1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1682

Путевые листы: правильное оформление избавит от проблем

В настоящее время большинство компаний имеет если не на балансе, то в аренде транспортные средства. Использование автотранспорта в деятельности организации должно оформляться соответствующими первичными документами, главным из которых является путевой лист. Как показывает практика, налоговики при проверках уделяют этому документу пристальное внимание и любые огрехи в нем становятся поводом для налоговых претензий. Причем зачастую споры доходят до суда. Мы расскажем, на какие моменты бухгалтеры должны обратить особое внимание при заполнении путевых листов, чтобы избежать конфликтов с налоговиками.

Для всех или для «избранных»?

Основным нормативным актом, устанавливающим правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории Российской Федерации, является Федеральный закон от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон о безопасности движения). А отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, регулирует Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав автомобильного транспорта).

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Во исполнение указанной нормы Минтранс России утвердил приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения (далее — Приказ № 152).

Устав автомобильного транспорта, предписывающий обязательное использование путевых листов, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (п. 1 ст. 1 Устава автомобильного транспорта). А вот в Приказе № 152 уже четко сказано, что его обязаны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Как видите, здесь об оказании услуг по перевозке речи уже не идет. То есть указанный приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что движение каждого транспортного средства хозяйствующего субъекта должно оформляться путевым листом.

На практике многие компании, имеющие автомобили, вовсе не занимаются деятельностью по оказанию услуг, связанных с перевозкой пассажиров и грузов. Они используют машины сугубо для служебных целей. Должны ли и такие организации оформлять на каждую поездку путевой лист?

При рассмотрении данного вопроса интерес представляют разъяснения Минтранса России, содержащиеся в письме от 17.03.2017 № 03-525ПГ. В нем специалисты ведомства указали, что с точки зрения гражданского законодательства деятельность по перевозке пассажиров и грузов рассматривается исключительно с точки зрения оформления договорных отношений. Вместе с тем перевозка представляет собой не только вид экономической деятельности, осуществляемый на основании соответствующего договора, но и процесс перемещения физических тел в пространстве и времени, с применением средств, представляющих повышенную опасность, осуществляемый на основании негласного взаимного согласия. При этом Минтранс России указал, что в Законе о безопасности движения не предусмотрено дифференцирование требований, предъявляемых к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, в зависимости от целей таких перевозок (в том числе для собственных нужд).

Исходя из этих разъяснений, можно сделать вывод, что положения Закона о безопасности движения, а также Устава автомобильного транспорта и Приказа № 152 распространяются на все организации.

Что касается судебной практики по вопросу оформления путевых листов, то у судов нет единого подхода, причем даже на высшем уровне. Так, в Определении от 22.04.2016 № 301-КГ16-3321 Верховный суд РФ пришел к следующему выводу. Если организация не осуществляет на основании договоров перевозки коммерческую деятельность по доставке пассажиров и грузов (то есть автомобили используются исключительно для собственных внутренних нужд компании), то на нее не распространяются требования Закона о безопасности дорожного движения и Устава автомобильного транспорта, а также положения иных нормативных правовых актов, относящихся к деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом.

А вот в Определении Верховного суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529 содержится противоположный вывод. В этом решении высшие арбитры распространили требования по составлению путевого листа, предусмотренные Приказом № 152, на всех юридических лиц, включая тех, которые не занимаются предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов.

На наш взгляд, путевые листы все же лучше оформлять, тем самым компания избежит конфликтных ситуаций, в том числе с налоговой инспекцией. Ведь информация, содержащаяся в путевых листах, поможет подтвердить обоснованность расходов на содержание служебного транспорта, в том числе затрат на приобретение ГСМ.

По мнению чиновников, путевой лист может являться одним из документов, подтверждающих в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение ГСМ (письма ФНС России от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@, Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе № 152 (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

К сведению

Следует отметить, что унифицированная форма путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Но сейчас формы первичных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. На это обратили внимание специалисты Минфина России в информации № ПЗ-10/2012.

Обязательные реквизиты путевого листа

Перечень обязательных реквизитов содержится в п. 3 Приказа № 152. В него включены:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

— сведения о транспортном средстве;

— сведения о водителе.

Рассмотрим особенности заполнения перечисленных реквизитов.

Наименование путевого листа

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса). Номер путевого листа проставляется в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации (п. 12 Приказа № 152).

Обратите внимание: ранее в порядке заполнения путевого листа содержалось требование о проставлении в заголовочной части печати или штампа организации (индивидуального предпринимателя), владеющей соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании. На сегодняшний день данное требование отменено.

Срок действия

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого будет действовать путевой лист (п. 4 Приказа № 152). Путевой лист можно выписывать на один день или на срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа № 152).

Отметим, что финансисты не возражают против того, чтобы путевой лист выписывался на любой срок (день, неделя и т.д.), но не более одного месяца (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Обратите внимание: если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п. 11 Приказа № 152).

Сведения о собственнике

Организации должны указать свое наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (подп. 1 п. 5 Приказа № 152). Отметим, что суды признают путевые листы составленными с нарушением установленного порядка, если в них отсутствуют ИНН и адрес организации (постановление АС Дальневосточного округа от 25.11.2016 № Ф03-5440/2016 по делу № А04-3630/2016).

А как заполнить данный реквизит организации, у которой автомобиль находится в аренде? В письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС специалисты Минтранса России указали, что путевой лист должен оформляться в том числе организацией, эксплуатирующей транспортные средства. Исходя из этого, можно сделать вывод, что при аренде в сведениях о собственнике указывается информация об арендаторе, так как именно он эксплуатирует транспортное средство и владеет им на праве аренды.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то они по этому реквизиту отражают фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Сведения об автомобиле

Порядок заполнения сведений о транспортном средстве установлен в п. 6 Приказа № 152. К ним относятся:

— тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

— государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку;

— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Даты, время и показания одометра при выезде автомобиля с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Исключение — случаи, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя (п. 13, 14 Приказа № 152). В том случае, когда на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов раздельно на каждого водителя, сведения о дате, времени и показании одометра указываются следующим образом. При выезде транспортного средства с постоянной стоянки такие сведения проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на стоянку (п. 15 Приказа № 152).

Сведения о водителе

Здесь указывается фамилия, имя, отчество водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. При этом даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 Приказа № 152).

Кроме того, автомобили должны пройти и предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

В письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС специалисты Минтранса России указали, что путевой лист должен оформляться организацией, эксплуатирующей транспортные средства, каждый раз до его выезда в рейс с места постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

О том, приведет ли отсутствие указанных отметок к негативным последствиям по налогу на прибыль, мы расскажем чуть позже.

Дополняем и расширяем

Если в путевом листе не будет обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете), то претензий со стороны налоговиков вряд ли удастся избежать. Дело в том, что согласно ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются только документально подтвержденные затраты. При этом принимаются документы, составленные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. А оно предъявляет к первичным документам свои требования. Согласно п. 4 ст. 9 Закона о бухучете руководству компании разрешается самостоятельно утверждать любые формы первичных документов с соблюдением одного условия — документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— дату его составления;

— наименование экономического субъекта, составившего документ;

— содержание факта хозяйственной жизни;

— величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, или наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

— подписи названных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В постановлении АС Уральского округа от 13.01.2017 № Ф09-11390/16 по делу № А50П-57/2016 (Определением Верховного суда РФ от 10.05.2017 № 309-КГ17-3873 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ) суд обратил внимание на то, что представленные на проверку путевые листы не содержат сведения, позволяющие установить содержание и объем хозяйственной операции (количество выданного топлива, его остатки при выезде и возвращении). Вместе с другими факторами это обстоятельство послужило для принятия решения не в пользу налогоплательщика.

Таким образом, при разработке путевого листа компания должна учесть требования не только Приказа № 152, но и Закона о бухучете. Чтобы не возникло споров с проверяющими, из путевого листа должно четко следовать, когда была совершена поездка, данные о пробеге автомобиля и об объеме израсходованного топлива.

Не забудьте про маршрут

Среди обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152, нет сведений о маршруте автотранспорта. Значит ли это, что можно не указывать эти данные?

По мнению налоговых органов на местах, отсутствие в путевых листах маршрута следования автомобиля дает основание признать расходы необоснованными, так как не подтвержден тот факт, что автомобиль использовался в производственной деятельности компании.

