Если вы заключили договор на приобретение лимитированной топливной карты, то ГСМ вам будет отпускаться по согласованному с поставщиком нормативу (обычно для этого организация-покупатель оформляет заявку на определенное количество ГСМ). Он может быть установлен на месяц с указанием ежедневного лимита отпуска топлива.
Приобретение бензина по топливным картам, как правило, осуществляется с использованием авансовой системы расчетов: покупатель перечисляет поставщику аванс, который зачисляется на топливную карту, по мере заправки автомобилей организации данный аванс списывается.
Обратите внимание: при заправке автомобиля на автозаправочной станции водителю все равно будут выдаваться кассовые чеки. Их ни в коем случае нельзя выбрасывать, так как они являются одним из первичных документов, подтверждающих приобретение топлива.
По итогам месяца поставщик топлива должен предоставить компании акт приема-передачи ГСМ, счет-фактуру и отчет (реестр или выписку) по карте, из которого будет видно когда, где заправлялись автомобили компании, какое топливо было приобретено, его стоимость. Так же в отчете указывается остаток по топливной карте на конец месяца.
Однако в налоговом учете для учета расходов на приобретение топлива вышеперечисленных документов будет недостаточно. Дело в том, что налоговые органы считают, что для отражения данных расходов необходим еще и путевой лист. Такая позиция содержится в письмах УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679 и от 03.11.2009 № 16-15/115253.
По мнению налоговиков, затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогообложения прибыли в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Объясняется это тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не свидетельствует о том, что бензин использовался определенным автомобилем для производственных целей.
Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Поэтому учет расходов на приобретение топлива на основании счета-фактуры, акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам является неправомерным.
Вышеизложенная позиция налоговых органов абсолютно правомерна. Дело в том, что если компания при расчете налога на прибыль использует метод начисления, то перечисленные авансы в счет предстоящей отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) для нее не являются расходом. Ведь согласно п. 1 ст. 272 НК РФ затраты признаются расходами в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. При этом факт перечисления денежных средств не имеет значения. А в пункте 14 ст. 270 НК РФ прямо сказано, что при методе начисления денежные средства, переданные в качестве предварительной оплаты, не учитываются в составе расходов.
После того, как автомобиль был заправлен и с топливной карты списано определенной количество объема топлива и соответствующая ему сумма денежных средств, также расхода как такового нет. Полученный на автозаправочной станции кассовый чек подтвердит только приобретение бензина, но не его использование в производственной деятельности компании.
Таким образом, в этот момент не выполняется условие о том, что расход связан с производственной деятельностью компании (ст. 252 НК РФ). Этот факт может подтвердить только путевой лист. Ведь именно в этом документе содержится информация о фактическом пробеге автомобиля и количестве израсходованного топлива. Отметим, что форму путевого листа организация может разработать самостоятельно, но в ней должны быть обязательные реквизиты, не только установленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но и перечисленные в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Дело в том, что согласно правовой позиции, изложенной Верховным судом РФ в Определении от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, требования по составлению путевого листа, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, распространяются на всех юридических лиц, включая тех, которые не занимаются предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов.
При рассмотрении вопроса об отражении для целей налогообложения прибыли расходов на приобретение ГСМ нужно учесть еще один момент. Он связан с нормированием указанных расходов. Проблема заключается в том, что распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р установлены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Как показывает практика, налоговые органы на местах считают, что при отнесении на расходы стоимости израсходованного топлива компании должны придерживаться этих нормативов. Однако Налоговый кодекс не содержит требования о том, что данные расходы подлежат нормированию.
Ранее специалисты Минфина России считали, что для целей налогообложения прибыли на расходы относится стоимость ГСМ только в пределах установленных Минтрансом России норм (письмо от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57). Позднее финансисты применили более лояльный подход к решению данного вопроса. Так, в письме от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 они уже не настаивали на обязательном применении указанных нормативов. Специалисты финансового ведомства подтвердили, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов. Поэтому при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля организации вправе, но не обязаны учитывать нормы, предусмотренные Минтрансом России.
Что касается судебной практики, то она в большинстве случаев поддерживает налогоплательщиков. Из анализа положений ст. 252, 264 НК РФ, распоряжения Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р суды приходят к выводу, что налоговое законодательство не содержит ограничений по учету расходов на ГСМ и конкретного перечня первичных документов, непредставление которых является основанием для отказа налогоплательщику в учете данных расходов (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 № А27-8757/2011 (Определением ВАС РФ от 09.07.2012 № ВАС-8327/12 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), Центрального округа от 04.04.2008 № А09-3658/07-29 (Определением ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).