Более трети компаний на российском рынке использует различные системы и инструменты для автоматизации подбора персонала. Внедрение технологий помогает сократить рутинные операции и повысить эффективность работы кадровой службы. Про свой опыт автоматизации бизнес-процессов, улучшения производительности и снижения издержек рассказывает Игорь Бессараб, QA Lead IW Group.
«Работай с нами, работай как мы, работай вместо нас!» Для чего еще нужны развитые технологии как не для облегчения жизни сотрудников. Мы живем в прекрасное время, когда компьютер помещается в карман или даже на запястье, но при этом большинство рутинных процессов остаются на уровне ручного труда. А так быть явно не должно. Всем известно, что счастливый работник работает лучше. Дело за малым – сделать сотрудника счастливым. А для этого надо забрать все, что его расстраивает, плюс разгрузить HR отдел, чтобы они лучше могли контролировать уровень счастья у сотрудников.
Мы все привыкли, что даже на самой любимой работе есть процессы, которые не приносят удовольствие: отчеты, документация, ведение кучи разных календарей, контроль за выполнением задач, одним словом – рутина. При этом такие процессы, зачастую, заскриптованы, то есть представляют за собой практически постоянный алгоритм действий. И мы подумали, что хорошо бы действительно сделать это скриптами и передать это на выполнение какой-нибудь автоматизированной системе. И в этой статье я постараюсь поделиться нашим опытом автоматизации бизнес-процессов в IT-компании. Что-то уже сделано, что-то в планах на ближайшее время.
Наше «дано»:
- активно растущая IT-компания 100+ человек;
- максимальный тариф в Битрикс 24;
- основной канал связи – телеграм.
Итак, первые процессы, которые легли под нож автоматизации – процессы HR-отдела. Когда компания была меньше, было намного легче следить за всеми активностями, через которые должны проходить сотрудники. Но тут компания выросла, а наш HR отдел – не очень. Поэтому за основу мы взяли битрикс и сформировали две новые канбан доски. Одна отвечала за подбор и прием сотрудников на работу, вторая за тех, кто уже работает.
Доска подбора
Подбор занимает много времени прежде всего, потому что надо многое держать в голове: кого ищем, кого пособеседовали, кто еще ждет, кто подошел, а кто нет… ну и сами собеседования, само собой, тоже отнимают немало времени. Но если собеседования остаются на сотрудниках, то все остальное мы распределили по доске. Если наша компания начинает искать сотрудника, то кандидаты попадают в таблицу. Есть возможность автоматически подтягивать данные с НН. Все данные по кандидату формируются в карточки и позволяют наглядно видеть его заявленный уровень, специальность и всевозможную дополнительную информацию, не проваливаясь в саму карточку.
Каждый кандидат продвигается по доске с прохождением каждого собеседования (HR, техническое, финальное) с присвоением числового рейтинга. Если рейтинг на одном из собеседований ниже определенной планки, кандидат автоматически отсеивается и не попадает на следующий этап. Заканчивается доска таким приятным столбцом «Оффер». Если кандидат его отклоняет, его данные автоматически переходят в кадровый резерв. Если оффер принят, то кандидат переходит на новый статус и автоматически на новую доску.
Доска сотрудников
То самое место, которое уравняет и вновь прибывших и старожилов компании. Так как у каждого сотрудника за год набегает до шести важных активностей, которые инициирует HR отдел, было важно предусмотреть, чтобы нашим HR не нужно было все это держать в голове. Поэтому, когда у сотрудника подходит время ревью или отпуска, его карточка перемещается по доске в графу “В работе” с проставлением соответствующего тега. Все причастные к процессу получают уведомления в телеграм с согласованием дат. В случае ревью, дата следующего ревью пересчитается автоматически. Если сотрудник уходит в отпуск, то на весь период отпуска его карточка переедет в соответствующую графу.
HR отдел разгрузили, следующим на очереди было командное планирование. Каждую неделю наши менеджеры заполняли отчет по командам, где кто из сотрудников был задействован. При этом тратилось много времени на переговоры о временном перемещении сотрудников с проекта на проект. Эту рутину мы тоже убирали с помощью Битрикса.
Доска проектного планирования
Для проектного планирования мы также создали свой вариант канбан доски, где каждый проект занимал свой столбец. При начале нового проекта ПМ мог набрать людей из свободных сотрудников или перетянуть с других проектов. Если карточка сотрудника перетягивается с проекта на проект необходимо указывать вид перехода:
- Постоянная - сотрудник переходит на новый проект на постоянной основе.
- Временная - нужно будет указать на какой период сотрудник переходит на другой проект.
- Разовая – указываются конкретные задачи. Период времени укажет сам сотрудник после оценки задач.
- Совмещение - если сотрудник будет совмещать несколько проектов. В таком случае указывается соотношение по времени на проектах и приоритетный проект.
- Овертайм – если сотрудник согласен овертаймить, часы будут считаться по-другому.
При любых манипуляциях с карточками сотрудников запускается система оповещения. Все заинтересованные лица будут уведомлены и должны согласовать запущенный процесс начиная с самого сотрудника.
На этой же доске любой ПМ может создать кадровую потребность - обозначить кого им не хватает для счастья всей команды. Если в течении 3-х дней эта потребность не будет закрыта сотрудником компании, то соответствующая карточка автоматически будет создана на доске подбора в HR отделе.
Еще одна важная функция доски проектного планирования - формирования всех возможных отчетов. Тут мы вообще себя не сдерживали и ввели контроль по всем доступным метрикам. Бухгалтерия и топ-менеджмент теперь не требуют отчетов, а просто формируют их самостоятельно в два клика.
В ближайших планах у нас доработка телеграм бота на создание рабочих чатов с последующим удалением их по завершению проекта. То есть если на доске создается проект бот будет автоматически создавать группу, разбивать ее на комнаты и автоматически добавлять людей в соответствии с карточками сотрудников в столбце проекта. А когда проект завершится, все группы будут сохранены в архив и скрыты у сотрудников.
Также планируются доработки CRM и автоматизация процессов отдела продаж. Добавление в систему инвентаризации и автоматизация закупки девайсов для сотрудников. И, чтобы идти в ногу со временем, добавления во все вышеописанное нейросети. Главной задачей для нейросети будет анализ кандидатов и создания более точной выборки по заданным параметрам, а также оптимизация формирования команд исходя из скиллов и статистики каждого сотрудника. Также нейросеть сможет быстрее определять оптимальные тестовые девайсы для закупки, в зависимости от специфики проекта и исходя из анализа целевой аудитории.
Комментарии
- Расскажите об опыте автоматизации HR-процессов в вашей компании
Юлия Лиханова, руководитель отдела по поиску, подбору и адаптации персонала фармкомпании Renewal
Фармкомпания Renewal уже 26 лет на рынке и за это время у нас было немало изменений. За годы мы автоматизировали не только производственные процессы, но и работу кадровой службы.
Грамотная и современная автоматизация, конечно, упрощает решение вопросов по подбору персонала. Мы используем специальную внутреннюю программу, где заполняется заявка на поиск нового сотрудника — там же отображается количество свободных мест в штатном расписании. Заявки автоматически попадают ко мне, а я уже назначаю ответственного HR-специалиста, опираясь на его нагрузку.
Далее вся работа по подбору персонала, начиная с размещения вакансий, ведется в системе Хантфлоу. Функционал программы включает возможности размещать вакансии на всех используемых нами поисковых сайтах, загружать за пару минут из разных источников резюме и отсеивать их дубликаты. Кроме того, мы видим историю работы с резюме и все комментарии, а также автоматически формируем резерв соискателей.
Этот сервис помогает нам максимально оперативно взаимодействовать с соискателями, что для нас очень важно, так как из-за масштабов компании и темпов развития вакансий всегда много. С помощью Хантфлоу мы также можем по заранее заготовленным шаблонам высылать приглашения на собеседование, отказы на отклик и прочее.
Кроме того, недавно мы подключили сервис, позволяющий тестировать соискателей и сразу же получать результаты. Это значительно ускоряет наши процессы и облегчает работу.
Сергей Ахметов, генеральный директор компании-разработчика HRTech-решений «Поток»
За последние 10 лет технологические тренды сильно изменили операционную деятельность компании в традиционном понимании. Бизнес прилагает больше усилий, чтобы сохранить сотрудников и сократить издержки, снизить риски. HR-специалисты видят, что традиционные подходы в управлении сотрудниками перестают работать.
7 лет назад мы начали разрабатывать ИТ-решения, которые с помощью алгоритмов машинного обучения и нейросетей позволили бы автоматизировать HR-процессы, обеспечить более эффективное управление персоналом и ресурсами. И, конечно же, все эти решения мы применяли в работе нашей технологической компании с числом сотрудников более 350 человек.
Итак, первая проблема, с которой столкнулись мы, как и любая быстрорастущая ИТ-компания, это быстрый найм специалистов, особенно разработчиков. Здесь нам помогла система для автоматизации подбора «Поток Рекрутмент».
В платформе руководитель отдела создает заявку на кандидата в системе, где все согласующие лица получают уведомления. Заявка автоматически публикуется на всех HR-платформах, что позволяет всем заинтересованным сторонам получать информацию о вакансии одновременно. После того, как заявка опубликована, она попадает в систему «Поток», которая настраивает автоматическое уведомление кандидатов и предварительный сорсинг кандидатов. Это означает, что все заинтересованные стороны получают уведомление о том, что данная вакансия была опубликована, и они могут начать поиск подходящего кандидата.
Как итог мы улучшили коммуникацию между руководителями и HR-специалистами. Имея HR-аналитику, мы оцениваем эффективность источников и воронки подбора, время на закрытие вакансий, а HR-специалисты — оценивают свою личную продуктивность. В результате нам удалось автоматизировать около 80% функций рекрутера, временные затраты на массовый подбор персонала сократились на 20%.
Вторая проблема — онбординг новичков. После найма нового сотрудника начинается его развитие в компании, и неотъемлемый его этап — адаптация. По нашим подсчетам за 5–6 месяцев, все это время компания инвестирует в сотрудника. Если программист в среднем работает в компании один год, реальная стоимость сотрудника в полтора раза выше ожидаемого.
Мы создали платформу «Поток Адаптация», с помощью которой сотрудник может достигнуть максимальной производительности как можно быстрее и с наименьшими усилиями с нашей стороны. Наш HR-отдел составил трек адаптации, который содержит организационную структуру, презентации наших продуктов, контакты административных отделов, даже мемы и ачивки. Для быстрого запоминания материала используются видеоролики, текстовые задания, мини-опросы, тесты. Приложение интегрировано с почтовым сервисом компании для автоматических напоминаний о предстоящих взаимодействиях членов команды: welcome-встречах, беседах, консультациях, тимбилдингах и пр. Что интересно — ссылку на приложение мы даем даже до выхода на работу, чтобы новичок приступал к рабочим задачам без промедления с первого дня.
Как итог: платформа помогла сократить отток сотрудников в первые 2–3 месяца работы, сэкономить время HR-специалистов, руководителей и наставников.
Третья проблема, которую мы решили цифровизацией, обучение руководителей и здесь нам помогло решение «Поток Обучение» для работы с сотрудниками, которые успешно прошли период адаптации и готовы дальше развиваться и повышать свои профессиональные навыки. На ее базе мы создали Академию — программу для обучения наших сотрудников. Она включала: выявление слабых зон для повышения навыков, познавательный контент по темам hard и soft-skills, адаптацию уроков под привычки обучаемого (компоновка образовательного контента привычным пользователю образом). Обучение в Академии занимает 9 месяцев, на протяжение которых сотрудники проходят 7 модулей обучения.
С его помощью этого решения мы смогли в 2 раза быстрее обучать сотрудников, переходящие на руководящие должности, видеть их слабые зоны для роста.
Четвертая сложность была связана с неполным получением обратной связи от сотрудников и решением стало проведение опросов, не гугл-формах, а на собственной платформе. Основных опросов для нас два: опрос вовлеченности и опрос 360, которые мы проводим ежегодно. Так мы выясняем, какие существуют организационные барьеры, как персонализировано мотивировать работника, если классические инструменты не помогают и т.д.
Например, мы увидели, что к нам в компанию пришел новый руководитель подразделения, и что уровень вовлеченности его новой команды по результатам опроса, проведенного в апреле, были низкими. Тогда он начал проводить опросы ежемесячно, сузив его до замера трех показателей: вовлеченности, информированности и удовлетворенности.
И дальше он анализировал результаты в динамике — и эффективно работал с ними в течение полугода. При проведении следующего общего опроса вовлеченности рост показателя его команды составил порядка 15%. Все дело в том, что он работал с сотрудниками настойчиво и системно.