Достаточно ли такой справки о совершении перелета для налогового учета организацией расходов по приобретению билетов или необходимо заказывать подтверждение перелета непосредственно у авиаперевозчика?
Справка агентства является достаточным подтверждением факта перелета, только если данное агентство имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени авиакомпании.
Поясним подробнее.
Согласно п. 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.
Таким образом, посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет, и подтверждает факт перелета.
Минфин России в письмах от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 21.09.2011 № 03-03-07/33 пришел к выводу, что в случае утери посадочного талона в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету для целей налогообложения прибыли, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Логика финансового ведомства основана на том, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, поэтому справку может выдать либо он, либо его представитель.
По нашему мнению, позиция финансового ведомства обоснована, поскольку именно перевозчик является лицом, имеющим сведения о совершенном перелете и полномочия по подтверждению этого факта.
Вместе с тем справка может быть выдана и представителем авиаперевозчика, то есть лицом, действующим на основании договора (агентского договора) или доверенности, которое может представлять интересы перевозчика и быть полномочным от его имени совершать определенные юридически значимые действия (ст. 182, 185, 1005 ГК РФ), в том числе выдавать справки.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации организации необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор).
Если агентство не уполномочено выдать соответствующие справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.
В письме от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 финансовое ведомство дополнительно отмечает, что при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов.
Между тем согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Исходя из этого, Минфин России в письме от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О допускал возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение (то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона). Позиция о документах, косвенно подтверждающих произведенные расходы, отражена также в письме Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597.
Однако для снижения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов рекомендуем организации для целей налогового учета расходов по приобретению билетов следовать наиболее поздним разъяснениям Минфина России о подтверждении факта перелета при отсутствии посадочного талона справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем.