Шпаргалка по заполнению справок по форме 2-НДФЛ

До окончания срока сдачи компаниями справок о доходах физических лиц за 2016 г. осталось чуть больше месяца. Перед представлением справок важно проверить правильность содержащихся в них данных. В этом материале мы расскажем, на какие моменты следует обратить внимание.

Срок сдачи справок

Справки о доходах физических лиц представляются в налоговый орган ежегодно в срок не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Но в 2017 г. 1 апреля приходится на выходной день — субботу. Согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ, если последний день срока выпадает на выходной или праздничный нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Следовательно, предельный срок представления справок за 2016 г. — понедельник, 3 апреля.

Напомним, что по доходам физических лиц компании — налоговые агенты должны отчитаться по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

Коды доходов и расходов

Коды видов доходов и расходов, которые используются при заполнении справки 2-НДФЛ, приведены в приложениях № 1 и № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В эти коды были внесены изменения приказом ФНС России от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@. Их нужно учитывать при подготовке справок 2-НДФЛ за 2016 г. (информация на официальном сайте ФНС России от 28 декабря 2016 г.).

В частности, уточнены наименования кодов по операциям с производными финансовыми инструментами (коды 1532, 1533, 1535, 2641) и кода 3010 для доходов в виде выигрышей, полученных в букмекерской конторе и тотализаторе. Введены новые коды для доходов по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете (коды 1544—1554), премий (код 2002), вознаграждений, выплачиваемых из прибыли и средств целевого назначения (код 2003). Установлены новые коды для детских вычетов (коды 126—149), расходов по операциям с ценными бумагами, учитываемыми на индивидуальном инвестиционном счете (коды 225—241), и для сумм убытка, уменьшающих налоговую базу в соответствии со ст. 214.9 НК РФ (коды 250—252).

Персональные данные физлиц

Справки 2-НДФЛ, помимо сведений о доходах физических лиц, содержат их персональные данные (ФИО, гражданство, реквизиты паспорта, адрес места жительства). За представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения, предусмотрена ответственность по ст. 126.1 НК РФ. Размер штрафа составляет 500 руб. за каждый такой документ.

В связи с этим ФНС России в письме от 01.11.2016 № БС-4-11/20817 отметила, что перед сдачей в налоговый орган справок 2-НДФЛ налоговым агентам необходимо провести мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц — получателей доходов в целях сдачи достоверных справок.

Налоговики также указали, что, если у физического лица произошло изменение персональных данных после представления налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган, уточненную справку сдавать не следует.

Доходы, не облагаемые в пределах 4000 руб.

Ряд доходов, полученных физическими лицами, не облагается НДФЛ только в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Это:

• подарки от организаций и индивидуальных предпринимателей;

• призы, полученные на конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями Правительства РФ, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления;

• суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту;

• возмещение (оплата) работодателями стоимости лекарственных препаратов для медицинского применения, назначенных лечащим врачом;

• стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг);

• суммы материальной помощи, оказываемой инвалидам общественными организациями инвалидов.

В отношении физических лиц, которым компания в течение года выплачивала только такие доходы в размере, не превышающем 4000 руб. по каждому основанию, справки 2-НДФЛ можно не представлять. Налоговики это подтверждают (письмо ФНС России от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851).

Так, в письме от 19.01.2017 № БС-4-11/787@ ФНС России рассмотрела ситуацию, когда компания физическим лицам выдала подарки и осуществила иные выплаты в пределах размера, установленного п. 28 ст. 217 НК РФ. Никаких других доходов данные граждане от компании не получали.

Налоговики указали, что компания вправе не представлять в налоговый орган справки по форме 2-НДФЛ по физическим лицам, получивших не облагаемые НДФЛ доходы, перечисленные в п. 28 ст. 217 НК РФ. В своем выводе они отталкивались от положений п. 2 ст. 230 и п. 5 ст. 226 НК РФ. Согласно этим нормам справка по форме 2-НДФЛ представляет собой документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет за этот налоговый период налога по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 230 НК РФ). Она также используется для сообщения налогоплательщику и налоговому органу о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Аналогичную позицию занимают Минфин России и суды. В письме от 08.05.2013 № 03-04-06/16327 специалисты финансового ведомства разъяснили, что при получении физическими лицами от организации доходов, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ и не превышающих 4000 руб., организация не признается налоговым агентом. А Налоговый кодекс не предусматривает обязанности лиц, не являющихся налоговыми агентами, сдавать в налоговый орган сведения о полученных от них физическими лицами доходах.

