Статьей 325 ТК РФ предусмотрено, что в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, размер, условия и порядок компенсации работникам расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
У организаций, не относящихся к бюджетной сфере, в целях исчисления налога на прибыль в расходах на оплату труда учитываются суммы оплаты проезда работников к месту использования отпуска на территории РФ и обратно в порядке, предусмотренном работодателем (п. 7 ст. 255 НК РФ). Следовательно, если в коллективном договоре компании предусмотрена компенсация расходов на поездку в отпуск на автомобиле, она вправе учесть такие выплаты в расходах по налогу на прибыль. В письме от 09.12.2016 № 03-03-06/1/73517 Минфин России это подтвердил. При этом финансисты отметили, что должны соблюдаться критерии, предусмотренные ст. 252 НК РФ. То есть компенсируемые работнику затраты на проезд в автомобиле должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
В пункте 6 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 26 февраля 2014 г., приведены документы, подтверждающие расходы на проезд в отпуск на автомобиле. Это:
— чеки АЗС на покупку топлива;
— справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;
— справки автотранспортных предприятий о нормативном расходе топлива для автомобиля, на котором осуществлялся выезд в отпуск;
— документы, подтверждающие факт проведения отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией сельского совета, районной администрацией, квитанции гостиниц о регистрации при временном проживании и т.п.).
Таким образом, если компания пропишет в коллективном договоре возможность компенсации работнику расходов на проезд в отпуск и обратно на автомобиле при условии представления им вышеуказанных документов, проблем с учетом данной компенсации в расходах по налогу на прибыль у компании не будет.