Анализ судебной практики по данному вопросу показывает, что некоторые суды считают, что организации не обязаны указывать подобную информацию в путевом листе. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 08.12.2009 № КА-А40/13500-09 по делу № А40-45119/09-75-278 указал следующее. В связи с тем, что налогоплательщик не является автотранспортной организацией, путевые листы содержат достаточную информацию для контроля за расходами на ГСМ, а отсутствие в них информации о месте следования автомобиля не является основанием для признания расходов документально неподтвержденными.

А в постановлении АС Поволжского округа от 24.04.2015 № А55-20840/2014 арбитры пришли к выводу, что отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, так как эта информация среди обязательных реквизитов путевого листа в Приказе № 152 не упоминается.

Но в арбитражной практике есть судебные решения в пользу налоговиков. Так, в постановлении АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14 арбитры отметили, что поскольку при отсутствии в путевом листе информации о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, то представленные компанией путевые листы (без указания маршрута) не подтверждают осуществления спорных затрат на приобретение ГСМ и не могут являться основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Схожая позиция содержится и в постановлении АС Поволжского округа от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016 по делу № А55-16446/2015.

Однако эти решения суды принимали по спорам, возникшим до 1 января 2013 г., то есть когда действовал старый закон о бухучете, предписывающий обязательное использование унифицированных форм первичной документации. А в форме путевого листа, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, содержалась информация о пройденном маршруте. Но, как мы уже говорили, сейчас организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Так что, на наш взгляд, шансы на победу в суде возрастают.

Предрейсовые осмотры

В рамках рассмотрения порядка заполнения путевых листов мы уже рассказали, что в сведениях о водителе указывается информация о предрейсовых медицинских осмотрах и контроле технического состояния автомашины. А будет ли отсутствие таких отметок в путевых листах являться основанием для исключения из налоговой базы расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебных автомобилей?

На наш взгляд, если путевой лист не содержит вышеназванных отметок, это не является поводом для непризнания в целях налогообложения прибыли расходов. Их отсутствие никак не влияет на пробег автомобиля и расход топлива.

Аналогичного мнения придерживаются и некоторые суды. Так, в постановлении от 30.11.2015 № Ф06-3408/2015 по делу № А55-30093/2014 АС Поволжского округа указал, что само по себе отсутствие в путевых листах данных о предрейсовых медицинских осмотрах водителя не может являться достаточным основанием для исключения расходов из налоговой базы по налогу на прибыль, при том что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования и свидетельствуют об их соответствии критериям Налогового кодекса.

А ФАС Центрального округа в постановлении от 23.11.2009 по делу № А36-706/2009 посчитал, что медицинский осмотр для организаций, не осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, вообще не нужен. Поэтому и его отсутствие не может влиять на право принятия расходов в налоговом учете.

Впрочем, в судебной практике есть решения и с противоположными выводами. В них арбитры расценивают отсутствие в путевых листах отметки о прохождении осмотров как повод для признания расходов необоснованными (см., например, постановления АС Московского округа от 29.03.2017 № Ф05-3463/2017 по делу № А40-78891/2016, Уральского округа от 03.03.2017 № Ф09-472/17 по делу № А07-9734/2016 (Определением Верховного суда РФ от 31.05.2017 № 309-КГ17-5573 отказано в передаче в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ), Поволжского округа от 05.10.2016 № Ф06-12170/2016 по делу № А12-45841/2015).

Но следует отметить, что в большинстве случаев отсутствие отметки о медосмотре не становилось само по себе фактором, препятствующим принятию расходов в налоговом учете. Отсутствие медицинского или технического осмотра шло как дополнительный аргумент в пользу контролеров при наличии других обстоятельств.

Электронные системы контроля

В последнее время появляется все больше приборов и автоматизированных систем контроля и учета расхода топлива, отображения маршрута следования транспортного средства. Разработчики подобных систем заявляют, что внедрение таких технических новинок позволит вести наблюдение за местонахождением объектов и их передвижениями на карте в режиме реального времени, отслеживать различные параметры (время начала движения, скорость, остановки, уровень топлива и т.п.).

Действительно, при использовании таких систем можно получать подробнейшие отчеты, которые будут даже во много раз точнее данных путевых листов. Значит ли это, что про путевой лист можно забыть?

Пока контролирующие органы явно не готовы полностью признать неактуальность путевого листа в случае наличия подробных отчетов электронных систем контроля. По мнению специалистов Минфина России, данные таких отчетов можно использовать в качестве вспомогательных документов для заполнения путевых листов (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).