1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 8679

Как заменить временно отсутствующего сотрудника

Штатный работник может временно отсутствовать, но за ним по трудовому законодательству сохраняется место работы и должность. В подобной ситуации сотрудника нужно заменить. Как выбрать способ такой замены и как ее документально оформить?

Работодатель может сам санкционировать временное отсутствие работников, предоставив им очередные отпуска или направив в командировку, на курсы повышения квалификации, медосмотр и т.п. Работники могут отсутствовать и по причинам, не зависящим ни от кого, например из-за болезни. Чтобы подобные факты не сказались негативно на производственном процессе, работодатель вправе заменить отсутствующих работников, воспользовавшись одним из трех способов, предлагаемых трудовым законодательством:

  • временно перевести одного из работников на должность отсутствующего;
  • возложить на работника обязанности временно отсутствующего без освобождения от основной работы (совмещение);
  • заключить срочный трудовой договор на условиях совместительства.

Временный перевод на другую работу

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до года, а когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, — до выхода этого сотрудника на работу (ст. 72.2 ТК РФ). Если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена работнику, а он не потребовал предоставить ее и продолжает трудиться на новом месте, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Трудовой кодекс предусматривает лишь несколько ситуаций, когда перевод осуществляется без согласия сотрудника на срок до месяца на работу, не обусловленную трудовым договором, у того же работодателя, в том числе при замещении временно отсутствующего работника. Такой перевод допускается, если простой или необходимость предотвращения уничтожения/порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными обстоятельствами (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части).

Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, возможен только с письменного согласия работника.

Совмещение

Работодатель может поручить сотруднику в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, например, при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. В подобной ситуации также требуется письменное согласие сотрудника, на которого возлагаются дополнительные обязанности (ст. 60.1 ТК РФ). То есть срок, в течение которого будет выполняться работа на условиях совмещения, ее содержание и объем работодатель устанавливает с письменного согласия работника.

Подчеркнем, что при совмещении временную дополнительную работу работник выполняет в основное рабочее время, а не сверх него, как при совместительстве. В этом случае отдельный трудовой договор не заключается, достаточно приказа. Условия совмещения и размер доплаты прописывают в соглашении к трудовому договору.

Отметим, что трудовое законодательство не содержит ограничений по размеру доплаты за совмещение. Этот вопрос решается по соглашению между работником и руководством компании. Естественно, оплата должна соответствовать фактически выполняемому объему работы в рамках совмещения с учетом того, что работник в первую очередь должен сделать работу по основной должности.

Совместительство

Обычно совместителей привлекают в случае длительного отсутствия работника (например, отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, временная нетрудоспособность, требующая госпитализации и продолжительного лечения). Такую форму организации труда можно применить с использованием внутренних трудовых ресурсов (внутреннее совместительство) или взять на работу совместителя из другой организации (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ).

Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Прежде чем принять сотрудника на работу по совместительству, необходимо уточнить, нет ли для него запретов и ограничений, связанных с выполнением данной работы. Так, исключено совместительство для лиц в возрасте до 18 лет, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Ограничения для совместительства предусмотрены не только трудовым законодательством (в частности, руководители организации могут работать по совместительству у другого работодателя лишь с разрешения уполномоченного органа юридического лица), но и специальными законами. Например, госслужащему запрещено участвовать на платной основе в деятельности органа управления коммерческой организацией, за исключением некоторых случаев (ст. 17 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Особенности при выполнении работы по совместительству существуют и для педагогических, медицинских, фармацевтических работников, работников культуры (постановления Правительства РФ от 04.04.2003 № 197 и Минтруда России от 30.06.2003 № 41).

Важный момент: запись, что работа выполняется на условиях совместительства (ч. 4 ст. 282 ТК РФ), обязательна в трудовом договоре.

Продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может трудиться как совместитель полный рабочий день.

В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников.

Например, если при нормальной продолжительности рабочего времени норма для данной категории работников составляет 40 часов (что и будет в данном случае являться учетным периодом), то продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать 20 часов в неделю.

Нередко понятия «совмещение» и «совместительство» путают. Подчеркнем, что работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время (независимо от того, внутреннее совместительство или внешнее). При совмещении работа осуществляется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) и всегда у одного и того же работодателя. В этом случае важно, чтобы основная работа была выполнена полностью.

В соответствии со ст. 283 ТК РФ при приеме на работу на условиях совместительства работник обязан предъявить:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ об образовании, профессиональной подготовке в случае, если предстоящая работа требует специальных знаний (или надлежаще заверенные копии таких документов);
  • справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если работник принимается на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

Перечисленные документы необходимо потребовать не только от внешнего, но и от внутреннего совместителя. Это объясняется тем, что хотя копии документов и находятся в кадровой службе, но сведения о работнике могли измениться.

Процедура оформления на работу сотрудника на условиях совместительства такая же, как и при принятии его на основную работу. Трудовой договор с совместителем заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается на хранение работнику, а другой с отметкой работника «Второй экземпляр трудового договора получил на руки» хранится у работодателя.

Как оформить замещение

Чтобы возложить на сотрудника должностные обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, оформляют приказ по организации. Унифицированной формы такого приказа нет. Поэтому кадровая служба организации составляет его самостоятельно. В приказе необходимо указать, по какой должности на работника возлагается исполнение обязанностей, фамилию, имя и отчество отсутствующего работника, размер доплаты за совмещение.

В то же время необходимость издавать отдельные приказы о замещении возникает, только если отсутствие работника не санкционировано работодателем (например, нужно срочно заменить работника, отсутствующего по невыясненным причинам) или специально не оформляется работодателем (в случае временной нетрудоспособности отдельный приказ о направлении работника на лечение не издается).

Во всех иных случаях вопрос замещения решают в приказах о командировке/о предоставлении отпуска: первое распоряжение касается направления работника в командировку/предоставления отпуска, второе — возложения обязанностей этого работника на другого сотрудника организации. Оба работника знакомятся с таким приказом под расписку, его копия помещается в личное дело работника, направляемого в командировку/отпуск, а для личного дела временно исполняющего обязанности работника готовится выписка из приказа — в части распоряжения о возложении обязанностей отсутствующего работника.

Кто заменит руководителя

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации. Как правило, его обязанности возлагаются на штатного заместителя (если такая должность предусмотрена в штатном расписании) или иного работника. Когда штатных заместителей несколько, обязанности руководителя организации возлагают на первого зама. Если такой должности в штатном расписании нет, обязанности отсутствующего шефа исполняет один из заместителей по ключевому направлению деятельности. Например, в торговой или сервисной компании — заместитель по коммерческим вопросам, в производственной — заместитель по производству, главный инженер.

Чтобы обеспечить непрерывный процесс управления организацией, лучше подстраховаться и на стадии подготовки штатного расписания разработать схему замещения руководящих работников (заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, главных специалистов, других служащих, относящихся к категории «руководитель»).

Такую схему утверждают в приказе о распределении обязанностей между руководящими работниками. В этом документе решается вопрос распределения направлений (участков) управления организаций за конкретными руководящими работниками и взаимного замещения этими работниками друг друга. (С образцом приказа о распределении обязанностей между заместителями и образцом приказа о временном замещении можно ознакомиться в журнале «Новая бухгалтерия», 2011, № 9. — Примеч. ред.)


Правовые последствия неадекватной замены

Ответственность руководителя организации высока, а законодательное регулирование ситуаций, связанных с замещением такого руководителя в период его отсутствия, скудное. На практике из-за правовых последствий решений, принятых другими лицами в отсутствие руководителя организации, возникают споры. Иными словами, компания, в которой обязанности первого лица выполняют работники, не являющиеся его штатными заместителями, может столкнуться с правовыми рисками (оспаривание сделок, решений, признание документов не имеющими юридической силы). Поэтому очень важно регламентировать вопросы, связанные с назначением исполняющего обязанности руководителя организации, на уровне учредительных документов. Это позволит избежать неблагоприятных последствий при неконтролируемом исполнении обязанностей единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора, президента и т.п.). Подробнее об этом — в одном из следующих номеров.

Что касается штатных заместителей или помощников руководителя организации (структурного подразделения), исполнение ими обязанностей руководителя во время его отсутствия не требует дополнительного оформления, ведь речь идет об их трудовой функции. Отметим, что штатный заместитель приступает к исполнению обязанностей руководителя только в его отсутствие.

Штатным заместителям, помощникам руководителя и другим работникам, на которых возлагаются обязанности временно отсутствующего руководящего лица, работодатель должен выплатить разность между фактическим окладом и окладом руководителя. Такой позиции придерживается Верховный суд РФ (Определение от 18.04.2002 № ГКПИ2002-487). По мнению суда, сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем или помощником (при отсутствии штатного заместителя) отсутствующего работника, а также главным инженером работы в период отсутствия замещаемого работника намного выше, чем в период, когда эти сотрудники выполняют работу при работающем руководителе. То есть оплата должна соответствовать количеству и сложности выполняемой работы. Напомним, что ВС РФ в названном Определении фактически снял запрет на выплату разницы в окладах, установленный разъяснением «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 № 30/391, признав соответствующую норму недействующей.

1 Утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 № 820/39

К сведению

Некоторые виды работ для педагогических и медицинских работников не считаются совместительством и не требуют оформления трудового договора, например:

а) литературная работа, в том числе работа по редактированию, переводу и рецензированию отдельных произведений;

б) проведение медицинской, технической, бухгалтерской и иной экспертизы с разовой оплатой;

в) педагогическая работа на условиях почасовой оплаты в объеме не более 300 часов в год;

г) консультирование высококвалифицированными специалистами в объеме не более 300 часов в год;

д) осуществление работниками, не состоящими в штате учреждения (организации), руководства аспирантами и докторантами, а также заведование кафедрой, руководство факультетом образовательного учреждения с дополнительной оплатой;

е) педагогическая работа в одном и том же учреждении начального или среднего профессионального образования, в дошкольном образовательном учреждении, в образовательном учреждении общего образования, учреждении дополнительного образования детей и ином детском учреждении с дополнительной оплатой;

ж) работа по организации и проведению экскурсий на условиях почасовой или сдельной оплаты без занятия штатной должности.