Такие же выводы содержатся и в постановлении ФАС Центрального округа от 16.02.2011 по делу № А36-6476/2009. В этом деле компания произвела выплаты бывшим работникам предприятия. При этом их величина не превысила 4000 руб. Суд указал, что при таких обстоятельствах спорные доходы не учитываются при формировании налоговой базы, а компания не является налоговым агентом по отношению к физическим лицам, получившим указанные выплаты. Следовательно, она не должна представлять в инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ.

Если размер доходов, переданных одному и тому же физическому лицу по одному из оснований, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ, превысил в налоговом периоде 4000 руб., организация будет признаваться налоговым агентом. Соответственно, она должна исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 230 НК РФ, в том числе и по представлению по такому физическому лицу справки по форме 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 08.05.2013 № 03-04-06/16327).

Таким образом, по лицам, которым выплачивались только доходы, указанные в п. 28 ст. 217 НК РФ, нужно перепроверить общую сумму полученного ими дохода за 2016 г. по каждому основанию на предмет ее превышения установленного размера в 4000 руб. Если она не превысила эту величину, справку по такому физическому лицу можно не сдавать. Если же величина выплат оказалась больше, компания обязана представить справку по такому физическому лицу.

Матпомощь при рождении ребенка

Материальная помощь родителям (усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемая в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), не облагается НДФЛ, если ее размер не превышает 50 000 руб. на каждого ребенка (п. 8 ст. 217 НК РФ).

Ответственность за правильность удержания НДФЛ с сумм материальной помощи возлагается Налоговым кодексом на организацию (письмо Минфина России от 15.07.2016 № 03-04-06/41390). Поэтому, подготавливая справки по лицам, которые получали такую матпомощь, важно еще раз убедиться в правомерности неудержания с этого дохода НДФЛ. Ведь данная матпомощь может быть оказана как одному, так и обоим родителям. И освобождаться от НДФЛ она будет, только если в совокупности по обоим родителям не превысит 50 000 руб. на одного ребенка. Следовательно, чтобы не облагать НДФЛ материальную помощь работнику, компании нужно иметь документальное подтверждение, что второй родитель такую помощь не получал, а если получал, то совокупный размер выплат обоим родителям не превышает 50 000 руб.

Документом, подтверждающим факт получения (неполучения) материальной помощи вторым родителем, может быть справка, выданная работодателем второго родителя, составленная в произвольном виде или по форме 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 15.07.2016 № 03-04-06/41390). Кроме того, подтвердить факт неполучения вторым родителем материальной помощи можно его заявлением (письма ФНС России от 28.11.2013 № БС-4-11/21330@, Минфина России от 07.12.2012 № 03-04-06/8-346).

Итак, если компания не облагала выплаченную матпомощь НДФЛ, а вышеуказанных подтверждающих документов у нее нет, их следует запросить у работника. При отсутствии таких документов сумма материальной помощи должна облагаться НДФЛ. Соответственно, в справке по форме 2-НДФЛ компания должна отразить ее в доходах, облагаемых по соответствующей налоговой ставке (13% для налоговых резидентов и 30% для лиц, не являющихся таковыми). При этом в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» в формах справок с признаком «1» и с признаком «2» указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Если подтверждающие документы есть и сумма материальной помощи при рождении ребенка не превысила установленный предел, ее можно не показывать в справке 2-НДФЛ. Это следует из разъяснений, данных ФНС России в письме от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@. В нем сказано, что работодатель вправе не отражать в расчете по форме 6-НДФЛ доход работника в виде единовременной материальной помощи при рождении ребенка в течение первого года после рождения ребенка в размере, не превышающем 50 000 руб. При этом налоговики уточнили, что если организация показала данный доход в расчете по форме 6-НДФЛ, то она может отразить его и в сведениях по форме 2-НДФЛ.

Пособия по временной нетрудоспособности

В компании могут быть работники, которые находились на больничном в декабре 2016 г., а пособие по временной нетрудоспособности выплачивалось им в январе 2017 г. Отражать доход в виде пособия по временной нетрудоспособности в такой ситуации в справке за 2016 г. не нужно.

Дело в том, что дата получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности определяется в общем порядке как день его выплаты, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). В графе «Месяц» раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, определяемой по правилам ст. 223 НК РФ. Следовательно, если пособие начислено за декабрь 2016 г., а выплачено в январе 2017 г., оно является доходом 2017 г. и в справке за 2016 г. не показывается.

