Правильно прочитать сообщение об ошибках поможет таблица 7 Формата данных сведений о застрахованных лицах, утвержденных распоряжением Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р. Этот документ заменил собой аналогичное распоряжение Правления ПФР от 25.02.2016 № 70р. Новый документ принципиально для плательщиков ничего не изменил.
Кодирование ошибок
При наличии в протоколе проверки СЗВ-М ошибок с кодом 50 формируется отрицательный протокол со статусом «Документ не принят» и текстом «Требуется повторное предоставление СЗВ-М». В этом случае СЗВ-М не считается принятой. Страхователю необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность.
При наличии в протоколе проверки СЗВ-М ошибок с кодами 30 и 40 формируется положительный протокол со статусом «Документ принят частично» и текстом «Требуется повторное предоставление сведений на застрахованное лицо». В этом случае СЗВ-М считается частично принятой. При прочтении протокола необходимо обратить внимание, что данные по застрахованным лицам, в отношении которых в протоколе сформированы ошибки с указанными типами, не будут приняты и учтены на индивидуальных лицевых счетах. Страхователю по этим застрахованным лицам необходимо устранить ошибки и представить на них отчетность.
При отсутствии ошибок СЗВ-М или при наличии в протоколе проверки СЗВ-М предупреждений с кодом 10 или 20 формируется положительный протокол проверки СЗВ-М со статусом «Документ принят» и текстом «Повторное предоставление сведений на застрахованное лицо не требуется». СЗВ-М считается принятой.
Посмотрим, как проверочная программа Фонда оценивает те или иные ошибки.
Неверный формат файла
В отчетах, направляемых в электронной форме по ТКС, Фонд сначала проверяет соответствие формату XML, электронную подпись, затем сверяет реквизиты страхователя с данными в ПФР. Если страхователь ошибся в формате либо закончилось действие сертификата электронной подписи, программа присваивает ошибкам код 50. Это значит, что будет сформировано и направлено в адрес плательщика уведомление об отказе в приеме СЗВ-М. В этом случае страхователю необходимо сдать заново отчет с типом «исхд».
Ошибки в реквизитах страхователя (раздел 1 СЗВ-М)
Код 50 программа присваивает и при неверном регистрационном номере в ПФР или ИНН. Если в отчете неверный КПП, присваивается код 30. Поэтому, если ваш территориальный орган ПФР прислал уведомление об отказе, необходимо пересдать отчет с типом «исхд».
Если при заполнении отчета вы допустили ошибки в данных работников, это будет оцениваться в разных случаях по-разному.
Так, например, ошибкам в сведениях о застрахованных лицах проверочная программа ПФР присваивает коды от 30 до 40. Если плательщик указал только имя или фамилию сотрудника либо если при заполнении формы появились лишние символы (точка в фамилии, два дефиса подряд или дефис после ФИО и др.), протокол ошибок будет направлен плательщику.
Несмотря на то что ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным (Федеральный закон от 01.05.2016 № 136-ФЗ), с этим реквизитом в СЗВ-М нужно быть внимательнее. Если бухгалтер ставит нули в этом реквизите (из-за отсутствия данных об ИНН сотрудника или по каким-либо другим причинам), проверочная программа не пропустит такой отчет, потому что это поле проверяется по алгоритму правильности формирования ИНН налоговых органов. Такой недостаток в СЗВ-М придется исправить. Поскольку сведения не пройдут только на конкретных сотрудников, необходимо сдать дополняющую СЗВ-М на работников, по которым обнаружены недочеты.
К ошибкам, требующим дополнения, относится и несоответствие ФИО и СНИЛС. Такой ошибке будет присвоен код от 20 до 30.
Фонд не примет сведения только на конкретного сотрудника, у которого ФИО не соответствует СНИЛС. Это возможно, например, если фонд еще не присвоил работнику СНИЛС, а компания записала чужой номер. Чтобы исправить такие ошибки в СЗВ-М, необходимо подать в орган ПФР дополняющую форму. В нее следует включить только сотрудников, по которым имеются ошибки в данных СЗВ-М.
Программа Фонда пропускает СЗВ-М при наличии ошибок с кодами от 10 до 20. По сути, это предупреждения. С такими недочетами отчет считается сданным. Например, если компания записала ФИО латинскими буквами, оставила пустым ИНН, не указано отчество в графе ФИО; в ФИО использована буква «ё»; в ФИО символы — апостроф, кавычки, открывающие и закрывающие скобки, дефис; ФИО заполнено латинскими буквами; смешаны русские и латинские буквы; в имени или отчестве стоит точка. Ошибки такого рода имеют код от 10 до 20 и влекут предупреждение от Пенсионного фонда.
Предварительная проверка СЗВ-М
Чтобы не исправлять СЗВ-М, лучше отследить недочеты до сдачи сведений в Фонд. Для этого достаточно проверить СЗВ-М в бесплатной программе CheckPFR на сайте ПФР pfrf.ru. Если в СЗВ-М есть ошибка, программа Фонда выдаст сообщение.
Эти сообщения нужно правильно читать.
Если вы отправили СЗВ-М без данных работников, сообщение программы будет выглядеть следующим образом: «<СписокЗЛ/> Debug code: — 1072898031, Строка: 15, Позиция: 14. Согласно DTD и схеме, элемент „{http://пф.рф/ВС/СЗВ-М/2016-04-01}СписокЗЛ“ не может быть пустым».
Это означает, что в форме СЗВ-М плательщик не указал ни одного «ФИО и СНИЛС работников». Помните, что, по мнению Пенсионного фонда, отчет по форме СЗВ-М не может быть пустым (см., например, письмо ПФР от 06.05.2016 № 08–22/6356). В СЗВ-М должны быть сведения как минимум на директора.
Допущенная ошибка в ИНН работника приведет к следующему сообщению программы: «Контрольные цифры ИНН должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН». Эта ошибка показывает, что указанный страхователем ИНН сотрудника не соответствует правилам его формирования, установленным приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@. Идентификационный номер состоит из 12 знаков. Первые четыре — это код налоговой, следующие шесть — порядковый номер записи, а два последних — контрольные числа. Эти числа инспекция присваивает по специальному алгоритму. Необходимо указать правильный ИНН. Если поставить случайный набор чисел, программа для проверки СЗВ-М выдаст ошибку. Помните, что на сайте ФНС России в сервисе «Узнать ИНН» вы сможете уточнить ИНН своего работника.
Возможно, что будет обнаружена ошибка в имени файла. В таком случае программа выдаст сообщение: «Имя файла ПФР_087-103-127678_087103_СЗВ_М_20160426_B65D3E0C-387C-408D-9BD2-E2DBBC583FEC.XML не соответствует утвержденному формату». Такое может произойти потому, что иногда программа учета может сохранить отчет в файле с неправильным названием. Верный файл выглядит так: «ПФР_Регистрационный номер_код ПФР_СЗВ-М_Дата формирования файла_ уникальный идентификатор.xml». На практике встречаются две ошибки в имени файла. Первая — неверное название формы. Например, СЗВ_М вместо СЗВ-М. Вторая — латинские буквы в названии файла. Например, «PFR» вместо «ПФР». Если в файле ошибка, переименуйте его. Запишите заглавными русскими буквами «ПФР» и «СЗВ-М».
Иногда программа учета неправильно записывает в xml-файле дату и время, когда компания формирует отчет СЗВ-М. В этом случае сообщение программы будет таким: «<АФ: ДатаВремя>2016-05-05Т12:00:00 03:00 Debug code: — 1072897535, Строка: 66, Позиция: 44 Ошибка разбора „2016-05-05Т12:00:00 03:00“ как типа данных dateTime. Не удалось проанализировать элемент „{http://пф.рф/АФ}ДатаВремя“ со значением „2016-05-05Т12:00:00 03:00“». В данном случае в файле разделительная буква «Т» между датой и временем на кириллице. В файле нужно исправить русскую букву «Т» на английский аналог.
Сообщение программы «<СНИЛС> Debug code: — 1072897687, Строка: 31, Позиция: 14 «» не соответствует шаблону «\d{3}-\d{3}-\d{3} \d{2}|\d{3}-\d{3}-\d{3}-\d{2}». Не удалось проанализировать элемент «{http://пф.рф/ВС/СЗВ-М/2016-04-01}СНИЛС» со значением «» означает, что страхователь не указал СНИЛС сотрудника в СЗВ-М. В отличие от ИНН СНИЛС — это обязательный реквизит. Его необходимо заполнить.
Плата за ошибки
Ответственность за нарушения, связанные с новым видом отчетности по форме СЗВ-М, довольно серьезная. По статье 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» наказать страхователя Пенсионный фонд должен за нарушение срока предоставления сведений, за предоставление неполных сведений и за предоставление недостоверных сведений. Размер штрафа за каждое из вышеперечисленных нарушений определяется в отношении каждого застрахованного лица и, следовательно, может вылиться в значительную сумму. Так, за нарушение срока представления СЗВ-М, установленного законом, за каждого работника будет взыскиваться штраф в размере 500 руб. Соответственно, за подобное нарушение компания численностью 1000 человек может пострадать на 500 000 руб. Такой же базовый размер штрафа установлен и за предоставление недостоверных сведений. При этом действующие законы не позволяют органам Пенсионного фонда РФ устанавливать какие-либо смягчающие обстоятельства и уменьшать в связи с этим размеры штрафов. Именно поэтому нужно внимательно относиться к проверке содержания сведений, предоставляемых страхователем, ведь даже простая описка в имени или фамилии работника приводит к предоставлению недостоверных сведений, за что и предусмотрено наказание.
На практике страхователи столкнулись с тем, что при сдаче отменяющих или дополняющих СЗВ-М территориальные органы ПФР начали предъявлять штрафы за недостоверные сведения. Ведь само представление дополняющих или отменяющих форм означает, что в первичном отчете была ошибка.
Необходимо помнить, что при привлечении к ответственности в такой ситуации сотрудники Пенсионного фонда должны руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н. Согласно п. 41 этой Инструкции при выявлении ошибок территориальный орган ПФР должен направить страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений. У страхователя есть две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М. Если он уложился в срок, установленный инструкцией, штрафа быть не должно. Если вы самостоятельно исправляли ошибки до получения уведомления на основании протокола ошибок, то при получении акта от ПФР необходимо направить возражения со ссылкой на п. 41 упомянутой инструкции и указать на отсутствие оснований для привлечения к ответственности.