Создание комплексной системы менеджмента исключает дублирование операций в процессах

Существующие и преобладающие сегодня в предпринимательской среде интегрированные системы менеджмента (ИСМ) оказываются на деле необъективными, недейственными и воспринимаются неадекватно. Причина в том, что они не выполняют своей основной функции и поэтому не способствуют устойчивому развитию компаний. Вместе с тем конкурентоспособность компаний на внутреннем и внешнем рынке можно повысить с помощью создания комплексной системы менеджмента (КСМ) на основе универсального стандарта. Как воплотить это на практике?

Бизнес-философия компании во многом определяет мысли и действия сотрудников. Однако красноречивые и общие утверждения на плакатах не способны сформировать заинтересованность сотрудников в долгосрочном процветании их компании и, следовательно, не являются бизнес-философией.

Определяющим фактором здесь является то, какие ценности заявлены на плакатах, сайтах, стендах и каким образом они находят свое отражение в реализации производственных, управленческих и других процессов компании. Философия, ценности, стратегия совершенствования важны, однако любая декларация обязана обрести форму, алгоритм, направление реализации и быть претворенной в жизнь на практике. Провозгласив ценности и ориентируясь на них в своей деятельности, компания объявляет своим партнерам, конкурентам, потребителям и иным заинтересованным сторонам о своей готовности соответствовать им в долгосрочной перспективе. Подтверждение соответствия основывается на результатах анализа и оценки соответствия официально обнародованных ценностей, то есть требований, которые компания предъявила себе сама, свидетельствам их реализации на практике. Подтверждение соответствия сегодня — это залог успешной деятельности любой компании, крепкий фундамент обеспечения выполнения обязательств перед государством, партнерами, поставщиками, потребителем и другими заинтересованными сторонами, позволяющий бизнесу развиваться в долгосрочной перспективе, внедрять инновации, реализовывать лучшие практики, становиться лидером в своей отрасли.

Если деятельность компании подлежит обязательной сертификации на соответствие требованиям международных и отраслевых стандартов, у высшего руководства возникают необходимость и потребность в создании наиболее эффективного инструмента, обеспечивающего деятельность компании согласно требованиям всех заинтересованных сторон, отраслевым, международным и иным условиям.

Действующие стандарты построения ИСМ не содержат основных принципов и подходов к их практической реализации

Сегодня распространенными инструментами подтверждения соответствия являются системы менеджмента, отвечающие требованиям международных, отраслевых и иных стандартов.

Эффективность любого инструмента проявляется в его оптимальном использовании в отношении информационных, трудовых, временных, финансовых и иных ресурсов. А внедрение автономно функционирующих систем менеджмента ставит значения КПЭ компании под угрозу снижения ввиду их прямой взаимосвязи с результатами функционирования бизнес-процессов компании. Поэтому возникает необходимость создания комплексной системы менеджмента, исключающей дублирование простейших операций в процессах компании, начиная с несогласованности в вопросах делопроизводства и заканчивая дублированием отчетной информации о деятельности компании и последующими трудностями, возникающими при анализе неструктурированного потока входных данных.

Термин КСМ формально ничем не отличается от общепринятого термина ИСМ, однако позволяет нам определить КСМ как новое видение ИСМ с точки зрения предлагаемого в статье инновационного подхода к ее построению.

Принципы КСМ полностью соответствуют основным принципам Total quality management (TQM), которые заявляют:

• обеспечение постоянного развития и лидерства;

• вовлечение всех сотрудников в процесс улучшения деятельности компании;

• приоритет требований заказчика и взаимовыгодных, партнерских отношений с поставщиками;

• применение процессно-риск-ориентированного подхода, позволяющего установить личную ответственность за выполняемую работу.

Практическая значимость проекта построения КСМ для компаний обусловлена наличием универсального инструментария (речь о нем пойдет ниже), содержащего требования к построению и функционированию КСМ. Данный проект разработан на основании проведенного анализа современных стандартов и технических условий, содержащих требования к функционированию КСМ. Результаты анализа показали следующее.

