Быстрее, доходнее, интереснее — таким делает бизнес автоматизация. Делегируя рутинные задачи алгоритмам, мы экономим время и деньги. А главное, получаем возможность заниматься по-настоящему интересными развивающими задачами, а не условным заполнением табличек. Зачем внедрять автоматизацию во внутрикорпоративную культуру и как грамотно это делать, рассказывает Елена Ковалева, менеджер по продукту Департамента разработки внутренних продуктов «Лиги Ставок».
Автоматизация — это выстраивание архитектуры бизнес-процессов таким образом, чтобы машинные алгоритмы выполняли рутинные повторяющиеся задачи, а на долю человека оставались те из них, которые требуют интеллекта, квалификации, стратегического мышления. В современной культуре делегирование алгоритмам позволяет экономить человеческий, финансовый и временной ресурс, минимизирует ошибки и позволяет бизнесу зарабатывать больше. Автоматизация в сфере HR, помимо этого, позволяет повысить репутацию компании и привлечь лучшие кадры.
Зачем нужна автоматизация
1. Автоматизация позволяет экономить время и деньги на выполнении рутинных задач
Огромная часть процессов в бизнесе связана с рутинными повторяющимися задачами. Они не требуют интеллектуальных усилий, но «съедают» очень много времени. Если вы хотите, чтобы сотрудники сфокусировались на по-настоящему важных делах, доверьте рутину алгоритмам. Начать я бы советовала с тех операций, которые требуется выполнять чаще всего.
Пример
Наши коллеги часто запрашивали справки 2-НДФЛ, чтобы отследить свои финансовые потоки. Раньше их подготовкой занимался финансовый отдел. С 2021 г. формировать их стало возможным автоматически. Пара кликов на сайте — и на почту приходит защищенный паролем файл. Это позволило снизить нагрузку на сотрудников финансового блока.
2. Она обеспечивает цифровой комфорт
В наши дни цифровой комфорт серьезно повышает имидж компании как в глазах клиентов и партнеров, так и в глазах сотрудников, в том числе потенциальных. По сути дела, это именно то, что говорит о современности компании, ее желании идти в ногу со временем.
Пример
Уровень нашей автоматизации во многом выше, чем у некоторых крупных компаний на рынке. Сегодня с помощью автоматизированных сервисов можно согласовать работу в выходной день, перевести сотрудника из отдела внутри компании, а также найти нового сотрудника и согласовать его выход. Отпуска и командировки также оформляются автоматически. Так, за один только 2023 г. было заказано 2563 ежегодных отпуска, 122 отпуска за свой счет, 20 учебных отпусков, 27 донорских и 277 командировок.
3. Упрощает доступ сотрудника к информации
В крупных организациях рядовой сотрудник зачастую не знает, к кому из коллег обратиться, чтобы получить элементарную услугу. Сотруднику приходится писать руководителю, звонить коллегам, искать информацию — и все это занимает массу времени.
Пример
Создание «Единого личного кабинета» позволило сэкономить рабочее время как сотрудника, которому не нужно больше тратить время на оформление нужных услуг, так и HR-департамента с финансовым блоком. Теперь работникам этих отделов больше не нужно бесконечно отвечать на письма по корпоративной почте, звонки и сообщения в мессенджерах. Все задачи приходят из единого центра.
4. Повышает ценность личного общения
Общаться с сотрудником вживую только для того, чтобы получить элементарную услугу — напрасная трата человеческого ресурса. Благодаря автоматизации простые задачи можно делегировать системе. А живое общение — личное или по телефону — использовать для мозговых штурмов и совместного обсуждения стратегий, связанных с развитием продукта или проекта.
5. Облегчает коммуникацию между офисами в больших компаниях
У компаний с большим количеством офисов по всей России часто наблюдается большой разрыв в коммуникациях. Это влияет на время выполнения задач и общую информированность сотрудников. В этом случае грамотное решение — завести единую платформу, автоматизирующую задачи головного офиса и ретейла.
Пример
В нашей компании мы работаем на платформе Битрикс. В нее входит работа с документами, живая лента, чаты, профиль сотрудников, организационная структура, интеграция с 1С. Благодаря возможности пользоваться документами и папками для всех коллег, организационная структура компании стала прозрачной. А сотрудникам всех направлений стало понятнее, кто в организации чем занимается и кто за что отвечает.
6. Информирует сотрудника о его правах в компании
В компаниях с развитой «социалкой» сотрудники часто оказываются не в курсе того, на какие льготы и бонусы они имеют право из-за сложностей с информированием. Хорошим решением в этом случае является сервис личного кабинета, в котором собрана вся информация по сотруднику, включая данные о его правах.
Пример
«Кафетерий льгот» — это опция в профиле сотрудника, которая дает возможность выбрать себе компенсации, льготы, бонусы и скидки из списка, который предоставляет компания. В нашем кафетерии много разделов для здоровья (ДМС и не только), образования, спорта, путешествий, корпоративных моментов, благотворительности. Кроме того, здесь можно оформить материальную помощь в сложных жизненных ситуациях.
