1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 387

Компания переезжает в новый офис: куда сдавать отчетность

Переезд компании в новый офис чреват не только мероприятиями технического характера (организация перевозки имущества, подготовка рабочих мест и т.п.), но и требует значительного юридического сопровождения. Так, нужно уведомить об этом работников, внести поправки в устав, известить ИФНС, банк и контрагентов, а также подготовить и представить налоговую отчетность. Последнее, как показывает практика, — самое сложное.

Порядок действий компании, задумавшейся о смене места нахождения, зависит от того, где именно будет располагаться новый офис. Причем с юридической точки зрения имеет значение лишь тот факт, находится ли офис в том же населенном пункте или нет.

При внутригородском переезде юридические действия достаточно просты и совершаются после фактической смены места офиса. В частности, потребуется в течение трех рабочих дней с момента переезда подать в налоговую инспекцию, в которой компания регистрировалась в качестве юридического лица, заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ, по форме Р14001 (утв. приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@). Если новый адрес курирует другая ИФНС, компания будет автоматически перерегистрирована и в рамках налогового учета. В этом случае потребуется провести сверку расчетов по налогам и страховым взносам. Кроме урегулирования отношений с налоговиками, после переезда нужно будет уведомить банк и прочих контрагентов.

Если же переезд предполагается в другой населенный пункт (даже расположенный в непосредственной близости от месторасположения компании), процедура значительно усложняется.

Междугородный переезд

Шаг первый

В случае с междугородным переездом начинать юридические процедуры нужно еще до фактического перемещения вещей и оборудования в новый офис. В этом случае потребуется внесение изменений в кадровую документацию. Ведь место работы (а именно — населенный пункт) является обязательным элементом трудового договора (ст. 57 ТК РФ). А значит, при переезде в другой город нужно будет внести изменения в трудовые договоры.

Процедура изменения трудового договора в случае с переездом регламентирована ст. 72.1 ТК РФ. В этой норме указано, что перевод сотрудников в другую местность вместе с работодателем допускается только с письменного согласия работника. К сожалению, порядок получения такого согласия не установлен. В результате остается не ясным, нужно ли в этом случае соблюдать предусмотренную ст. 74 ТК РФ процедуру, в частности, уведомлять работника о предстоящих изменениях и причинах, вызвавших необходимость таких изменений, не менее чем за два месяца.

Нет по данному вопросу и устоявшейся судебной практики. Некоторые суды считают, что правила ст. 74 ТК РФ при переезде не применяются (см., например, Апелляционное определение Московского областного суда от 30.09.2013 по делу № 33-19078/2013). Другие, напротив, приходят к выводу, что в ст. 74 ТК РФ закреплен универсальный порядок, который нужно соблюдать, в том числе и при переводе в связи с переездом (см., например, Апелляционное определение Челябинского областного суда от 19.05.2014 по делу № 11-4933/2014).

Таким образом, работодателю, дабы избежать возможных претензий со стороны работников и контролирующих органов, можно рекомендовать уведомить работников о предстоящем переводе в связи с переездом не позднее чем за два месяца. Заметим, что такие же последствия могут ждать работодателей и при переезде в рамках одного населенного пункта, если в трудовом договоре с сотрудниками указан конкретный адрес (а не населенный пункт) работы. Ведь в этом случае переезд даже в соседнее здание также потребует изменения условий трудового договора. А это делается либо по соглашению сторон, либо опять же по правилам ст. 74 ТК РФ.

Вернемся к междугородным переездам. Если работник не возражает продолжить работу в новом офисе, оформляется перевод, а в случае отказа — увольнение по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Обратите внимание, что увольнение по данному основанию влечет обязанность выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (абз. 5 ч. 3 ст. 178 ТК РФ). Так что в смету на переезд нужно заложить и некую сумму на выплату пособий сотрудникам, отказавшимся от продолжения работы.

Также отметим, что по правилам ст. 169 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику расходы по его переезду, переезду членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения), а также по обустройству на новом месте жительства. При этом стоимость проезда членов семьи и провоза их имущества выплачивается в том случае, если они переезжают на новое место жительства работника до истечения одного года со дня его переезда. Понятно, что эти правила действуют только в случае, когда новый офис расположен на значительном удалении от прежнего и требуется фактическая смена жительства сотрудниками, согласившимися на перевод.

Шаг второй

Следующим этапом юридической части междугородного переезда будет внесение поправок в устав в отношении места нахождения организации. Напомним, что согласно ст. 54 ГК РФ в учредительных документах достаточно указать только наименование населенного пункта (местонахождение) организации, а не конкретный адрес офиса.

А значит, если устав оформлен именно так, то править его потребуется только при междугородном переезде. При переезде же в пределах одного населенного пункта, как уже говорилось, достаточно будет внести сведения о новом адресе в ЕГРЮЛ. В то же время на практике у многих организаций в уставе указан конкретный адрес, по которому находится фирма. В этом случае им при любом переезде (даже если новый офис располагается буквально через дорогу) придется внести изменения в устав. Соответственно, таким компаниям рекомендуем не наступать на те же грабли дважды и указать в новой редакции устава именно место нахождения (а не адрес) компании, то есть ограничиться указанием только населенного пункта, где будет «жить» фирма.

Шаг третий

Внесение правок в устав требует регистрации этого факта в ЕГРЮЛ. Поэтому в течение трех рабочих дней после утверждения устава в новой редакции нужно представить в налоговый орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, соответствующие документы, необходимые для регистрации изменений в уставных документах в связи с изменением места нахождения организации (п. 5 ст. 5, п. 6 ст. 17 и п. 4 ст. 18 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон № 129-ФЗ). Обратите внимание, что документы подаются в налоговый орган по новому месту нахождения. Поэтому эти действия можно проводить, уже запустив процедуру фактического переезда.

Напомним, что для регистрации изменений в учредительные документы в связи со сменой местонахождения организации в налоговый орган представляются:

— заявление по форме № Р13001 (утверждена приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@);

— решение об изменении места нахождения и о внесении в связи с этим изменений в учредительные документы (подп. «б» п. 1 и п. 6 ст. 17 Закона № 129-ФЗ);

— изменения, вносимые в учредительные документы (подп. «в» п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ), то есть это может быть либо устав в новой редакции, либо отдельное решение о внесении изменений в устав;

— документы, подтверждающие право пользования помещением по новому месту нахождения организации (п. 6 ст. 17 Закона № 129-ФЗ) и документ об уплате государственной пошлины (подп. «г» п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Шаг четвертый

Уведомление регистрирующего органа о смене места нахождения повлечет также снятие организации с налогового учета по прежнему месту нахождения и постановку на налоговый учет по новому месту нахождения. Заметим, что выполнить этот шаг может потребоваться и при переезде в рамках одного населенного пункта, если новый адрес курирует другая инспекция.

Смена налогового органа, в котором состоит на учете организация, означает необходимость провести сверку расчетов. Это прямо закреплено в п. 3 Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами, утвержденного приказом ФНС России от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@. Срок проведения сверки, формирования и оформления акта в случае отсутствия расхождений данных налогового органа и налогоплательщика не должен превышать десяти рабочих дней. При выявлении расхождений указанный срок продлевается на пять рабочих дней. В установленных сроках не учитываются дни, приходящиеся на доставку актов сверки расчетов налогоплательщика, если они направляются по почте.

Сама операция по снятию и постановке на учет проходит без участия налогоплательщика — на основании сведений из ЕГРЮЛ (п. 4 ст. 84 НК РФ). Так, налоговый орган по старому адресу в течение пяти рабочих дней со дня внесения соответствующих записей в ЕГРЮЛ (и после проведения сверки) осуществит снятие компании с учета и организует пересылку документов в новую инспекцию. ИФНС по новому адресу, получив эти документы, проведет постановку организации на налоговый учет. При этом свидетельство о постановке на учет, выданное организации налоговым органом по прежнему месту нахождения, признается недействительным и не представляется в налоговый орган по новому месту нахождения. А датой постановки организации на учет по новому месту нахождения является дата внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения юридического лица (п. 3.6.3 Приложения № 1 к приказу МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178).

Так что каких-то дополнительных заявлений и сообщений в этом случае подавать не требуется (ни в прежнюю, ни в новую инспекцию).

Шаг пятый

Завершающим этапом юридического оформления будут действия, которые совершаются уже после того, как компания фактически перенесла свою деятельность в новый офис. Теперь нужно официально уведомить об изменении местонахождения компании обслуживающий банк и контрагентов.

Порядок уведомления банка обычно устанавливается договором банковского счета либо отдельным документом, принятым банком (подп. 1 и 3 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10). Контрагентам же достаточно направить простое информационное письмо.

А вот уведомлять о смене места нахождения организации государственные внебюджетные фонды нет необходимости, так как эта информация представляется им налоговым органом в порядке межведомственного информационного взаимодействия (п. 3.1 ст. 11 Закона № 129-ФЗ).

Налоги и отчетность

Итак, компания обустроилась по новому адресу, но проблемы на этом не закончились: предстоит заплатить налоги за «переходный» период и подать соответствующую отчетность. И правила уплаты налогов и сдачи отчетности могут отличаться в зависимости от налога.

Отчетность по налогу на прибыль, НДС и налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН

Начнем с налога на прибыль, НДС, налога при УСН. Для всех этих налогов правила уплаты поставлены в зависимость от места нахождения компании (ст. 288 НК РФ для налога на прибыль, п. 6 ст. 346.21 для УСН, п. 2 ст. 174 НК РФ для НДС).

Место нахождения компании для налоговых целей определяется местом ее налогового учета по правилам ст. 83 НК РФ. Как мы уже упоминали, процедура налоговой перерегистрации компании, сменившей адрес, происходит без участия налогоплательщика. Дело компании на основании сведений из ЕГРЮЛ пересылается из одной ИФНС в другую. При этом до даты отражения в ЕГРЮЛ нового адреса компания продолжает числиться на налоговом учете по старому адресу, а со дня внесения изменения в ЕГРЮЛ — уже по новому. Другими словами, момент «налогового переезда» зависит не от момента получения дела новой ИФНС и не от момента выдачи нового свидетельства о постановке на учет, а исключительно от даты внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Получается, что при переезде бухгалтеру нужно отслеживать, внесены ли на момент перечисления налога изменения в ЕГРЮЛ. Сумма налога перечисляется в бюджет по месту прежнего нахождения, если платеж производится до момента внесения в ЕГРЮЛ записи о смене места нахождения. После же появления такой записи налог нужно платить в бюджет по новому адресу. Это правило действует при перечислении как налога, так и любых авансовых платежей (как квартальных, так и ежемесячных, в том числе рассчитываемых по фактической прибыли).

Схожим образом обстоит ситуация и с декларациями по этим налогам. Порядки заполнения деклараций по налогу на прибыль, УСН и НДС содержат одинаковые положения о том, что в отчетности нужно указать КПП, который присвоен организации тем налоговым органом, в который представляется декларация. При этом КПП указывается согласно документу, подтверждающему постановку на учет организации в налоговом органе (см. п. 3.2 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль, утвержденного приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@, п. 18 Порядка заполнения декларации по НДС, утвержденного приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@, п. 3.2 Порядка заполнения декларации по УСН, утвержденного приказом ФНС России от 26.02.2016 № ММВ-7-3/99@).

Таким образом, правила представления декларации аналогичны правилам уплаты налога. Ведь постановка на учет зависит от даты внесения изменений в ЕГРЮЛ. Так что если декларация сдается до момента внесения записи в ЕГРЮЛ об изменении места нахождения юридического лица, то она направляется в прежнюю налоговую инспекцию с указанием действующего на этот момент КПП, присвоенного этой инспекцией. А все декларации, которые подаются после изменения сведений в ЕГРЮЛ, направляются уже в новую инспекцию с указанием присвоенного ей КПП. При этом не важно, к какому периоду относится декларация: до переезда или после. Единственное, на что еще нужно обратить внимание, — код ОКТМО.

Тут правила отличаются. В декларации по УСН есть специальные строки (030—060 раздела 1.1), где отражается факт смены места нахождения в течение года с указанием соответствующих кодов ОКТМО — текущего и предыдущего, действовавшего на момент перечисления налога (п. 4.2 Порядка заполнения декларации по УСН). А вот в декларациях по НДС и налогу на прибыль таких строк нет. В этих декларациях нужно указывать ОКТМО той территории, на которой осуществляется уплата налога (см. п. 34.1 Порядка заполнения декларации по НДС и п. 4.1.2 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль). А значит, если налог был уплачен до переезда, а декларация подается после, то нужно указать прежний ОКТМО.

Пример 1

Предположим, организация, применяющая ОСН, сменила адрес в июле 2017 г. (дата внесения записи в ЕГРЮЛ — 20.07.2017).

Налоговую декларацию по налогу на прибыль за полугодие компания должна была подать в прежнюю инспекцию, если делает это до 19.07.2017 включительно. А с 20 июля такая декларация должна представляться уже в налоговый орган по новому адресу с указанием соответствующих КПП и ОКТМО (п. 4.1.2 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль).

Аналогично и с декларацией по НДС. Декларация за II квартал должна быть подана в прежнюю ИФНС, если отправка происходит до 19.07.2017 включительно. А после этой даты декларация сдается в новую налоговую инспекцию с указанием ее КПП и ОКТМО (п. 34.1 Порядка заполнения декларации по НДС).

Отчетность по НДФЛ

В пункте 7 ст. 226 НК РФ сказано, что сумма налога, удержанная налоговым агентом, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. При этом налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Как видим, ключевым моментом, определяющим ИФНС, куда надо перечислить налог, является место нахождения организации. А значит, действует тот же принцип, что и у рассмотренных нами выше налогов: если срок перечисления (а он, напомним, установлен п. 6 ст. 226 НК РФ), наступает в период, когда по данным ЕГРЮЛ организация еще не переехала, то НДФЛ уходит в бюджет на реквизиты прежней инспекции. А если на дату наступления срока перечисления налога в ЕГРЮЛ числится уже новый адрес, то и налог перечисляется на соответствующие ему реквизиты. При этом суммы, уплаченные до переезда, не пропадут, так как после снятия компании с учета прежняя инспекция передаст в новый налоговый орган карточку расчетов с бюджетом налогового агента по соответствующему ОКТМО (письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

С порядком такой передачи карточек и связаны особенности представления отчетности по НДФЛ, к которой у налоговых агентов, напомним, относится ежеквартальный расчет по форме 6-НДФЛ и годовые справки по форме 2-НДФЛ. Обе эти формы предусматривают указание КПП и ОКТМО, которые меняются при переезде организации. Причем в новой налоговой карточке суммы НДФЛ, перечисленные по разным ОКТМО, не объединяются, что накладывает особенности на сдачу отчетности.

Эти особенности детально разобраны в письме ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@. В нем говорится, что налоговый агент, сменивший место нахождения, отчетность по НДФЛ сдает в налоговый орган по новому месту нахождения. Но при этом расчет по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ подаются отдельно за период до переезда и после с указанием ОКТМО по прежнему и по новому месту нахождения (за соответствующие периоды). То есть при переезде надо будет сдать два комплекта отчетности, в первый из которых включаются данные о доходах и налоге за период до переезда, а во второй — с момента постановки на учет по новому месту нахождения. При этом отличие состоит только в коде ОКТМО.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1.

Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие сдается в прежнюю или в новую инспекцию в зависимости от даты представления (до 19 июля — расчет должна получить прежняя ИФНС, а после — новая). При этом в нем указывается соответствующий инспекции, в которую сдается расчет, КПП и старый ОКТМО.

Когда же подойдет срок подачи расчета за девять месяцев 2017 г., необходимо будет представить в налоговую инспекцию по новому месту нахождения два расчета. При этом в первом из них будет указан ОКТМО по прежнему месту нахождения организации и отражены операции за период с 1 по 19 июля. А во втором будет указан ОКТМО по новому месту нахождения и отражены операции за период с 20 июля по 30 сентября.

Схожим образом оформляются и справки по форме 2-НДФЛ, которые организация будет подавать в новую инспекцию в 2018 г.: за период с 1 января по 19 июля доходы отражаются в одной справке (с прежним ОКТМО), а за период с 20 июля по 31 декабря — во второй (с новым ОКТМО).

Отчетность по cтраховым взносам

Согласно п. 11 ст. 431 НК РФ взносы перечисляются по месту нахождения организации. Значит, до момента смены адреса в ЕГРЮЛ взносы уплачиваются по прежнему месту нахождения, а после — по новому.

А вот с отчетностью на данный момент полной ясности нет. В соответствии с п. 5.2 Порядка заполнения расчета по страховым взносам (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) при заполнении поля «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, межселенной территории, населенного пункта, входящего в состав муниципального образования, на территории которого осуществляется уплата страховых взносов. Таким образом, исходя из буквального толкования Порядка заполнения расчета по страховым взносам, при переезде плательщику придется представить отдельные расчеты с разбивкой по кодам ОКТМО, на территории которых уплачивались страховые взносы. То есть получается, что в данном случае нужно действовать по аналогии с отчетностью по НДФЛ.

Будем надеяться, что в ближайшее время ФНС России или Минфин России разъяснят данный вопрос и снимут имеющуюся неопределенность.

Отчетность по региональным налогам

Начнем с налога на имущество организаций. Напомним, что согласно п. 3 ст. 383 НК РФ по месту нахождения организации налог платится в отношении имущества, находящегося на балансе организации. Но если на балансе есть объекты недвижимого имущества, в отношении которых налоговая база определяется как кадастровая стоимость, налог и авансовые платежи нужно уже перечислять в бюджет по месту нахождения таких объектов (п. 6 ст. 383 НК РФ). Точно так же нужно поступать и с объектами недвижимости, в отношении которых налог рассчитывается по среднегодовой стоимости, если эти объекты располагаются вне места нахождения компании (ст. 385 НК РФ). Наконец, в силу ст. 384 НК РФ организация, в состав которой входят обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи) в бюджет по местонахождению каждого из обособленных подразделений.

Из всего этого многообразия только в отношении налога, уплачиваемого в соответствии с п. 3 ст. 383 НК РФ (то есть по месту нахождения организации), действует то же самое правило, что и в отношении налога на прибыль (НДС, налога при УСН): место перечисления налога определяется по данным ЕГРЮЛ. Во всех остальных случаях переезд компании никак не влияет на место уплаты налога.

Сложнее обстоит ситуация с декларацией по налогу на имущество. Согласно п. 4.2 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на имущество (утвержден приказом ФНС России от 24.11.2011 № ММВ-7-11/895) в разделе 1 декларации по строке 010 указывается код по ОКТМО, по которому подлежит уплате сумма налога. Выходит, что если налог был уплачен по месту нахождения организации до переезда, а декларация подается после, то нужно указать старый ОКТМО.

Перейдем теперь к транспортному налогу. Здесь правила уплаты установлены п. 1 ст. 363 НК РФ. В этой норме сказано, что налог перечисляется в бюджет по месту нахождения транспортных средств. Местом нахождения транспортных средств (кроме водных и воздушных) на основании подп. 2 п. 5 ст. 83 НК РФ признается место нахождения организации или ее обособленного подразделения, по которому в соответствии с законодательством РФ зарегистрировано транспортное средство. В свою очередь, п. 24.3 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (утверждены приказом МВД России от 24.11.2008 № 1001) предусмотрено, что регистрация транспортных средств за юридическими лицами производится по месту нахождения юридических лиц, определяемому местом их государственной регистрации.

Вроде бы все просто: транспортные средства регистрируются за организациями по месту их нахождения. Соответственно, и налог надо платить там же. Это так, но есть один важный нюанс, вытекающий из правил налогового учета, установленных в ст. 83 НК РФ. Так, в п. 1 этой нормы сказано, что организация подлежит постановке на налоговый учет по месту нахождения принадлежащих ей транспортных средств. А проводится такая регистрация налоговиками самостоятельно на основании данных, поступающих из ГИБДД (п. 5 ст. 83 НК РФ).

Получается, что при изменении места нахождения компания перестает числиться в прежней ИФНС как налогоплательщик по месту нахождения, но продолжает находиться там на учете как владелец транспортного средства. Такой учет будет вести прежняя инспекция вплоть до получения из ГИБДД данных о снятии с регистрационного учета транспортных средств в связи с изменением места нахождения компании. Такой двойной учет означает, что формально организация должна уплачивать налог и отчитываться одновременно перед двумя налоговыми инспекциями: перед новой в силу прямого указания в ст. 363 НК РФ и перед прежней, так как до поступления данных из ГИБДД состоит в ней на учете по месту нахождения транспортных средств.

Ответ на вопрос о том, как же все-таки поступить, содержится в п. 5.1 Порядка заполнения декларации по транспортному налогу (утвержден приказом ФНС России от 05.12.2016 № ММВ-7-21/668@). В нем сказано, что в случае изменения места нахождения организации и снятия с учета в течение налогового периода транспортного средства на территории, подведомственной налоговому органу, по предыдущему месту нахождения организации, декларация представляется в налоговый орган по новому месту нахождения организации и регистрации транспортного средства. При этом раздел 2 декларации представляется по каждому ОКТМО, на территории которых зарегистрированы (были зарегистрированы) в налоговом периоде на налогоплательщика транспортные средства с учетом коэффициента владения транспортным средством, определяемого по коду строки 160 декларации.

Как видим, ФНС России в части отчетности не делает поправки на двойной учет налогоплательщика. Полагаем, что эту же логику можно применить и в части уплаты налога. Поэтому, на наш взгляд, нужно руководствоваться положениями ст. 363 НК РФ и с момента смены адреса в ЕГРЮЛ уплачивать налог (в том числе и за период до переезда) по новому месту нахождения. Подтверждает это и ст. 83 НК РФ, из положений п. 5 которой можно сделать вывод, что смена места нахождения организации влечет также и смену места нахождения транспортных средств для целей налогообложения. Без какой-либо зависимости от постановки на учет налогоплательщика по месту регистрации транспортных средств.