1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Бумажная волокита, или Документационное обеспечение управления

Вот, казалось бы, бумажка бумажкой. Но написаны в ней на нужных местах нужные слова, стоят подписи и печати, и превращается такая бумажка в документ. А он тянет волоком руководителя к регулярному управлению по прописанным в нем правилам.

Любая бумажная работа и делопроизводство часто ассоциируются с «долгим ящиком», «зеленым сукном», косной бюрократией, крючкотворством. Кому нужна вся эта «канцелярия», когда все так быстро меняется и необходимо оперативно принимать решения? Все бумажки только тормозят дело. Но, как показывает опыт развития даже малого бизнеса, сегодня востребовано то, что называется «нормативной базой организации по документационному обеспечению управления» (ДОУ) —различного рода документы, регламентирующие внутреннюю жизнь и деятельность компании.

Такие документы, кроме того, помогают более полно и обоснованно оценивать результаты деятельности, выстроить бизнес-процессы и понять их как руководителям, так и сотрудникам, наладить взаимодействие структурных подразделений, избежать множества конфликтов и, если они возникают, управлять ими.

Нет худа без добра

Вот, что называется, случай из жизни.

Как-то потребовалось директору небольшой компании «Электронные офисные системы» («ЭОС») решить срочный вопрос со своими сотрудниками в будничный день около 11 часов пополудни. И выяснилось, что, кроме него, на рабочих местах практически никого нет, а где находятся и чем заняты отсутствующие — неизвестно. Более того, оказалось, что никто из них при этом не нарушил никаких правил, поскольку их не было в явной и детально прописанной форме.

«С этого времени, — рассказывает Владимир Баласанян, руководитель компании, — появился очень важный документ, который мы назвали Правилами внутреннего распорядка. В нем собирается вся информация, которую необходимо знать работнику: порядок приема/увольнения, режим работы на предприятии, порядок выполнения работ и поручений, порядок поощрения и наказания, порядок проведения аттестации и т. д. Каждый вновь принятый работник предприятия обязан ознакомиться с этими Правилами (и расписаться в этом!)».

Когда бизнес компании «ЭОС» начинался, в ней было всего 12 человек и необходимости в каких-то специальных регламентирующих внутреннюю жизнь документах директор не испытывал. Сегодня уже 100 работников трудятся в 12 подразделениях. Появился и документ, который позволил каждому работнику понять, как организована компания, какие функции выполняет каждое подразделение и каково его место в общей структуре. Постепенно он стал дополняться положениями о подразделениях и должностными инструкциями. Одновременно была введена практика ежедневной отчетности сотрудников по электронной почте.

Но одного такого функционально-структурного документа вскоре оказалось недостаточно. Чтобы коллектив людей работал четко и слаженно, необходимо иметь единые «правила игры», точно определенные и письменно зафиксированные. При этом важно, чтобы они были всем понятны. Требовать от людей исполнения бессмысленных правил невозможно, считает В.Баласанян.

Каждой бумажке свое место

«Правила игры», о которых выше шла речь, относятся к организационно-правовым документам, которые, в свою очередь, являются правовой основой деятельности организации.

— К этой группе документов, — рассказывает Екатерина Каменева, руководитель направления ДОУ и архивного дела компании «Термика», — относятся: учредительные документы (устав, учредительный договор, положение об организации), положения о структурных подразделениях и коллегиальном (совещательном) органе организации, а также регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

В обязательном порядке все они проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой вступления организационно-правового документа в силу является дата его утверждения.

Так, Положение о структурном подразделении определяет статус этого подразделения или его правовое положение, задачи подразделения, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.

Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения работ и их объема. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений. Например, Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете или Типовое положение о ведении рекламаций. Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при проведении различных конкурсов, рекламных и маркетинговых акций и других мероприятий.

Побудительными причинами для разработки такого рода документов могут быть необходимость делегирования и разграничения полномочий подразделений и их начальников, а также установление персональной ответственности за выполнение отдельных видов работ.

Положение о структурном подразделении

Документ с таким названием предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого подразделения. На его основе составляются штатное расписание данного подразделения и должностные инструкции работников, организуется повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций. Обычно Положение о структурном подразделении состоит из нескольких разделов и содержит следующие сведения.

«Общие положения» — точное название подразделения, его место в организационной структуре, степень самостоятельности, в чьем непосредственно подчинении находится, кто руководит, перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.

«Задачи» — формулировка основных задач подразделения, обеспечивающих его эффективный вклад в деятельность организации в целом.

«Структура» — перечень внутренних частей, входящих в подразделение (группа, бригада, лаборатория), порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.

«Функции» — четко сформулированная характеристика деятельности подразделения на основе глубокого изучения деятельности организации в целом и необходимости распределения всего объема работ. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.

«Права» — перечень прав руководителя и других должностных лиц подразделения, необходимых для реализации возложенных функций. Следует выделить специальные права, если подразделение наделено ими (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т. п.). В этом разделе важно отразить соответствие прав действующему законодательству, а также документам, регламентирующим внутреннюю деятельность организации.

«Взаимоотношения и связи с другими подразделениями» — взаимные обязательства, характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), порядок ее обработки, а также наименования документов, периодичность их представления, наименования подразделений, которые предоставляют и получают данную информацию.

«Ответственность» — перечень основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, достоверность документации, подготавливаемой подразделением, правильность применения тех или иных инструкций, положений и т. п., рациональную организацию труда исполнителей, состояние трудовой дисциплины и работу с кадрами.

Положение, подписанное руководителем подразделения, передается на согласование руководителям техподразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе.

Бдительное око

В большинстве организаций к созданию внутренней нормативной базы подходят практически. Разработка документов отнимает много времени высококвалифицированных специалистов и таким образом обходится в копеечку. Поэтому только веские причины могут заставить заняться этой работой.

Но для организаций, действующих в жестко регулируемых областях экономики, в первую очередь в кредитно-финансовой сфере, к такого рода документации предъявляют свои требования контролирующие органы.

Так, в апреле 2005 года два федеральных контролирующих органа своими нормативными документами ввели фактически в обязанность иметь положения о ряде структурных подразделений. Банк России требует представить их при проведении проверки деятельности кредитной организации, а Федеральная служба по финансовым рынкам без них просто не выдаст лицензию на осуществление профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг.

Наталья Храмцовская, член Гильдии управляющих документацией, считает, что появление такого рода требований в документах, издаваемых контролирующими органами, дает недвусмысленный ответ на вопрос: нужно или нет заниматься разработкой внутренних нормативных документов?

Как с этим не согласиться?

К сведению

Положение о структурном подразделении — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и взаимодействие между ними.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Обязательными реквизитами Положения о структурных подразделениях (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) являются наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ подписывается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

К сведению

Список обязательных документов, необходимых для документационного обеспечения управления персоналом, а также предъявляемых при проведении комплексной проверки Рострудинспекцией трудового законодательства РФ на предприятии:

✔ Структура и штатное расписание предприятия;

✔ Правила внутреннего трудового распорядка;

✔ Положение о персонале;

✔ Положение о кадровой службе;

✔ номенклатура дел кадровой службы;

✔ Положения о структурных подразделениях;

✔ должностные инструкции;

✔ Положение об аттестационной комиссии;

✔ личные дела сотрудников;

✔ личные дела уволенных;

✔ приказы по личному составу и отпускам;

✔ приказы по основной деятельности;

✔ трудовые договоры;

✔ книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

✔ книга регистрации приказов по личному составу, отпускам;

✔ трудовые книжки;

✔ личные карточки формы Т-2;

✔ договоры о материальной ответственности;

✔ перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;

✔ табели учета рабочего времени;

✔ листки временной нетрудоспособности и др.