Есть договор — должна быть транспортная накладная
По общему правилу расходы, которые учитываются при расчете налога на прибыль, помимо экономической обоснованности и направленности на получение дохода, должны иметь документальное подтверждение. Документально подтвержденными считаются, в частности, затраты, оформленные документами в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обратимся к законодательству о бухгалтерском учете. В соответствии с п. 1, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен первичными документами, формы которых определяет руководитель организации. Но этот порядок действует не всегда. Компании обязаны применять формы первичных документов, установленные уполномоченными органами и на основании федеральных законов. Согласно Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (далее — Правила), для оформления перевозки груза применяется транспортная накладная. Ее форма приведена в приложении № 4 к Правилам.
Эти Правила были утверждены в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ и п. 6 Правил транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза.
В письме от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110 специалисты финансового ведомства указали, что при наличии договора перевозки груза подтверждение затрат организации на перевозку осуществляется на основании транспортной накладной.
Отметим, что из разъяснений, которые финансисты давали раньше (письма Минфина России от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703, от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 28.03.2016 № 03-03-06/1/17056, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, от 06.11.2014 № 03-03-06/1/55918), тоже следовало, что для подтверждения затрат на перевозку используется транспортная накладная, а не самостоятельно разработанный компанией документ. Однако из них не было понятно, во всех ли случаях перевозки накладная необходима.
Когда транспортная накладная не требуется
Из разъяснений, данных Минфином России в письме от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110, напрашивается вывод, что, если налогоплательщик не вступает ни с кем в правоотношения по перевозке груза, транспортная накладная для подтверждения затрат на перевозку не нужна.
Например, если покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке ему никем не оказываются, и договор перевозки он ни с кем не заключает. Поэтому в такой ситуации транспортная накладная не составляется а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство (письма Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 № 03-03-06/1/500, от 16.08.2011 № 03-03-06/1/487). Суды это подтверждают (постановления ФАС Уральского округа от 23.04.2012 № Ф09-2412/12, Поволжского округа от 13.05.2010 по делу № А55-14780/2008, Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 по делу № А53-2634/2009).
Не нужна транспортная накладная, и когда по условиям договора поставки доставку товара осуществляет поставщик, а покупатель стоимость доставки не оплачивает. В этом случае покупатель не является заказчиком перевозки, и для подтверждения произведенных расходов покупателю достаточно товарной накладной (письмо Минфина России от 15.06.2010 № 03-03-06/1/413, постановления АС Северо-Кавказского округа от 01.06.2015 № Ф08-2612/2015, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.03.2012 по делу № А27-5321/2011, Северо-Кавказского округа от 12.05.2011 по делу № А53-16333/2010).
Но если доставка не входит в стоимость приобретаемого товара и его перевозка на склад покупателя силами продавца согласовывается отдельно, для подтверждения затрат на перевозку покупателю требуется транспортная накладная. В письмах от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 № 03-03-06/1/500, от 16.08.2011 № 03-03-06/1/487 Минфин России разъяснил, что в этом случае продавец и покупатель должны согласовать условия и стоимость перевозки, а также место и дату доставки груза. А это фактически означает заключение договора перевозки, согласно которому перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ).