Организация может обеспечить своих сотрудников сотовой связью. Лимит оплаты (или возмещения расходов) компания вправе определить самостоятельно в локальном акте (например, в положении об оплате труда).
Однако для того, чтобы не облагать эти суммы НДФЛ и учитывать их в расходах по налогу на прибыль, данный лимит должен быть экономически обоснован. Как указано в письме Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
Заметим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров, а также положений, запрещающих компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей. Исходя из этого компания вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам таких расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости (постановление ФАС Центрального округа от 24.06.2011 № А35-8471/2009).
При наличии должного экономического обоснования суммы оплаты сотовой связи не облагаются НДФЛ в силу того, что при использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров натурального дохода, предусмотренного ст. 211 НК РФ, у сотрудника не возникает. Так как услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика — физического лица.
При этом следует иметь в виду, что в случае использования мобильной связи в интересах сотрудника (в том числе при его поездках для целей, не связанных с исполнением трудовых обязанностей) у него может возникать доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению НДФЛ в соответствии с указанной нормой.
Что касается налога на прибыль, то суммы оплаты сотовой связи учитываются при налогообложении прибыли в расходах при условии их соответствия ст. 252 НК РФ.
Основание — подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно указанной норме к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
При этом данные расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами. По мнению Минфина России, изложенному в указанном выше письме, для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи, договор с оператором на оказание услуг связи, счета оператора связи. Если работник превышает установленный в организации лимит расходов на использование сотовой связи, то сумма превышения подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. При этом организация обязана будет учесть сумму возмещения, полученную от работника, в доходах. Оплата же сотовой связи сверх лимита признается в расходах только после возмещения разницы работником.