Напомним, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 НК РФ). Его утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Порядок установлен ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Следовательно, график отпусков на 2024 г. нужно утвердить до 15 декабря 2023 г.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.
Обращаем внимание, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.
Работу по составлению и утверждению графика отпусков нужно завершить не позднее чем за две недели до конца года. Так как в 2023 г. эта дата приходится на выходной день, необходимо утвердить график отпусков на 2024 г. до 15 декабря 2023 г.
График отпусков нужно составить по унифицированной форме № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Форма документа также может быть разработана работодателем самостоятельно. Это указано в информации Минфина России № ПЗ-10/2012, письмах Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 01.08.2012 № ПГ/5883‑6‑1.
Отметим, что Трудовой кодекс РФ не запрещает работодателю вести график отпусков в электронном виде. Ознакомление работников с графиком отпусков, оформленным в электронном виде, может осуществляться через систему электронного документооборота (ЭДО).
Компания открылась в течение года, нужно ли составлять график отпусков?
Например, гражданин устроился на работу в организацию, которая создана в сентябре 2023 г. Набор работников также начат со второй половины сентября. После приема на работу работнику сообщили, что график отпусков на 2023 г. составляться не будет. Работника предупредили, что отпуск в 2023 г. не будет предоставляться, потому что право на отпуск возникает только после шести месяцев работы. Разберемся, законно ли такое решение. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда рассмотрел в пределах компетенции обращение по вопросу предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и составления графика отпусков. В своем письме от 16.10.2023 № 14-6/ООГ-6470 ведомство сообщило, что согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков вновь созданной организации, согласно действующему законодательству, на следующий год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Что касается составления графика на текущий год, то составлять его не нужно. Об этом разъяснил Минтруд.
Отпуск работнику в период, не предусмотренный графиком отпусков
Как предусмотрено трудовым законодательством, отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков и приказа работодателя.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска. Вместе с тем у работника может возникнуть ситуация, когда ему необходимо по семейным или иным обстоятельствам использовать дни отпуска вне графика.
Порядок оформления переноса отпуска на другой срок по инициативе работника ТК РФ не определен.
Роструд в своем письме от 18.05.2022 № 11111‑6‑1 полагает, что для оформления работнику оплачиваемого отпуска вне графика ему следует написать заявление на имя работодателя (законодательством форма не установлена), при этом текст заявления должен содержать данные о периоде, на который предоставляется отпуск. На основании заявления работника работодатель вправе издать приказ, затем внести изменения в график отпусков и при необходимости — в личную карточку работника.
Эксперты Роструда разъясняют, что заявление о переносе части отпуска следует написать в произвольной форме. В нем должно быть указано, из какой части отпуска и какое количество дней желает перенести работник, а также на какие даты. В приказе о предоставлении отпуска указывается количество дней предоставляемого отпуска и рабочий период, за который предоставляется отпуск. Приказ о переносе отпуска составлять не надо, необходимо внести изменения в график отпусков, заполнив графу 8, 9 и внести изменения в графу 5 путем вычеркивания одной из частей отпуска (например, 7 дней) и разбивкой этой части на две части: 5 и 2 дня (если при составлении графика отпусков использована унифицированная форма Т-7, утвержденная Госкомстатом России). Исправление в графе 5 графика отпусков должно содержать дату исправления, а также подпись лица, составившего этот документ, в котором произведено исправление, с указанием его фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица.
За сколько дней до отпуска работник должен написать заявление об уходе не по графику отпусков?
Отметим, что действующим законодательством не установлен срок, до истечения которого работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков.
Такое заявление работнику следует подать заблаговременно, например, не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это необходимо для того, чтобы работодатель смог выполнить правило, в соответствии с которым отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Микропредприятия могут оформлять письменные соглашения с работниками
Эти соглашения идут взамен графиков отпусков. Такая позиция изложена государственной инспекцией труда в г. Москве в письме от 01.02.2021 № 77/7‑1899‑21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193. Рассмотрим следующие обоснования. График отпусков является локальным нормативным актом. Отметим, что микропредприятия могут отказаться (полностью или частично) от принятия локальных нормативных актов (ЛНА). Следовательно, если они отказываются от ЛНА, в этом случае график отпусков можно заменить на письменное соглашение между организацией и работником. Это условие можно указать в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. Данное основание включено в п. 22 типового трудового договора, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Соответствующий порядок предусмотрен ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, а также следует из письма Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883‑6‑1. Для всех остальных организаций график отпусков является обязательным.
Нужно ли включить в график отпусков задолженность по прошлым отпускам?
По мнению экспертов Роструда, работодатель обязан это сделать. Поскольку оплачиваемые отпуска должны предоставляться работнику ежегодно. Такое требование содержит ч. 1 ст. 122 ТК РФ.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).
Может ли работник не подписывать график отпусков?
Как уже поясняли, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в том числе и с графиком отпусков. Работник может не подписывать этот документ. Но ему нужно иметь в виду, что работодатель вправе будет составить акт об отказе работника от ознакомления с графиком отпусков. Эксперты Роструда считают, что отказ от ознакомления с графиком отпусков не снимет с работника обязанности соблюдать его. И в отпуск работнику придется пойти в период, предусмотренный графиком.
Можно составить график отпусков так, чтобы первый день отпуска приходился на выходной?
Вправе ли работодатель составить график отпусков для работников по сменному графику так, чтобы первый день отпуска приходился не на рабочий день, а на выходной день сотрудника?
Эксперты Роструда считают, что работодатель вправе это сделать. Законодательство не устанавливает правил определения начальной даты отпуска. Но поскольку график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, то, если в организации есть профсоюз, работник может через него решать вопросы, связанные с составлением графика отпусков. Напомним, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О порядке определения конкретной даты начала отпуска работника
Согласно Определению Верховного суда РФ от 06.02.2014 № АПЛ13-606 трудовое законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника. Можно ли указывать в графике отпусков только месяц использования работником отпуска? Если такое возможно, то как будет в дальнейшем определяться конкретная дата начала отпуска: в одностороннем порядке работодателем или по согласованию с работником?
Отметим, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч. 2 ст. 122 TK РФ).
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 5 ст. 122 TK РФ).
Поскольку действующее законодательство не устанавливает обязанность работодателя указать в графике отпусков конкретную дату, тем не менее на практике дата обычно указывается по причине регуляции процесса непрерывности деятельности организации и для удобства всех работников.
Эксперты Роструда полагают, что понятие «график» отпусков в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска. Период же, в свою очередь, подразумевает конкретные даты начала и окончания. Эти даты являются результатом согласования графика работником и работодателем. Если эти даты в месяце меняются по любым причинам, которые возникли у работника, он составляет заявление и согласовывает новые даты отпуска с работодателем.
График отпусков в этом случае является документом, в ходе реализации которого в силу обоюдных договоренностей фактически могут вноситься изменения. При этом он является гарантом для обеих сторон в случае, если договоренности достичь не удается — обе стороны придерживаются установленного графика отпусков.
Целесообразнее устанавливать в графике отпусков конкретный период в желаемом месяце использования работником своего права на отпуск и, в случае изменений по желанию обеих сторон, использовать для отпуска иной период месяца. Об этом сообщил Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ-59141‑6‑1.
Необходим ли запрос на мотивированное мнение профсоюзной организации?
Нужно ли запрашивать мотивированное мнение профсоюзной организации, если ее состав — 10% от общей численности сотрудников организации. И как в этом случае выполнить порядок ст. 372 ТК РФ?
В указанном случае запрашивать мотивированное мнение профсоюзной организации не требуется. Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Работодатель в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (ст. 372 ТК РФ).
Согласно ст. 31 ТК РФ в случаях, когда работники данного работодателя не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации или ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена в порядке, установленном Трудовым кодексом, представлять интересы всех работников в социальном партнерстве на локальном уровне, на общем собрании (конференции) работников для осуществления указанных полномочий тайным голосованием может быть избран из числа работников иной представитель (представительный орган).