7. Помогает оценивать сотрудников
В крупных компаниях оценка сотрудника — важная часть корпоративной культуры. При этом в идеале информация о результатах теста должна доводиться не только до руководства, но и до самого сотрудника. В этом тоже может помочь автоматизация.
Пример
Ежегодно в нашей компании проводится оценка сотрудников по двум параметрам: потенциал сотрудника и его соответствие ценностям и компетенциям компании. Для того чтобы информировать работника о результатах теста, мы создали в личном кабинете отдельный раздел. Он расположен рядом с разделом льгот. В нем любой сотрудник может узнать, как его оценивает руководство, и получить рекомендации по дальнейшему развитию.
8. Способствует приему и перемещению сотрудников
Прием и перевод сотрудника в другое подразделение — трудоемкий процесс. Чтобы перенаправить время рекрутеров на по-настоящему важные процессы, связанные с оценкой соискателя и совместным принятием решений, технические задачи стоит автоматизировать. Конфиденциальность — еще один момент, в котором также может помочь автоматизация.
Пример
Для работы над перемещением или принятием сотрудника на работу мы не используем почту, мессенджеры. Весь процесс автоматизирован, ответственные сотрудники работают в рамках одной заявки в одном месте, общаясь с помощью комментариев к заявке и заметок при согласовании. Вопрос конфиденциальности также решен — есть возможность устанавливать пароли на документы, а доступ к каждой заявке ограничен настройками прав.
9. Минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором
Ручное заполнение платежной ведомости, табелей учета рабочего времени и проверка отпускных прокладывает путь к человеческим ошибкам. Автоматизация уменьшает риск ошибки в разы.
10. Позволяет легко подбирать заместителя
Руководителям часто приходится сталкиваться с большой нагрузкой, связанной с организационными делами в компании — от согласования отпусков до вопросов перевода или увольнения сотрудников. Освободить себя от выполнения этих задач на период отпуска или загруженности более важными стратегическими вопросами можно с помощью заместителя. Найти последнего также можно автоматически.
Пример
Кастомный сервис под названием «Заместитель» позволяет менеджерам или руководителям назначать себе заместителя на период их отсутствия. Заместителя можно назначить на конкретный сервис или на все сервисы сразу, а также на определенный период времени или на неопределенный срок, делегируя полномочия согласования заявок. Этот подход позволяет руководителю быть уверенным в том, что все необходимые процессы будут продолжаться даже в его отсутствие.
11. Упрощает учет рабочего времени сотрудника
Учет рабочего времени может быть необходим для расчета заработной платы. И этот процесс также можно автоматизировать.
Пример
HR-сервис «Табелирование» — это полностью внутренняя кастомная разработка. Суть ее в максимальной интегрированности с 1С-процессом. Два раза в месяц руководителю подразделения приходит уведомление о необходимости заполнить табель. Никакого ручного труда — табель приходит уже заполненным на основании данных из 1С. Остается только согласовать его либо при необходимости сообщить о несоответствии.
Залог успешного внедрения автоматизации — правильное информирование сотрудников. Создать хороший автоматизированный сервис — это полдела. Второй важный этап — научить сотрудников пользоваться им. Автоматизация — это про культуру. И чтобы эта новая культура прижилась, нужны терпение и грамотный подход.
Какие инструменты помогают
1. Наглядная подача информации
Мы в компании решили рассказывать об автоматизации HR и финансовых сервисов с помощью комиксов и коротких видео. В отличие от длинных описательных документов, эти сервисы позволяют рассказывать о сложных вещах простым и понятным языком.
2. Использование кросс-функциональных площадок
Кросс-функциональные площадки помогают сотрудникам из разных подразделений решать задачи совместно. Мы, например, организовываем Demo day (встречи), где можно рассказать о своем продукте. Кроме того, наши сотрудники имеют возможность выступать на Лига talks в качестве спикеров и делиться навыками.
3. Воркшопы
Еще один мой инструмент для информирования коллег — воркшопы, которые обычно длятся 45 минут и имеют определенную тематику. Такие встречи, как правило, проходят онлайн, они записываются и выкладываются на учебных платформах, как инструкции.
4. Классические методы коммуникации
Переход к современным способам работы должен быть постепенным и комфортным. Поэтому, помимо актуальных сервисов коммуникации, мы используем и более классические способы общения с сотрудниками, такие как видео, короткие сообщения в ТГ, в живой ленте на портале, рассылки на почту.
5. Борьба за каждого сотрудника как за клиента
Перестроить компанию на более современный лад можно только при правильном отношении к сотрудникам. Ведь в конечном итоге главная цель автоматизации HR — не заработать как можно больше денег, а создать такую среду, в которой будет приятно работать и в которой захочется зарабатывать самому и приносить прибыль бренду. Поэтому мы в нашей компании боремся за каждого сотрудника как за клиента. Сейчас, например, у нас в работе большой проект по UX/UI корпоративного портала. Наши сотрудники — молодые люди, привыкшие к определенному уровню цифрового комфорта. Вот почему нам так важно, чтобы корпоративные веб-ресурсы были удобными, эстетичными и эффективными.