Спецификации PAS 99 универсальны для создания ИСМ, основанных на любых двух и более стандартах, полностью соответствуют потребностям международного рынка в объединении нескольких систем, процессов в одну структуру и обеспечивают повышение эффективности функционирования организации. Требования спецификаций к созданию ИСМ основываются на выделении общих требований объединяемых систем менеджмента, внедряемых единым способом, и специфических, индивидуальных для каждой отдельной системы. Общие требования спецификации определены для планирования деятельности, разрабатываемой политики, внедрения и функционирования, аудитов, оценки эффективности/результативности, анализа и постоянного совершенствования деятельности организации.

Объединенный стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 4581:1999 «Интеграция систем менеджмента — Руководство для частных, правительственных и общественных организаций» рассматривает возможность создания интегрированной системы менеджмента, основываясь на аддитивном, интегративном подходах или на интеграции параллельно создаваемых систем. Данный стандарт так же, как и спецификации PAS 99, основывается на разделении общих и специфических требований к ИСМ.

ГОСТ Р 53893-2010 «Руководящие принципы и требования к интегрированным системам менеджмента». Данный стандарт содержит общие требования к интегрированному созданию двух и более систем менеджмента. В документе отсутствуют ограничения на виды стандартов для совместного применения, и он ориентирует организации на создание общей базы для дальнейшего построения интегрированной системы менеджмента.

Основной недостаток проанализированных документов (стандартов и технических условий, содержащих требования к функционированию КСМ) состоит в отсутствии основных принципов и подходов их практической реализации (применении на практике). Иначе говоря, есть описание системы, какой она должна быть, но отсутствует информация о том, как ее создать.

Основой для интеграции инструментов служит подход, ориентированный на процессы и риски

В структуру КСМ свободно интегрируются требования иных международных стандартов ISO. Для интеграции требований необходимо проанализировать, где возможно провести адекватную и эффективную замену инструментов, предлагаемых ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 (обязательных требований к КСМ), на более эффективные инструменты других стандартов, например отраслевых, содержащих более жесткие требования, приоритетных для конкретного потребителя.

В соответствии с новой версией ISO 9001 основой для интеграции инструментов служит процессно-риск-ориентированный подход, при котором устанавливается взаимосвязь процессов и направлений риск-менеджмента.

Ориентируясь на применение инструментов «Производственной системы РосАтом» в качестве одного из направлений обеспечения эффективности деятельности компании приведем пример реализации ценностей корпорации путем выполнения требований международных стандартов и рекомендаций.

Задекларированные ценности: «На шаг впереди», «Ответственность за результат», «Единая команда» и «Уважение» могут быть реализованы при выполнении обязательных требований международного стандарта ISO 9001 в новой версии 2015 г., рекомендаций по непрерывному совершенствованию деятельности ISO 9004 и инструментов «Производственной системы РосАтом».

Выполнение рекомендаций ISO 9004 также способствует реализации ценности «Эффективность», ориентируя компанию на рациональное перераспределение и использование ресурсов.

На реализацию ценностей «Эффективность», «Уважение» и «Безопасность» направлены требования к риск-менеджменту ISO 31000, экологическому менеджменту ISO 14001, менеджменту охраны здоровья и безопасности труда OHSAS 18001. Они обязывают компанию наиболее эффективно управлять экологическими, производственными, управленческими, ресурсными, корпоративными, информационными и иными рисками.

Создание КСМ базируется на разработке универсального стандарта

Наиболее эффективным и простым подходом к созданию КСМ, отвечающей требованиям всех заинтересованных сторон, отраслевым, международным и иным требованиям, является разработка универсального стандарта. Он должен быть основан на соблюдении:

• обязательных требований международных стандартов ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001;

• рекомендаций по непрерывному совершенствованию ISO 9004, ISO 31000;

• инструментов используемых в производственной системе.

