1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 14527

Когда запланировать отпуск, чтобы не потерять в деньгах

Как правило, работники, у которых есть дети, предпочитают использовать отпуск во время школьных каникул. Сотрудники, чья деятельность имеет сезонный характер, обычно отдыхают во время «мертвого сезона», когда обороты бизнеса снижаются. Бухгалтеры идут в отпуск после периода сдачи отчетности. Это все логично и оправданно. Но предлагаем рассмотреть этот вопрос с другой стороны. Если есть выбор, например, идти в отпуск в январе, июне или ноябре, когда при прочих равных условиях это будет выгоднее в материальном плане? Разберемся далее.

Вкратце о расчете отпускных

Вначале напомним основные правила расчета отпускных. Согласно ст. 139 ТК РФ на время отпуска за работником сохраняется средний заработок. Положение об особенностях его исчисления утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Положение). Отметим следующее. Отпуск устанавливается в календарных днях. Средний заработок рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Выплаты, которые учитываются при расчете среднего заработка, перечислены в п. 2 Положения. К ним относятся, в частности, заработная плата, премии и вознаграждения, предусмот­ренные системой оплаты труда. Выплаты, не учитываемые при расчете среднего заработка, перечислены в п. 3 Положения. К ним относятся, например, материальная помощь, оплата обучения, путевок, то есть выплаты социального характера, не предусмотренные системой оплаты труда. В пункте 5 Положения указаны исключаемые из расчета периоды. Соответственно, не учитываются при определении среднего заработка суммы, начисленные работникам за эти периоды.

Если расчетный период отработан полностью, то среднедневной заработок рассчитывается как частное от деления суммы выплат, включаемых в расчет, на 12 месяцев и на среднее количество календарных дней в месяце 29,3.

В ситуации, когда расчетный период отработан не полностью, сумма выплат делится на показатель, отражающий среднемесячное число календарных дней в отработанном периоде. Он вычисляется так. Рассчитывается число календарных дней в месяце, отработанном не полностью. Для этого среднемесячное число календарных дней 29,3 необходимо разделить на количество календарных дней в месяце и умножить на число календарных дней, приходящееся на отработанный период. Если месяц отработан полностью, количество дней в нем принимается равным 29,3. Затем нужно сложить полученные показатели по всем месяцам периода. Просуммировав их, можно получить среднемесячное число календарных дней в отработанном периоде.

К сведению

Согласно п. 15 Положения ежемесячные премии и вознаграждения учитываются при расчете среднего заработка по факту начисления. Правда, есть ограничение — не более одной выплаты за каждый показатель в каждом месяце расчетного периода. Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, учитываются также по факту начисления. При этом продолжительность периода, за который начислены премии, не должна превышать 12 месяцев. В противном случае премии и вознаграждения учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. Вознаграждения по итогам года и за выслугу лет, начисленные за предшествующий расчету календарный год, учитываются при определении среднего заработка в полном объеме, причем независимо от времени их начисления.

Таким образом, крупная премия за производственные результаты, начисленная в месяце перед отпуском, может существенно увеличить сумму отпускных. И если вы знаете, когда это планируется, выгодно будет использовать отпуск в месяце после начисления премии. Если же производственные премии имеют регулярный характер, то в расчет отпускных они войдут в любом случае.

Количество праздничных дней в месяце и сумма начислений

Напомним, что в соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Например, в самом «богатом» на праздники месяце январе, стоимость рабочего дня будет самой высокой по сравнению с другими месяцами (при пятидневной рабочей неделе в январе 2015 г. будет только 15 рабочих дней). Однако праздники будут только удлинять отпуск, но не учитываться при расчете отпускных выплат.

Нерабочими праздничными днями являются (ст. 112 ТК РФ):

— 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января — Новогодние каникулы;

— 7 января — Рождество Христово;

— 23 февраля — День защитника Отечества;

— 8 марта — Международный женский день;

— 1 мая — Праздник Весны и Труда;

— 9 мая — День Победы;

— 12 июня — День России;

— 4 ноября — День народного единства;

Один нюанс. 9 мая 2015 г. — нерабочий праздничный день, приходится на субботу. В случае, когда праздничный день совпадает с выходным днем, этот выходной день переносится на ближайший следующий за выходным рабочий день (ст. 112 ТК РФ). Значит, выходным днем будет 11 мая 2015 г. — понедельник. Однако переносу подлежат не сами праздничные дни, а выходные дни, которые «выпали» на праздники. А выходные дни включаются в количество календарных дней отпуска, то есть оплачиваются. Кроме того, перенос праздников не влияет на дату окончания отпуска. Предлагаем на примере выяснить, когда при прочих равных условиях выгоднее будет использовать отпуск: в январе, мае или августе 2015 г.

Пример 1

Иванова И.И. работает в организации на должности менеджера по закупкам. График — пятидневная рабочая неделя. Должностной оклад — 40 000 руб. В августе 2014 г. она находилась в ежегодном отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 4 по 31 авгус­та). Заработная плата за этот месяц, включаемая в расчет отпускных, составляет 1905 руб.

С 10 по 15 ноября 2014 г. включительно (то есть шесть календарных дней) Иванова И.И. находилась на больничном. За этот месяц ей было начислено 28 889 руб. (без учета пособия по временной нетрудоспособности).

Рассчитаем сумму отпускных в трех вариантах, если работница возьмет отпуск продолжительностью 14 календарных дней:

1) с 12 января 2015 г.;

2) с 5 мая 2015 г.;

3) с 3 августа 2015 г.

Дополнительные условия. Кроме августа и ноября 2014 г. все месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иных выплат, кроме должностного оклада, в пользу Ивановой И.И. в расчетном периоде не начислялось.

Вариант первый.

Иванова И.И. возьмет отпуск на 14 календарных дней с 12 января 2015 г.

Расчетным периодом будет время с января по декабрь 2014 г. включительно. Определим количество отработанных календарных дней в расчетном периоде. По условию, полностью были отработаны десять календарных месяцев. Количество дней в них будет 293 дн. (29,3 дн. х 10 мес.).

Вычислим количество отработанных календарных дней в не полностью отработанном августе 2014 г., получим 2,84 дн. [(29,3 дн. : : 31 дн. х (31 дн. – 28дн.)]. В ноябре 2014 г. количество отработанных календарных дней будет равно 23,44 дн. [29,3 дн. : 30 дн. х (30 дн. – 6 дн.)].

Общее количество отработанных календарных дней в расчетном периоде — 319,28 дн. (293 дн. + 2,84 дн. + 23,44 дн.). Сумма выплат за этот период, включаемых в расчет, составит 430 794 руб. (40 000 руб. х 10 мес. + 1905 руб. + 28 889 руб.). Среднедневной заработок для расчета отпускных будет равен 1349,27 руб. (430 794 руб. : 319,28 дн.).

Сумма отпускных — 18 890 руб. (1349,27 руб. х 14 дн.). При этом с учетом праздников Иванова И.И. будет отдыхать 25 календарных дней (с 1 по 25 января включительно). Так как рабочих дней у Ивановой И.И. в январе будет только пять (26—30 января), заработная плата за этот период ей будет начислена в размере 13 333 руб. (40 000 руб. : 15 дн. х 5 дн.). Общая сумма начислений за январь — 32 223 руб. (18 890 руб. + 13 333 руб.).

Вариант второй.

Иванова И.И. использует отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 5 мая 2015 г.

Расчетный период в данном случае будет с мая 2014 г. по апрель 2015 г. В этот период войдут десять календарных месяцев, отработанных полностью, а также август и ноябрь 2014 г., отработанные не полностью. Поэтому количество отработанных дней и сумма выплат, включаемых в расчет, будут те же, что и в первом варианте. Соответственно, среднедневной заработок и сумма отпускных за 14 дней отпуска получатся те же, что и в первом варианте.

Сумма отпускных — 18 890 руб. Отдыхать Иванова И.И. с учетом праздников будет 19 календарных дней (с 1 по 19 мая включительно). За оставшиеся в мае 8 рабочих дней Ивановой И.И. будет начислена заработная плата в сумме 17 778 руб. (40 000 руб. : 18 дн. х х 8 дн.). Общая сумма начислений за май — 36 668 руб. (18 890 руб. + 17 778 руб.).

Вариант третий.

Иванова И.И. возьмет отпуск на 14 календарных дней с 3 августа 2014 г.

Расчетный период будет с августа 2014 г. по июль 2015 г. включительно. Опять же в него войдут десять полностью отработанных месяцев и не полностью отработанные август и ноябрь 2014 г. Так как выплаты начислялись только исходя из должностного оклада, сумма отпускных будет та же — 18 890 руб.

Количество дней отдыха в этом варианте будет только 16 (14 дней отпуска и два дня выходных). Однако отработанных дней в отпускном месяце в данном случае будет больше. В августе 2015 г. Иванова И.И. должна будет отработать 11 рабочих дней. Поэтому ей начислят заработную плату в сумме 20 952 руб. (40 000 руб. : 21 дн. х 11 дн.). Общая сумма начислений за август будет равна 39 842 руб. (18 890 руб. + 20 952 руб.).

Сравнив полученные суммы общих начислений, можно сказать, что самый выгодный вариант — третий, когда в месяце отпуска нет праздничных дней. А взяв отпуск в январе, работница потеряет более 7000 руб. Однако в первом варианте будет самая длинная продолжительность отдыха.

К сведению

У работника может снизиться (например, перевод на нижеоплачиваемую работу) либо увеличиться оклад. Если оклады увеличены в целом по организации, то повышение будет учтено при определении среднего заработка даже в отношении выплат, начисленных до повышения с учетом п. 16 Положения. Если же оклад снижен или повышен только непосредственно работнику, в расчет отпускных включаются фактически начисленные суммы. Однако при планировании отпуска вряд ли можно предугадать, когда именно вам повысят оклад или понизят и вообще, изменится ли он в течение года. Если же вы точно знаете, что, например, в марте вас должны повысить в должности и, соответственно, увеличится оклад, то использовать отпуск, скажем, в феврале будет совершенно точно невыгодно. Отпускные увеличатся, если использовать отпуск как можно позже повышения по службе.

Делить на части или использовать полностью

Согласно ст. 115 ТК РФ общая минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Отметим, что количество частей, на которые можно разделить отпуск, если одна из них будет составлять 14 или более дней, не ограничено. «Дробление» отпуска (с учетом выходных дней либо с учетом только рабочих дней) может повлиять на общую сумму начислений в пользу работника.

Теперь решим, как выгоднее: использовать отпуск полностью или «дробить» на части. Конечно же, не каждый работодатель может позволить своим работником уйти в отпуск сразу на 28 календарных дней. Но разберемся, как будет выгоднее работнику в материальном плане при прочих равных условиях. Опять же, сразу перейдем к примеру.

Пример 2

Должностной оклад кладовщицы Сидоровой А.П. составляет 35 000 руб. в месяц. Она работает по графику пятидневной рабочей недели. Определим, как выгоднее будет взять отпуск работнице:

1) с 1 июня 2015 г. продолжительностью 28 календарных дней;

2) с 1 июня 2015 г. на 14 календарных дней и с 17 августа на 14 календарных дней.

Добавим, что период с июля по июнь 2014 г. отработан полностью. Иных выплат, кроме должностного оклада, Сидоровой А.П. начислено не было.

Вариант первый.

Отпуск начинается с 1 июня 2015 г. и длится 28 календарных дней.

Расчетный период будет с июня 2014 г. по май 2015 г. По условию, он отработан полностью. Сумма выплат, включаемых в расчет, — 420 000 руб. (35 000 руб. х 12 мес.). Среднедневной заработок будет равен 1194,54 руб. (420 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.). Сумма отпускных составит 33 447 руб. (1194,54 руб. х 28 дн.). Так как 12 июня — праздничный день, он в число дней отпуска не входит, значит, последний день отпуска будет 29 июня. В июне Сидорова А.П. должна отработать 1 день, за этот период ей начислят 1667 руб. (35 000 руб. : 21 дн. х 1 дн.). Общая сумма начислений за июнь будет равна 35 114 руб. (33 447 руб. + 1667 руб.). Сумма начислений за июнь и август (при условии полностью отработанного августа) — 70 114 руб. (35 114 руб. + 35 000 руб.).

Вариант второй.

Сидорова А.П. разделит отпуск на части: 14 календарных дней с 1 июня и 14 календарных дней с 17 августа.

Для первого отпуска расчетный период и соответственно среднедневной заработок будет тот же, что и в первом варианте. Сумма отпускных составит 16 724 руб. (1194,54 руб. х 14 дн.). С учетом праздника 12 июня, последний день отпуска Сидровой А. П. будет 15 июня. Так что в июне должно быть отработано еще 11 рабочих дней. Сумма начисленной заработной платы за этот период — 18 333 руб. (35 000 руб. : 21 дн. х 11 дн.). Общая сумма начислений за июнь — 35 057 руб. (16 724 руб. + 18 333 руб.).

Для второго отпуска (второй части) расчетный период будет с августа 2014 г. по июль 2015 г. В данном случае он отработан не полностью, так как Сидорова А.П. была в июне 14 календарных дней в отпуске. Рассчитаем количество отработанных календарных дней в июне, получим 15,63 дн. [29,3 дн. : 30 дн. х (30 дн. – 14 дн.)]. Общее количество календарных дней в отработанном периоде будет равно 337,93 дн. (29,3 дн. х 11 мес. + 15,63).

Сумма выплат, включаемых в расчет, — 403 333 руб. (35 000 руб. х х 11 мес. + 18 333 руб.). Среднедневной заработок — 1193,54 руб. (403 333 руб. : 337,93 руб.). Сумма отпускных за 14 дней отпуска в августе равна 16 710 руб. (1193,54 руб. х 14 дн.). За оставшиеся 11 отработанных дней в августе Сидоровой А.П. должны начислить 18 333 руб. (35 000 руб. : 21 дн. х 11 дн.). Общая сумма начислений в августе равна 35 043 (16 710 руб. + 18 333 руб.).

Всего за июль и август будет начислено 70 100 руб. (35 057 руб. + + 35 043 руб.).

Из примера видно, что деление отпуска на части, на сумму начислений в пользу работников влияет не сильно. Общая величина заработной платы за два месяца в двух вариантах оказалась практически одинаковой. Скорее всего, это получилось из-за того, что отпуск использовался в месяцах с одинаковым количеством рабочих дней (в июне и августе 2015 г. по графику пятидневной рабочей неделе будет по 21 рабочему дню). Если же использовать хотя бы частично отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней, то сумма начислений увеличится. Но об этом уже говорилось ранее.

Сейчас же предлагаем рассмотреть еще вот какой вопрос, связанный с дроблением отпуска на части. Как уже упоминалось работник вправе разделить отпуск на любые части, если одна из них будет не менее 14 календарных дней. Это подтверждают, в частности, специалисты Роструда (письмо от 17.07.2009 № 2143-6-1). Письмо вышло уже более пяти лет назад, но своей актуальности не потеряло.

По мнению Роструда, работодатель не имеет права самостоятельно регулировать порядок разделения отпуска на части. Это означает, что работодатель не может заставить работника обязательно включать в отпускной период выходные. Данный вопрос должен решаться исключительно по соглашению сторон. В то же время в специалисты Роструда не рекомендуют дробить отпуск на небольшие части, так как за короткий срок сложно полноценно отдохнуть и восстановить силы.

Таким образом, если хочет работник использовать отпуск на пять дней с понедельника по пятницу, работодатель запретить это не может. Поясним, в чем разница. Если работник трудится по графику пятидневной рабочей недели, и в случае, когда он берет отпуск на семь календарных дней с понедельника по воскресенье, и на пять календарных дней с понедельника по пятницу, его не будет на рабочем месте в течение всей недели. Ведь в субботу и воскресенье он отдыхает в любом случае. Только при отпуске в семь календарных дней оплачиваются еще и выходные, а если брать отпуск на пять дней, соответственно отпускные будут лишь за эти дни. То есть в первом случае сумма отпускных будет больше. Зато во втором случае останется два отпускных дня, которые можно использовать позднее и опять же получить за них отпускные. Причем отпуск два дня работник имеет право запланировать на четверг и пятницу, и соответственно с учетом выходных отдыхать четыре дня.

Соответственно работник вправе выбрать более предпочтительный вариант: больше дней отдыхать или получить больше денег. Предлагаем еще один пример.

Пример 3

Начальник отдела кадров Гаврилова И.В. работает по графику пятидневной рабочей недели. Она хотела бы использовать отпуск в первую неделю декабря 2014 г. Рассчитанный среднедневной заработок для начисления отпускных составил 1538,24 руб. Оклад работницы — 45 000 руб.

Рассчитаем сумму отпускных и начислений на основе оклада, если Гаврилова И.В.:

1) использует семь календарных дней отпуска с 1 по 7 декабря включительно;

2) возьмет отпуск на пять календарных дней с 1 по 5 декабря включительно.

В обоих вариантах Гаврилова И.В. отдыхает от работы с 1 по 7 декабря включительно. Но суммы начислений будут различны.

Вариант первый.

Сумма отпускных за семь календарных дней составит 10 768 руб. (1538,24 руб. х 7 дн.). За оставшиеся 18 рабочих дней в декабре Гавриловой И.В. должны начислить заработную плату в сумме 35 217 руб. (45 000 руб. : 23 дн. х 18 дн.). Общая сумма начислений — 45 985 руб. (10 768 руб. + 35 217 руб.).

Вариант второй.

За пять календарных дней отпуска Гавриловой И.В. начислят отпускные в сумме 7691 руб. (1538,24 руб. х 5 дн.). Сумма заработной платы за 18 рабочих дней в декабре будет та же, что и в первом варианте, — 35 217 руб. Общая сумма начислений составит 42 908 руб. (7691 руб. + 35 217 руб.).

Таким образом, взяв отпуск с понедельника по пятницу, Гаврилова И.В. потеряет чуть больше 3000 руб. Однако она сможет использовать оставшиеся два дня отпуска позднее, например в последние дни декабря перед Новым годом.

Подытожив вышесказанное, можно посоветовать следующее. Ежегодный оплачиваемый отпуск выгоднее планировать в месяце с наибольшим количеством рабочих дней, то есть с наименьшим количеством нерабочих праздников. А такие месяцы, как январь, февраль и май лучше отрабатывать полностью. Поэтому в 2015 г. в материальном плане выгоднее всего отдыхать в июле или декабре 2015 г., поскольку в этих месяцах по графику пятидневной рабочей недели 23 рабочих дня (больше, чем в других месяцах этого года). Если же взять отпуск в июле или декабре не получится по каким-то причинам, можно выбрать для отпуска апрель, сентябрь или октябрь. В этих месяцах в 2015 г. по графику пятидневной рабочей недели будет по 22 рабочих дня.

Что же касается дробления отпуска на части, то само по себе, на сумму начислений оно повлияет не сильно. Если же брать отпуск только на рабочие дни без выходных, сумма отпускных уменьшится, зато останутся дополнительные дни отпус­ка. И их можно использовать позднее, получив причитающиеся отпускные. При этом, конечно, не нужно забывать, что работодатели обычно не приветствуют ситуации, когда работник берет отпуск меньше чем на семь календарных дней. Но в соответствии с нормами законодательства отказать работникам в возможности делить отпуск на части по собственному усмотрению работодатели не имеют права.