Это подтверждается выводами, сделанными ФНС России в письме от 21.10.2016 № БС-3-11/4922@. В нем налоговики рассмотрели ситуацию, когда пособие по временной нетрудоспособности начислено за июнь, а перечислено работнику в июле 2016 г. Они указали, что доход в виде пособия по временной нетрудоспособности с учетом положений подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ считается фактически полученным в июле 2016 г. Соответственно, в справке о доходах физического лица за 2016 г. в графе «Месяц» раздела 3 указывается месяц «07» (июль).

Выплаты по гражданско-правовым договорам

В отношении выплат по гражданско-правовым договорам применяется общий порядок определения даты фактического получения дохода, установленный подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ (доход считается полученным в день его выплаты).

Поэтому, если акт сдачи приемки работ (услуг) по гражданско-правовому договору подписан в декабре 2016 г., а вознаграждение физическому лицу по данному договору выплачено в январе 2017 г., данный доход в справке за 2016 г. не отражается. Налоговики это подтверждают (письмо ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@).

Премии

Если компания выплачивает работникам премию по итогам работы за год, перед сдачей справок за 2016 г. нужно проверить дату приказа о ее выплате. Дело в том, что датой фактического получения дохода в виде премии за производственные результаты (по итогам работы за месяц, квартал, год) считается последний день месяца, которым датирован приказ о ее выплате (письмо ФНС России от 24.01.2017 № БС-4-11/1139@). Объясняется это тем, что стимулирующие премии, зависящие от трудовых достижений работников, являются элементом оплаты труда. А значит, к ним должен применяться п. 2 ст. 223 НК РФ, согласно которому датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца (подробнее об этом см. «БП», 2017, № 05).

Следовательно, если приказ о выплате производственной премии издан в декабре 2016 г., а выплачивается она в январе 2017 г., она подлежит отражению в справке 2-НДФЛ за 2016 г. При этом в графе «Месяц» раздела 3 справки указывается месяц «12» (декабрь).

В отношении иных премий (к юбилею, празднику и т.д.), не связанных с трудовой деятельностью работников и носящих социальный характер, датой фактического получения дохода будет день их выплаты. Ведь они не являются оплатой труда работников, поскольку не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы (постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12). Следовательно, в справке за 2016 г. отражаются только те премии социального характера, которые выплачены в 2016 г.

Списание безнадежного долга

Предположим, за работником числился долг. Но, не погасив его, он уволился. По истечении срока исковой давности данная задолженность должна быть списана с баланса организации как безнадежная (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, далее — Положение по бухучету).

В момент списания с баланса безнадежной задолженности физического лица у него возникает доход (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, перед составлением справок нужно проверить долги, числящиеся за физическими лицами, на предмет их безнадежности. Если безнадежные долги есть, их нужно списать с баланса, а физическому лицу начислить доход в размере списанного долга.

Если выплачиваемых гражданину средств, за счет которых можно удержать налог, нет, компания должна не позднее 1 марта 2017 г. представить в налоговый орган справки 2-НДФЛ с признаком «2» по физическим лицам, долги которых были списаны с баланса. Такие же справки компания должна направить и этим физическим лицам (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Переуступка безнадежного долга

Списание безнадежной задолженности с баланса не означает ее аннулирования. Данная задолженность должна отражаться на забалансовом счете в течение пяти лет с момента ее списания. Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения по бухучету).

Безнадежную задолженность физического лица, числящуюся за балансом, компания может переуступить по договору цессии. Такая ситуация характерна для банковской деятельности.

Так, в письме Минфина России от 14.11.2016 № 03-04-06/66623 рассмотрена ситуация, когда банк переуступает право требования задолженности физического лица по кредитному договору, которая является безнадежной. Чиновники указали, что, если банк ранее по этой задолженности подавал справку 2-НДФЛ с признаком «2» (о невозможности удержать налог), он должен представить в налоговый орган по месту своего учета сообщение об аннулировании ранее сданной справки о невозможности удержать налог. Из порядка заполнения справки 2-НДФЛ следует, что аннулирующее сообщение составляется по форме 2-НДФЛ с признаком «2», при этом в поле «Номер корректировки» ставится «99».

Возврат излишне удержанного налога

Если после сдачи справки 2-НДФЛ за 2016 г. по конкретному физическому лицу компания обнаружит, что она излишне удержала у него налог, нужно будет подать уточненную справку за 2016 г.

Налоговики это подтверждают. Так, в письме от 26.10.2016 № БС-4-11/20366@ ФНС России рассмотрела ситуацию, когда излишне удержанный в 2015 г. у работников НДФЛ был возвращен им в 2016 г. Специалисты налогового ведомства указали, что компании нужно представить по этим работникам уточненные справки 2-НДФЛ за 2015 г.