В начале июля Минфин России выпустил несколько писем, посвященных порядку заполнения счетов-фактур. В них специалисты финансового ведомства затронули вопросы подписания счетов-фактур, их регистрации в журнале учета и оформления счетов-фактур комиссионерами, применяющими УСН.
Экземпляры счета-фактуры подписаны разными лицами
При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) выписываются два экземпляра счета-фактуры. Один передается покупателю, а другой остается у продавца (исполнителя). Как правило, оба экземпляра подписывают одни и те же лица. Но бывают случаи, когда экземпляры счета-фактуры подписывают разные уполномоченные лица продавца (исполнителя). Такое возможно, если компания-продавец, имеющая многочисленные филиалы, формирование счетов-фактур и ведение книги продаж осуществляет централизованно. Например, счет-фактура на оказание услуг филиалом составляется в учетной программе специальным подразделением центрального офиса компании-продавца, отвечающим за формирование счетов-фактур и ведение книги продаж. При этом экземпляр счета-фактуры, передаваемый покупателю, распечатывается и подписывается представителями филиала, а второй экземпляр, остающийся у продавца, распечатывается и подписывается в головном офисе. Но не будет ли у покупателя проблем с вычетом НДС по такому счету-фактуре?
Минфин России считает, что никаких сложностей не возникнет. В письме от 03.07.2013 № 03-07-15/25437 специалисты финансового ведомства сказали следующее: «В случае если в силу технологических особенностей управления бизнес-процессами компании экземпляры счетов-фактур подписываются разными лицами, уполномоченными приказом (распоряжением) по организации или доверенностью от имени организации, то основания для отказа покупателям в применении вычетов соответствующих сумм налога отсутствуют при условии выполнения требований, предусмотренных п. 2 ст. 169 НК РФ».
Действительно, Налоговый кодекс не содержит положений, обязывающих подписывать оба экземпляра счета-фактуры одними и теми же лицами. Таким образом, главное, чтобы лица, подписавшие счет-фактуру, были уполномочены на то соответствующим приказом или доверенностью. Для подтверждения легитимности их подписей мы рекомендуем покупателю вместе с экземпляром счета-фактуры запросить у продавца копии этих документов.
Отсутствие подписи главбуха
Не должно быть проблем с вычетом НДС и в ситуации, когда счет-фактура, полученный от продавца, не содержит подписи главного бухгалтера. В письме от 02.07.2013 № 03-07-09/25296 Минфин России, сославшись на п. 2 ст. 169 НК РФ, указал, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
Заметим, что в этом письме рассматривалась ситуация, когда счет-фактура не подписан главным бухгалтером в связи с отсутствием такой должности в штате организации-продавца. Но мы считаем, что даже если в компании есть главный бухгалтер, отсутствие его подписи в счете-фактуре не может служить основанием для отказа в вычете НДС. Ведь это не будет мешать налоговикам идентифицировать продавца.
Забытый счет-фактура
В журнале учета регистрация счетов-фактур ведется в хронологическом порядке по дате их составления (получения) (п. 3 и 10 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Но бывает, что по каким-либо причинам компания забывает зарегистрировать в журнале счет-фактуру поставщика в периоде его фактического получения. В письме от 02.07.2013 № 03-07-09/25177 Минфин России разъяснил, что порядок регистрации счетов-фактур, не зарегистрированных в периоде их получения, нормами действующего законодательства не установлен. Поэтому организация должна самостоятельно определить такой порядок. При этом финансисты указали, что должно выполняться условие единой регистрации полученных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения.
Исходя из такой формулировки, на наш взгляд, можно сделать вывод, что Минфин России по факту не дает компаниям никакой самостоятельности в разработке порядка регистрации забытых счетов-фактур. Ведь в конечном итоге журнал должен быть заполнен в строго хронологическом порядке.
Счета-фактуры для комиссионеров на УСН
Организации и предприниматели, применяющие УСН и выступающие в роли комиссионера, должны составлять счета-фактуры с выделенной в них суммой НДС. Это следует из формулировки п. 1 ст. 169 НК РФ. Такой НДС покупатель товаров (работ, услуг) вправе принять к вычету (письмо Минфина России от 16.11.2012 № 03-07-09/149).
Действующим законодательством не предусмотрено специальных правил по оформлению счетов-фактур комиссионерами — налогоплательщиками на УСН. В письме от 01.07.2013 № 03-07-14/25028 специалисты финансового ведомства отметили, что комиссионеры, применяющие УСН, при составлении счетов-фактур должны руководствоваться порядком, установленным п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Таким образом, если комиссионер, применяющий УСН, реализует товар комитента, он выставляет счет-фактуру покупателю от своего имени в общеустановленном порядке с выделением в нем НДС по соответствующей налоговой ставке.
Если комиссионер-упрощенец приобретает от своего имени товары (работы, услуги) для комитента, он выставляет в адрес комитента счет-фактуру, в котором:
- дата должна соответствовать дате счета-фактуры, выставляемого продавцом комиссионеру (агенту);
- в строках 2, 2а и 2б указываются наименование, местонахождение, ИНН и КПП продавца;
- в строке 5 проставляются реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетных документов о перечислении денежных средств таким комиссионером (агентом) продавцу и комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту).