1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 6522

Электронная пропускная система в учете компании

Для контроля за соблюдением сотрудниками трудового распорядка сегодня многие компании используют электронную пропускную систему (система магнитных или электронных пропусков). Такая система одновременно служит и целям обеспечения безопасности офиса. Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на установку подобных систем с учетом последних изменений в налоговом законодательстве.

Что представляет собой электронная пропускная система

Электронная пропускная система (система контроля доступа) представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, который состоит из сервера, компьютерной программы и технических средств, соединенных посредством локальной сети.

В рамках использования такой системы офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

— ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели электронных пропусков (пластиковых карточек), с которых с помощью технических средств считывается информация. При положительном сравнении имеющихся данных, нанесенных на пластиковую карту, турникет разрешает доступ на территорию объекта;

— фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные направляются в специальную компьютерную программу, которая обеспечивает решение двух задач: отмечает фактическое время прихода и ухода работников и позволяет формировать соответствующие отчеты за конкретный период. В отчетах учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет, фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, отмечается причина отсутствия работника.

Важно!

Даже если в организации есть возможность использовать программное обеспечение для учета рабочего времени, работодатель не может отказаться от ведения табеля на бумаге.

Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником (ст. ТК РФ). В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13 (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудовой инспекцией (письмо Минтруда России от 24.05.2013 № 14-1-1061 (п. 3)).

Даже если электронные системы позволяют формировать табель по формам № Т-12 и Т-13, организации все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Бухгалтерский учет

Приобретенную систему контроля доступа предполагается использовать для производственных нужд организации на протяжении длительного времени (более 12 месяцев). Следовательно, данное оборудование удовлетворяет критериям, установленным п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, и после проведения необходимого монтажа будет включено в состав основных средств.

Оборудование, ввод которого в действие возможен только после сборки всех его частей и прикрепления к полу, в целях бухгалтерского учета является оборудованием, требующим монтажа. Поэтому при поступлении в организацию станок приходуется на счет 07 «Оборудование к установке» по фактической себестоимости, равной в данном случае его договорной стоимости (без учета НДС) (абз. 2, 3 п. 23 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, п. 2 ст. 346.11, подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

При передаче оборудования в монтаж его фактическая себестоимость списывается со счета 07 в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» (Инструкция по применению Плана счетов).

Объекты основных средств принимаются к учету по первоначальной стоимости.

Первоначальная стоимость объектов основных средств складывается из всех фактических затрат на приобретение (без учета возмещаемого налога — НДС) и доведение до состояния, пригодного для использования (п. 7, 8 ПБУ 6/01).

В данном случае первоначальная стоимость оборудования будет складываться из стоимости оборудования и стоимости его монтажа.

Далее стоимость объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01).

НДС

Организация имеет право уменьшить общую сумму НДС на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты.

После принятия на учет в составе оборудования к установке организация вправе произвести налоговый вычет сумм предъявленного ей НДС на основании выставленного счета-фактуры продавца (подп. 1 п. 2 ст. 171, абз. 1, 3 п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Сумму НДС, предъявленную при выполнении монтажных работ, организация принимает к вычету после подписания акта приемки-сдачи выполненных работ на основании соответствующего счета-фактуры (п. 6 ст. 171, п. п. 5, 1 ст. 172, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Для целей налогового учета смонтированное и введенное в эксплуатацию оборудование относится к амортизируемому имуществу и учитывается по первоначальной стоимости (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 9 ст. 258 НК РФ). При этом первоначальная стоимость объекта основных средств включает в себя цену его приобретения (без учета НДС) и стоимость монтажных работ (без учета НДС) (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ).

Далее, стоимость объекта основных средств погашается путем начисления амортизации в порядке, установленном ст. 258, 259 НК РФ.

Стоимость имущества менее 100 000 руб. можно учитывать в расходах единовременно при передаче в эксплуатацию или равномерно в течение срока его полезного использования по выбору организации. Выбранный способ учета следует закрепить в учетной политике (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Амортизация

Стоимость систем видеонаблюдения и контроля доступа списывается на расходы организации путем начисления амортизации.

Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01).

Соответственно начисление амортизации заканчивается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта либо списания его с учета (п. 22 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

Амортизационные отчисления по оборудованию признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. 5, 8, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).

В налоговом учете стоимость объектов основных средств погашается путем начисления амортизации в порядке, установленном ст. 258, 259 НК РФ.

Начисление амортизации по амортизируемому имуществу начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем его ввода в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ).

Амортизационные отчисления включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией, ежемесячно исходя из начисленной суммы (подп. 3 п. 2 ст. 253, п. 3 ст. 272 НК РФ).

Нормы амортизации определяются исходя из срока полезного использования объекта основных средств (ст. 258,259 НК РФ и раздел III ПБУ 6/01).

Этот срок устанавливается на дату ввода объекта в эксплуатацию в пределах сроков, установленных Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (далее — Классификация), утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1.

Классификация основных средств в 2017 г.

С 1 января 2017 г. вступило в силу постановление Правительства РФ от 07.07.2016 № 640 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. № 1».

Непосредственно в постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 внесены следующие изменения:

1. Признана утратившей силу норма о том, что Классификация может использоваться для целей бухгалтерского учета. С 1 января 2017 г. организация при принятии объекта основных средств в бухгалтерском учете его срок полезного использования будет устанавливать самостоятельно, руководствуясь только п. 20 ПБУ 6/01, п. 59 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н. Соответственно, с указанной даты срок полезного использования в бухгалтерском учете будет представлять собой ожидаемую (возможную) оценку срока использования данного объекта с учетом всех влияющих на него факторов (то есть с учетом ожидаемой производительности, режима эксплуатации, нормативных ограничений использования объекта и т.д.);

2. Классификация действует в новой редакции. Все основные средства, приведенные в Классификации, разбиты по кодам ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов).

Напомним, что до 31 декабря 2016 г. действовал Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 359.

С 1 января 2017 г. вместо него будет применяться Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст.

При этом Росстандартом утверждены Прямой и Обратный переходные ключи между редакциями ОК 013-94 и ОК 013-2014 (СНС 2008) Общероссийского классификатора основных фондов (приказ Росстандарта от 21.04.2016 № 458).

Если объект не поименован в Классификации

Если основное средство не поименовано ни в одной из амортизационных групп, предусмотренных в Классификации, организация устанавливает срок его полезного использования на основании рекомендаций завода-изготовителя или исходя из технических условий.

В соответствии с абз. 2 п. 1 постановления Правительства РФ № 1 указанная Классификация может использоваться для целей бухгалтерского учета.

Система контроля доступа непосредственно не указана непосредственно в Классификации. До 2017 г. ряд специалистов предлагал относить подобные системы к третьей амортизационной группе, где под номером 14 3322000 была указана «Фото- и киноаппаратура». Срок полезного использования основных средств, включенных в эту группу, — от 37 до 60 месяцев. В отмененном ныне Общероссийском классификаторе основных фондов ОК 013-94 этому номеру соответствовала большая группа объектов, в которой числилась аппаратура полигонная наблюдения, слежения, фото- и кинорегистрации (номер 14 3322162).

С 2017 г. в связи с введением в действие нового ОКОФ изменилась и Классификация. В ней поменялись не только коды, но и отдельные основные средства перенесены из одной амортизационной группы в другую. Соответственно, изменились и сроки их полезного использования объектов.

Так, вместо 14 3322000 используется 330.26.70 «Приборы оптические и фотографическое оборудование». При этом электронно-пропускная система все равно относится к третьей амортизационной группе.

Пример 1

Организация установила электронно-пропускную систему для входа на территорию предприятия. Стоимость оборудования — 106 200 руб., в том числе НДС 18% — 16 200 руб. На оплату работ по установке и монтажу оборудования организация затратила 35 400 руб., в том числе НДС 18% — 5400 руб. Амортизация по основным средствам начисляется линейным способом (методом). Срок полезного использования оборудования для целей бухгалтерского и налогового учета установлен равным 60 месяцам (код ОКОФ 330.26.70, третья амортизационная группа в соответствии с Классификацией).

Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления. Организация не использует право на амортизационную премию.

В этом случае сумма ежемесячных амортизационных отчислений по оборудованию составит 2000 руб. {[(106 200 руб. – 16 200 руб.) + (35 400 руб. – 5400 руб.)] : 60 мес.}.

В учете организации необходимо сделать следующие проводки:

В месяце получения оборудования от продавца:

Дебет 07 Кредит 60

— 90 000 руб. (106 200 руб. – 16 200 руб.) — принято к учету оборудование, требующее монтажа (Акт о приеме (поступлении) оборудования);

Дебет 19 Кредит 60

— 16 200 руб. — отражена сумма НДС по приобретенному оборудованию (на основании счета-фактуры);

Дебет 68 «НДС» Кредит 19

— 16 200 руб. — принят к вычету НДС по приобретенному оборудованию (на основании счета-фактуры);

Дебет 08 Кредит 07

— 90 000 руб. — отражена передача оборудования в монтаж.

В месяце проведения монтажных работ и ввода оборудования в эксплуатацию:

Дебет 08 Кредит 60

— 30 000 руб. (35 400 руб. – 5400 руб.) — отражена стоимость работ по монтажу оборудования (на основании акт приемки-сдачи выполненных работ);

Дебет 19 Кредит 60

— 5400 руб. — отражена сумма НДС по работам по монтажу оборудования (на основании счета-фактуры);

Дебет 68 Кредит 19

— 5400 руб. — принят к вычету НДС по работам по монтажу оборудования (на основании счета-фактуры);

Дебет 01 Кредит 08

— 120 000 руб. (90 000 + 30 000) — смонтированное и установленное оборудование принято к учету в составе объектов основных средств (основание — акт о приеме-передаче объекта основных средств, инвентарная карточка учета объекта основных средств).

Далее ежемесячно в течение 60 месяцев делается запись:

Дебет 20 Кредит 02

— 2000 руб. — начислена амортизация по оборудованию (основание — бухгалтерская справка-расчет).

Применение ПБУ 18/02

Если организация примет решение стоимость имущества менее 100 000 руб. учитывать в налоговых расходах единовременно при передаче системы контроля доступа в эксплуатацию, то возникает необходимость применения ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Пример 2

В январе 2017 г. организация установила электронно-пропускную систему для входа на территорию предприятия, относящеюся к третьей амортизационной группе, стоимостью 70 800 руб. (в том числе НДС — 10 800 руб.).

Установлен срок полезного использования 60 месяцев. Норма амортизации — 1,6666% (1/60).

Амортизация в бухгалтерском по нему начисляется, начиная с февраля 2017 г.

Первоначальная стоимость основного средства в бухгалтерском учете составила 60 000 руб. (70 800 – 10 800).

Ежемесячная сумма бухгалтерской амортизации начиная с февраля 2017 г. — 1000 руб. (60 000 руб. × 1,6666%).

В налоговом учете в январе 2017 г. учтена вся стоимость оборудования в размере 60 000 руб.

Таким образом, в бухгалтерском учете организации в январе 2017 г. расходов не будет, а в налоговом учете списывается вся стоимость оборудования. В связи с этим согласно п. 12, 15 ПБУ 18/02 в учете возникают налогооблагаемая временная разница (НВР) и соответствующее ей отложенное налоговое обязательство (ОНО), которое отражается по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Далее в соответствии с п. 18 ПБУ 18/02 по мере начисления амортизации происходит уменьшение возникшей НВР и соответствующего ей ОНО, поскольку сумма ежемесячных амортизационных отчислений, признается в бухгалтерском учете, а в налоговом учете расходов не будет. То есть на последнее число каждого месяца ОНО уменьшается, что отражается записью по дебету счета 77 и кредиту счета 68 (Инструкция по применению Плана счетов).

В учете организации необходимо сделать следующие проводки:

В январе 2017 г.:

Дебет 01 Кредит 08

— 60 000 руб. — принят к учету объект основных средств (акт о приеме-передаче объекта основных средств);

Дебет 68 Кредит 77

— 12 000 руб. — сформировано ОНО (60 000 х 20%) (основание — бухгалтерская справка-расчет).

Ежемесячно с февраля 2017 г. в течение срока использования основного средства (60 месяцев):

Дебет 20 (26) Кредит 02

— 1000 руб. — начислена амортизация по объекту основных средств (основание — бухгалтерская справка-расчет).

Дебет 77 Кредит 68

— 200 руб. — Уменьшено ОНО (1000 х 20%) (основание — бухгалтерская справка-расчет);

В результате указанных операций сальдо по счету 77 будет равно нулю, что подтверждает правильность проведенных расчетов и применения ПБУ 18/02.

Расходы по обслуживанию и текущему ремонту системы контроля доступа

При эксплуатации системы контроля доступа организация несет расходы по ее обслуживанию и текущему ремонту. Чаще всего для этих целей она заключает договоры со специализированными фирмами.

Бухгалтерский учет

Расходы на обслуживание и текущий ремонт системы контроля доступа являются расходами по обычным видам деятельности при условии, что эти основные средства используются в процессе производства и (или) реализации продукции, товаров, работ, услуг (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

При выполнении ремонта (как текущего, так и капитального) и работ по обслуживанию силами специализированной фирмой стоимость выполненных работ отражается по дебету счета 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы») в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на дату подписания акта приемки-сдачи выполненных работ (Инструкция по применению Плана счетов).

НДС

Сумму НДС, предъявленную специализированной фирмой, организация имеет право принять к вычету после принятия выполненных работ и при наличии счета-фактуры подрядчика (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Стоимость текущего ремонта и услуг по техническому обслуживанию системы контроля доступа включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ).

Расходы на модернизацию или реконструкцию установленной системы относятся на увеличение их первоначальной стоимости на основании п. 2 ст. 257 НК РФ.

Пример 3

Договорная стоимость выполненных работ по ремонту системы контроля доступа равна 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.).

В бухгалтерском учете организации, применяющей метод начисления в налоговом учете, расходы на ремонт следует отразить следующими проводками:

Дебет 20 (26) Кредит 60

— 50 000 руб. — Отражены затраты на ремонт (59 000 – 9000) (составляется акт приемки-сдачи выполненных работ);

Дебет 19 Кредит 60

— 9000 руб. — отражена сумма НДС выполненным работам (на основании счета-фактуры);

Дебет 68 Кредит 19

— 9000 руб. — принят к вычету НДС по работам по ремонту оборудования (на основании счета-фактуры);

Дебет 60 Кредит 51

— 59 000 руб. — произведены расчеты с исполнителем (операция подтверждена выпиской банка по расчетному счету).

Бухгалтерский и налоговый учет электронных пропусков

Бухгалтерский учет

Если правилами внутреннего распорядка предусмотрено, что проход на территорию организации осуществляется только по пропускам, то расходы по изготовлению пропусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99.

Приобретенная (изготовленная) карточка принимается к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов по фактической себестоимости, которой при приобретении (изготовлении) за плату признается сумма фактических затрат организации на приобретение (изготовление), за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (п. 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н).

Оприходование карточки может отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция по применению Плана счетов).

При передаче карточек работникам их стоимость списывается со счета 10, субсчет 10-9, в дебет счета 20 «Основное производство» или счета 26 «Общехозяйственные расходы» (Инструкция по применению Плана счетов).

С целью обеспечения контроля за сохранностью карточки ее стоимость при передаче работнику организация может принять на забалансовый учет по дополнительно вводимому забалансовому счету 012 «Карточки, переданные работникам» по фактической себестоимости приобретения (изготовления).

НДС

Сумма НДС, предъявленная изготовителем пропусков, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60.

Организация может принять к вычету предъявленную изготовителем карточки сумму НДС после принятия на учет приобретенной карточки и при наличии выставленного контрагентом счета-фактуры (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19.

Налог на прибыль организаций

Расходы организации по оплате услуг по изготовлению пропусков можно учесть в составе прочих расходов организации, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ): они обоснованны, документально подтверждены и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

При передаче работникам изготовленных карточек их стоимость учитывается в качестве материальных расходов, связанных с производством и реализацией, и признается косвенным расходом (подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 318, п. 2 ст. 318 НК РФ).

Пример 4

За изготовление пропусков организацией оплачено 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.).

В бухгалтерском учете затраты на изготовление пропусков и передачу их работникам следует отразить следующим образом:

Дебет 10-9 Кредит 60

— 5000 руб. — оприходованы пропуска (5900 руб. – 900 руб.) (составляется акт приемки-сдачи оказанных услуг и накладная);

Дебет 19 Кредит 60

— 9000 руб. — отражена сумма НДС по выполненным работам (на основании счета-фактуры);

Дебет 68 Кредит 19

— 9000 руб. — принят к вычету НДС по работам по изготовлению пропусков (на основании счета-фактуры);

Дебет 20 (26) Кредит 10-9

— 5000 руб. — списана стоимость пропусков, переданных работникам (основание — бухгалтерская справка-расчет);

Дебет 012

— 5000 руб. — пропуска приняты на забалансовый учет (основание — бухгалтерская справка-расчет);

Дебет 60 Кредит 51

— 5900 руб. — произведены расчеты с изготовителем пропуском (операция подтверждена выпиской банка по расчетному счету).