Учет расходов на проезд к месту командировки и обратно в рассматриваемой ситуации будет зависеть от того, как вы оформите отношения с работником по использованию его автомобиля для поездки в командировку. Возможны два варианта:
1) с работником заключается соглашение о возмещении расходов, связанных с использованием его личного имущества;
2) с работником заключается договор аренды транспортного средства.
Рассмотрим их подробнее.
Компенсация расходов
Работнику, который с согласия или ведома работодателя и в его интересах использует личное имущество, выплачивается компенсация за использование этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, вы должны будете выплатить работнику — владельцу автомобиля компенсацию, а также возместить стоимость бензина и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля во время поездки в командировку (например, расходы на парковку) в размере, определенном в соглашении.
Однако при расчете налога на прибыль учесть эти выплаты можно только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов», в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Их размер весьма невелик. Так, для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см норма возмещения расходов составляет 1200 руб. в месяц, а для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. По мнению чиновников, в нормах, установленных Правительством РФ, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт). Поэтому стоимость бензина, компенсируемая организацией сотрудникам свыше этих норм, не может быть включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).
ВАС РФ такую позицию поддерживает. В решении от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 высшие арбитры разъяснили, что исходя из положений НК РФ расходы по оплате ГСМ, произведенные работником в связи с использованием личного автотранспорта в служебных целях, для целей исчисления налога на прибыль можно учесть лишь в порядке, установленном подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Отдельно (не в пределах установленных норм) их учесть нельзя, поскольку они являются расходами сотрудника, а не организации.
Налоговики также считают, что в случае поездки работника в командировку на личном автомобиле в расходах на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ можно учесть только компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ (письмо ФНС России от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Отметим, что это письмо размещено на официальном сайте налогового ведомства в рубрике «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».
Итак, при оформлении отношений с работником по использованию его автомобиля в служебных целях в рамках трудового законодательства стоимость бензина и других компенсируемых работнику расходов, превышающих установленные нормы, учесть в расходах при исчислении налога на прибыль вы не сможете.
Аренда авто
В решении от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 ВАС РФ отметил, что отношения между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях могут быть оформлены как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, так и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства. В последнем случае в соответствии со ст. 642—646 ГК РФ на арендатора (организацию) может быть возложено несение расходов на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией.
Действительно, при заключении с работником договора аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ) организация должна будет нести все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (ст. 646 ГК РФ). И затраты на бензин, израсходованный при поездке в командировку, можно будет в полном объеме учесть в составе расходов на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Помимо затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля, организация будет нести расходы по выплате арендной платы работнику (ст. 614 ГК РФ). Их можно учесть в составе расходов на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Практика показывает, что налоговики иногда пытаются отказать организациям в учете понесенных ими расходов на приобретение ГСМ для автомобилей, арендуемых у своих сотрудников, мотивируя это тем, что при использовании автомобилей сотрудников в служебных целях им положена компенсация, выплачиваемая в порядке ст. 188 ТК РФ.
Но такие случаи достаточно редки, и суды встают на защиту компаний. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 20.02.2006 № А44-3149/2005-9 рассмотрел ситуацию, когда общество заключало договоры аренды автомобилей сотрудников без предоставления услуг по управлению. Суд указал, что арендатор своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. При этом управление и эксплуатационно-техническое обслуживание транспортного средства могут осуществляться путем привлечения соответствующих работников, которые в этом случае будут состоять в трудовых или договорных (гражданско-правовых) отношениях с арендатором. В результате суд пришел к выводу, что затраты общества на приобретение топлива для обеспечения работы арендованного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения) правомерно учтены при исчислении базы, облагаемой налогом на прибыль.