1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 49

Служебный автомобиль: расходы необходимые и вынужденные

Многие компании имеют в собственности автотранспортные средства, которые используют в своей деятельности. А раз есть автомобиль, то неизбежно возникают и расходы по его обслуживанию. Сегодня мы рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета условно-постоянных расходов (на платную парковку, мойку авто) и форс-мажорных затрат (на оплату хранения автомобиля на штрафной стоянке).

Эвакуация машины на штрафную стоянку

Начнем с самого проблемного расхода — оплаты пребывания транспортного средства на штрафной стоянке. Мало того что сама по себе ситуация, связанная с эвакуацией автомобиля, неприятна, но здесь у компании возникают трудности с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на оплату штрафной стоянки.

Одним из наказаний за нарушение правил дорожного движения является принудительная конфискация транспортного средства (эвакуация на штрафную стоянку). Правила задержания и эвакуации автомобиля регламентируются положениями Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и нормами КоАП РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 27.13 КоАП РФ при нарушениях правил эксплуатации транспортного средства и управления транспортным средством соответствующего вида применяется задержание автомобиля, то есть исключение его из процесса перевозки людей и грузов путем перемещения его при помощи другого транспортного средства и помещения в специально отведенное охраняемое место (на специализированную стоянку), а также хранение на спецстоянке до устранения причины задержания.

Как показывает практика, чаще всего машину отправляют на штрафную стоянку за нарушение правил парковки. В случае эвакуации автомобиля придется не только заплатить штраф, но и оплатить время пребывания машины на штрафной стоянке.

Для налога на прибыль расхода нет…

Организации будет весьма проблематично учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату штрафной стоянки. На это есть две причины.

Во-первых, для целей налогообложения расходами признаются документально подтвержденные затраты, которые осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). С документальным подтверждением рассматриваемых расходов проблем не будет (как правило, штрафные стоянки выдают после оплаты полный пакет документов). Но трудности возникнут с экономическим обоснованием произведенных расходов. Доказать налоговикам, что оплата времени пребывания автомобиля на штрафной стоянке в связи с его эвакуацией из-за нарушений правил дорожного движения напрямую связана с деятельностью организации, будет очень сложно.

Во-вторых, в п. 2 ст. 270 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде штрафов и иных санкций, взимаемых государственными организациями, которым законодательством РФ предоставлено право наложения указанных санкций. Как мы уже сказали, задержание автотранспорта и перемещение его на специализированную стоянку является разновидностью административной санкции, предусмотренной ст. 27.13 КоАП РФ. Поэтому оплату штрафной стоянки можно рассматривать как следствие административного правонарушения. Следовательно, такой расход не учитывается при расчете налога на прибыль на основании п. 2 ст. 270 НК РФ.

Конечно, можно попытаться оплату штрафной стоянки рассмотреть как оплату парковки. Но с такой позицией вряд ли согласятся налоговые органы. Поэтому безопаснее все же не учитывать при расчете налога на прибыль такие расходы.

…а в бухгалтерском учете есть

В отличие от налогового учета в бухгалтерском учете расходы на оплату штрафной стоянки учитываются (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Для этих целей можно использовать счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу».

Поскольку признанные в бухгалтерском учете расходы по оплате услуг по хранению служебного автомобиля при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются, то в бухгалтерском учете возникают постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Размер этого обязательства определяется путем умножения суммы затрат на оплату штрафной стоянки на налоговую ставку (20%). При этом бухгалтер должен сделать проводку:

Дебет 99 Кредит 68

— отражено постоянное налоговое обязательство.

Парковка служебного автомобиля

Не у всех компаний есть территория, на которой можно оставлять служебные автомобили. Выход в такой ситуации — платная парковка. Стоянку служебного автомобиля может оплачивать водитель. Но есть и другой вариант — организация может заключить с собственниками автостоянки договор возмездного оказания услуг по предоставлению парковочного места или же арендовать место на стоянке. В этом случае расчеты будут осуществляться непосредственно между компаниями.

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на содержание служебного транспорта при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). На наш взгляд, по данной норме Кодекса можно учесть и расходы по оплате автостоянок.

С таким подходом согласны специалисты Минфина России. Так, в письме от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1 финансисты указали следующее. Если у организации отсутствует собственный гараж для содержания служебных автомашин, то возникает необходимость либо арендовать гаражи у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок. В первом случае нужно заключить договоры аренды гаражей или земельных участков, используемых под автостоянки. Арендные платежи будут учитываться на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Во втором случае, когда организация пользуется услугами платных автостоянок, оплата производится наличными через подотчетное лицо. Расходы по оплате услуг платных автостоянок компания может отнести в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.

При методе начисления расходы на парковку признаются на дату:

  • утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена подотчетным лицом;

  • получения акта об оказании услуг автостоянки в случае заключения договора на оказание услуг;

  • на последнее число отчетного (налогового) периода, если заключен договор аренды.

Бухгалтерский учет

За стоянку служебного автомобиля может расплатиться водитель. Для этих целей организация выдает ему под отчет денежные средства. В бухгалтерском учете такая операция отражается проводкой:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».

Задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам погашается после того, как работник представит авансовый отчет, а руководитель его утвердит (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В бухгалтерском учете делается запись:

 

Дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В том случае когда организация заключила с автостоянкой договор возмездного оказания услуг или договор аренды гаража, оплата по таким договорам отражается записью:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51 «Расчетные счета».

После того как организация получит акт об оказании услуг, затраты включаются в состав расходов. В бухгалтерском учете делается проводка:

Дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Мойка служебного автомобиля

На сегодняшний день в КоАП РФ отсутствует штраф за использование грязного автомобиля. Однако есть административный штраф за управление транспортным средством с нечитаемыми государственными регистрационными знаками. Он предусмотрен п. 1 ст. 12.2 КоАП РФ, его размер составляет 500 руб.

Конечно, водитель может просто протереть номера, но все же лучше держать автомобиль в чистом виде. Поэтому от расходов на оплату мойки машины не уйти.

Налог на прибыль

Проблем с учетом таких затрат у компании не возникнет. В состав расходов на содержание служебного транспорта включаются и затраты на его мойку. Основание — подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530), и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Бухгалтерский учет

Затраты организации по оплате услуг специализированной организации по мойке легкового автомобиля являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Расходы по мойке служебного легкового автомобиля непосредственно не связаны с производственным процессом. Поэтому они являются управленческими расходами. Согласно Плану счетов такие затраты могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу».

Какие документы подтвердят расходы на парковку и мойку?

Для целей налогообложения прибыли расходы признаются только при наличии документального подтверждения. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, в частности, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами. Формы первичных учетных документов организация устанавливает самостоятельно. При этом первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По мнению налоговых органов, организация без проблем сможет документально подтвердить обоснованность расходов (то есть доказать, что именно этот автомобиль компании ставился на стоянку или же компания получила услуги по его мойке), если в документах будет содержаться информация об автомобиле (марка автомобиля, его регистрационный номер). Такую точку зрения высказали специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 12.04.2006 № 20-12/29007.

Какими оправдательными документами можно подтвердить расходы на платную парковку для целей налогообложения прибыли?

Во-первых, у компании должен быть акт (отчет) об оказании услуг. Этот документ составляется, если компания заключает долгосрочный договор на оказание услуг по предоставлению парковочного места. На практике возможна ситуация, когда в акте исполнитель указывает просто наименование услуги — предоставление парковочного места. В таком случае организации лучше составить приложение к договору и указать в нем перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке.

Во-вторых, подтвердить расходы может кассовый чек. Данный документ подойдет для ситуации, когда стоянку оплачивает водитель и при этом организация, оказывающая услуги парковки, использует ККТ при наличных расчетах (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404). Чтобы не возникло претензий со стороны проверяющих, советуем приложить к кассовому чеку товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля. Обратите внимание: если в чеках ККТ отсутствует какой-либо из обязательных реквизитов или чтение этих чеков невозможно по каким-то причинам, такие чеки не могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли. Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски чеков, на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь товарные чеки с соответствующими реквизитами. Поступить таким образом порекомендовали специалисты налоговых органов в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007.

В-третьих, подтверждающим документом может служить бланк строгой отчетности (если организация, оказывающая услуги парковки, не использует ККТ). В приказе Минтранса России от 24.06.2014 № 166 «Об утверждении форм бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе» приведены две формы парковочного чека — на случай оплаты наличными и на случай расчетов пластиковой картой.

Таким образом, парковочный чек является документом строгой отчетности и применяется фирмами и индивидуальными предпринимателями при осуществлении расчетов за предоставление платных услуг парковок. В парковочном чеке отражают такие сведения, как:

  • кем выдан чек (наименование, местонахождение и ИНН организации или индивидуального предпринимателя);

  • зона парковки;

  • номер и адрес паркомата;

  • номер автомобиля;

  • время начала и окончания парковки;

  • размер платы за один час стоянки;

  • итоговая сумма к оплате;

  • номер платежной карты, если оплата производится с использованием карточки.

Порядок документального подтверждения для целей налогообложения прибыли расходов на мойку служебного автомобиля будет точно таким же, как и при оплате расходов на парковку машины. То есть если оплата была произведена по безналичному расчету, то по итогам отчетного периода составляется акт об оказании услуг. Этот документ и подтвердит обоснованность расходов.

Если же водители самостоятельно оплачивают наличными денежными средствами расходы на мойку служебного автомобиля, то расходы подтвердит кассовый или товарный чек. В этих документах обязательно должно быть указано, что оплата была произведена за мойку конкретного автотранспортного средства с указанием его марки и номера (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).