В современных условиях командировки стали неотъемлемой составляющей работы многих предприятий, причем оформление командировок обладает своей спецификой. В интересах читателей рассмотрим актуальные изменения правового регулирования командировок, документального оформления расходов, составления подтверждающих документов для правильного отражения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Еще в 2006 г. Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ были внесены дополнения в ст. 166 ТК РФ, согласно которым Правительство РФ было наделено правом устанавливать особенности направления работников в служебные командировки. Данная норма предполагала принятие Правительством РФ специального постановления, которое должно было заменить Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), продолжавшую действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Но своими полномочиями Правительство РФ воспользовалось, только приняв Постановление от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
Понятие командировки
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Из этого определения и с учетом Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках, Положение), можно сделать следующие выводы.
1. В командировку могут быть направлены только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Данное правило распространяется и на работников, работающих по совместительству (п. 9 Положения).
2. Необходимо наличие письменного распоряжения работодателя.
3. Должна быть установлена длительность (сроки) служебной поездки.
4. В командировку сотрудника можно направить только для выполнения служебного задания.
5. Командировкой признается поездка вне места постоянной работы. Учитывая, что в Положении под местом постоянной работы понимается место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором, поездка работника по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения).
Кроме того, хочется обратить внимание на то, что нормы Трудового кодекса РФ и Положения о командировках регулируют порядок направления работников в командировки не только на территории Российской Федерации, но и на территории иностранных государств.
Вместе с тем служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Кроме того, не является командировкой направление работника на обучение в целях повышения квалификации с отрывом от производства (Письмо Минфина России от 07.08.2003 N 04-04-06/154).
Сроки командировки
Вопрос о том, сколько работник может находиться в командировке, уже давно вызывал противоречивые мнения. Ведь от ответа на него зависит, за сколько дней сотруднику можно будет выплатить суточные, а также компенсировать расходы на наем жилья.
Дело в том, что согласно п. 4 Инструкции N 62 командировка не могла длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути. Минфин России в Письме от 12.01.2007 N 03-04-06-01/1 указал: установление ограничения длительности командировки связано с тем, что нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, приводит к невозможности исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре, поскольку фактически свои трудовые обязанности работник исполняет в месте командирования. В этом случае, если срок нахождения работника в командировке превысит установленный нормативными документами период, такой работник не может считаться находящимся в командировке.
Однако Трудовой кодекс РФ не предусматривает минимальные или максимальные сроки направления работника в командировку. Кроме того, в ТК РФ не указано, что при определении срока командировки надо руководствоваться какими-либо другими нормативными актами.
Данная проблема теперь решена: согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Таким образом, на сегодняшний день законодательство не ограничивает время нахождения в командировке по срокам. Главное, чтобы работник действительно выполнял именно служебное задание, а не свои трудовые обязанности.
Документы для оформления командировки
Документальное оформление служебной командировки производится в соответствии с формами, установленными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", с учетом норм Положения о командировках.
В соответствии с указанными нормативными документами направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:
а) распоряжением о направлении работника в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляют одного работника) или N Т-9а (если в командировку направляют нескольких работников);
б) служебным заданием, в котором руководителем командирующей организации определяется цель командировки работника;
в) командировочным удостоверением (форма N Т-10), подтверждающим срок пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
До принятия Положения о командировках вопрос о необходимости одновременного оформления приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения был дискуссионным, поскольку, по сути, оба документа являются распоряжением руководителя и указывают цель командировки.
Так, Минфин России в Письме от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 отметил, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются документами, которые подтверждают производственный характер поездки и определяют ее продолжительность. Организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдаваемое ему командировочное удостоверение, так как параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным.
В Письме от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 Минфина России указано: отметки о выбытии и прибытии в место назначения проставляются только в командировочном удостоверении, приказ этих сведений не содержит, значит, служить доказательством размера расходов не может, поэтому оформлять командировочное удостоверение следует обязательно.
Спорным был также вопрос о необходимости оформления командировочного удостоверения при однодневной командировке. В Письме Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60 разъяснено: командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Раньше Инструкция N 62 четкого ответа на данный вопрос не давала.
Теперь эти проблемы разрешены. Единственное исключение, когда командировочное удостоверение не оформляется, установлено п. п. 7, 15 и 19 Положения о командировках: при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении Государственной границы. При этом даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
В остальных случаях командировочное удостоверение, оформленное в одном экземпляре и подписанное работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Эти отметки делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагаются:
командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Данное требование прописано в п. 26 Положения о командировках.
Гарантии при направлении работников в служебные командировки
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Он исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 ТК РФ.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
В случае направления в служебную командировку работодатель в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Теперь подробно рассмотрим порядок и размеры возмещения работодателем командировочных расходов.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику, необходимо руководствоваться п. п. 11, 17 Положения о командировках.
Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При расчете суточных следует учитывать, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Следует отметить, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются в иностранной валюте в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле":
а) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При этом при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При начислении суточных необходимо иметь в виду следующее. Федеральным законом от 24.07.2007 N 216-ФЗ установлено, что с 1 января 2008 г. суточные за каждый день нахождения в командировке в размере более 700 руб. в день - на территории РФ и в размере более 2500 руб. в день - за границей облагаются НДФЛ.
Расходы, которые попадают под определение расходов по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, перечислены в п. 12 Положения о командировках. Этот перечень включает в себя расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Данный перечень распространяется на командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств (п. 22 Положения о командировках).
Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ, а также по найму жилого помещения на территории иностранных государств возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом и при подтверждении соответствующими документами (п. п. 11, 14 и 21 Положения о командировках).
Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы.
Все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома (ст. 168 ТК РФ). При этом согласно п. 24 Положения о командировках возмещение иных расходов осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Если после прочтения данной статьи у вас еще остались вопросы по командировкам, то адресовать их следует Министерству здравоохранения и социального развития РФ. Именно этому органу в соответствии с п. 2 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 поручено давать разъяснения по вопросам, связанным с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки.