Да, вы можете при расчете налога на прибыль учесть расходы на оплату услуг переводчика. Но для этого нужно иметь на руках ряд документов.
С суммы вознаграждения вам нужно будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Расскажем подробнее.
Налог на прибыль
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения переговоров относится к представительским расходам (п. 2 ст. 264 НК РФ). А они, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Представительские расходы нормируются. Учесть в течение отчетного (налогового) периода можно затраты в размере, не превышающем 4% от расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Такое ограничение установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Для целей налогообложения учитываются расходы, отвечающие требованиям ст. 252 НК РФ. То есть это расходы, документально подтвержденные, экономически оправданные и связанные с деятельностью, направленной на получение доходов.
Для документального подтверждения расходов на услуги переводчика у организации должен быть договор возмездного оказания услуг. На основании такого договора исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, а заказчик берет на себя обязанность их оплатить (п. 1 ст. 779 ГК РФ). Для подтверждения факта оказания услуг стороны договора должны составить и подписать акт приема-сдачи оказанных услуг.
В отношении вопроса подтверждения обоснованности представительских расходов можно рекомендовать руководствоваться письмом Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем финансисты обратили внимание на то, что глава 25 НК РФ не предусматривает в отношении представительских расходов конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Поэтому любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере осуществленных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность рассматриваемых расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в данном отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Аналогичной точки зрения придерживаются и специалисты ФНС России (письмо от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).
Получается, что у компании помимо договора и акта приема-сдачи услуг должен быть еще и отчет о представительских расходах.
При подтверждении обоснованности расходов на переводчика компания может столкнуться с определенными трудностями, если в ее штате есть переводчики, владеющие необходимыми для ведения переговоров языками.
По мнению Минфина России, организация может учесть при расчете налога на прибыль расходы по гражданско-правовому договору только в том случае, если в штате организации отсутствуют такие специалисты. Данная позиция содержится в письме от 16.10.2015 № 03-03-06/59283. Отметим, что в нем рассматривался вопрос об отражении в налоговом учете расходов на услуги по предоставлению персонала. Но высказанная финансистами точка зрения подходит и для нашей ситуации.
Однако у судов иное мнение по данному вопросу. Президиум ВАС РФ еще в 2008 г. указал, что у налоговых органов отсутствуют правовые основания для признания произведенных компанией расходов на услуги (спор был по признанию юридических услуг) экономически не обоснованными по тому основанию, что в структуре организации имеется служба, выполняющая аналогичные функции (постановление от 18.03.2008 № 14616/07). Аналогичной позиции придерживаются и окружные суды (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.09.2012 по делу № А32-36378/2011, Московского округа от 03.04.2012 по делу № А40-23728/08-108-75, Центрального округа от 26.06.2009 по делу № А35-991/08-С21).
НДФЛ
При выплате вознаграждения физическому лицу по гражданско-правовому договору организация признается налоговым агентом (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Значит, именно она должна с выплаченных сумм исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет.
Обратите внимание: если физическое лицо получает по гражданско-правовому договору аванс, то с таких сумм также необходимо удержать и уплатить НДФЛ в бюджет. В отличие от авансов по трудовому договору, с которых налог не удерживается по причине того, что датой возникновения облагаемого дохода является последний день месяца, при выплате аванса по гражданско-правовому договору дата возникновения дохода определяется в общем порядке. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета физического лица в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.
Таким образом, датой получения дохода в виде аванса является дата поступления денежных средств по договору независимо от даты оказания услуг. При этом суммы денежных средств, полученных физическим лицом в текущем году в качестве аванса по договору на оказание услуг, включаются в доход этого года независимо от того, в каком году эти услуги были фактически оказаны.
Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (письмо от 28.08.2014 № 03-04-06/43135).
Страховые взносы
Выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), являются объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее — Закон № 212-ФЗ). Но взносы нужно начислить только в ПФР и ФФОМС. Дело в том, что в базу для начисления страховых взносов в ФСС России не включаются любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Что касается взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то обязанность по их начислению на сумму вознаграждения по гражданско-правовому договору возникает у компании только в том случае, если это предусмотрено указанным договором. Это следует из п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Таким образом, если в заключенном с переводчиком договоре отсутствует обязанность организации платить взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, то на сумму вознаграждения взносы не начисляются.