документов списывается в состав материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (письмо Минфина России от 18.12.2019 № 03-11-11/99020).
Расход четвертый: пожарная безопасность
Любая организация должна выполнять требования пожарной безопасности. Причем руководитель компании несет за это персональную ответственность (ст. 37 Федерального закона от 18.11.94 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»).
Расходы на обеспечение пожарной безопасности учитываются в упрощенной системе на основании подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. По мнению специалистов Минфина России, по данной норме Кодекса можно списать расходы на приобретение:
огнетушителя и противопожарной сигнализации (письмо от 17.01.2020 № 03-11-11/1817);
пожарного гидранта, противопожарной муфты (письмо от 03.09.2019 № 03-11-11/67593).
При этом финансисты отмечают, что вышеназванные расходы учитываются и в том случае, если они осуществлены в целях выполнения предписаний сотрудников государственного пожарного надзора.
Расход пятый: уборка офиса
И последний расход, который мы сегодня рассмотрим, — приобретение бытовой химии для уборки офисных помещений. В письме от 17.01.2020 № 03-11-11/1827 специалисты финансового ведомства указали, что компании на «упрощенке» могут учитывать такие расходы. Аргументируется такая точка зрения следующим образом.
Плательщики УСН могут уменьшить полученные доходы на материальные расходы. Это прямо предусмотрено в подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом данные расходы принимаются к учету по правилам, предусмотренным ст. 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В подпункте 2 п. 1 ст. 254 НК РФ сказано, что к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых для упаковки и иной подготовки произведенных и (или) реализуемых товаров (включая предпродажную подготовку), а также на другие производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели). Следовательно, расходы на приобретение моющих и чистящих средств, используемых для уборки офисного помещения, учитываются в составе расходов компаниями на УСН.
Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 16.08.2019 № 03-11-11/62254.
Отметим, что финансисты и налоговики не возражают против учета в составе расходов и затрат на оплату услуг сторонних организаций по уборке офисного помещения, в том числе и арендованного. Это также будут материальные расходы (письма УФНС России по г. Москве от 03.08.2011 № 16-15/075976@, Минфина России от 05.04.2010 № 03-11-06/2/48).