Требования данного стандарта должны быть универсальными с точки зрения увеличения или уменьшения составляющих элементов КСМ (системы энергоменеджмента, информационной безопасности, менеджмента безопасности цепочки поставок и т.д.). Его универсальность состоит в возможности учета следующих необходимых отраслевых требований к функционированию КСМ:

• законодательных, а также федеральных норм и правил в области использования атомной энергии;

• официально согласованных с заинтересованными сторонами;

• документов МАГАТЭ при необходимости соответствия им;

• других кодов и стандартов, принятых организацией к использованию.

При этом в качестве главного требования выдвигается «Безопасность».

Реализация требований стандарта позволяет достичь следующих преимуществ:

• абсолютно исключить дублирование процессов, операций в структуре КСМ;

• на постоянной основе оценивать риски, разрабатывать и соблюдать порядок действий как по предотвращению рисковых событий, так и в случае их наступления с учетом имеющегося опыта;

• обеспечить повышение эффективности от внедрения инструментов «Производственной системы РосАтом» (ПСР) в производстве при одновременном удовлетворении требований всех заинтересованных сторон.

Данный подход позволяет осуществлять хеджирование рисков управленческих решений в управлении бизнес-процессами с учетом выявленных и оцененных рисков. Например, установленная взаимосвязь «Основные процессы ЖЦП — Производственные риски» показывает возможности, как интегрировать инструменты (преимущественно ПСР) в производственный цикл.

Примером требования стандарта к КСМ «Ресурсы» является интеграция требований стандартов ISO 9004, ISO 31000 и инструмента ПСР «Точно вовремя» (см. рис. 1).

Реализация проекта по построению КСМ позволяет достичь экономического и синергетического эффектов от его внедрения

Рассмотрим системные аспекты проекта построения КСМ, наглядно демонстрирующие возможность достижения экономического и синергетического эффектов от его внедрения. Целью проекта построения КСМ является постоянное улучшение качества процессов, что свидетельствует о повышении качества процессов производства, в том числе снижении потерь в процессе производства. При этом постоянное улучшение процессов и оптимизация КСМ основаны на применении процессно- и риск-ориентированного подхода (см. рис. 2).

Для управления процессами необходима система показателей, охватывающая показатели эффективности, результативности, адаптивности их функционирования. Допустимые границы и целевые значения данных показателей коррелируют между собой внутри КСМ, со стратегическими показателями (целями) компании и запросами заинтересованных сторон.

В качестве примера показателя оценки результативности функционирования процесса приведем коэффициент выполнения планового показателя экономического эффекта по проекту в целом:

где:

Эф — фактический экономический эффект реализованного проекта;

CFi — стоимость свободного потока денежных средств за период i;

r — ставка дисконтирования;

i — порядковый номер периода дисконтирования.

Приведенный коэффициент характеризует эффективность функционирования компании как результат выполнения плановых показателей бизнес-процесса реализации проектов.

Управление системой бизнес-процессов основывается на измерении показателей функционирования процессов и их последующем анализе. Данные показатели являются критериями успешности проекта построения КСМ. Предъявляемые к КСМ требования свободно дифференцируются с учетом приоритетов заказчика в целях обеспечения эффективности процессов и деятельности в целом.

Таким образом, принимая решение инициировать и реализовать на практике проект построения КСМ, заказчику необходимо утвердить состав применяемых инструментов, которые станут основой будущей КСМ компании. Практический результат от реализации проекта построения КСМ состоит в:

• интеграции в единой КСМ требований заказчика к своей деятельности с учетом требований всех заинтересованных сторон;

• обеспечении реализации политики компании заказчика за счет установления индивидуальных приоритетов в требованиях, предъявляемых к КСМ;

• описании и интеграции единой КСМ в структуре компании заказчика.

Внедрение КСМ обеспечивает достижение следующих преимуществ:

1) возможность создания единого документооборота для нескольких систем одновременно;

2) сокращение расходов на аудит и сертификацию единой системы;

3) объединение всех сотрудников компании в стремлении к высокому качеству работы, ее безопасности для окружающей среды и т.д.;

4) повышение производительности труда в условиях отсутствия дублирующих операций и процессов, установление прямой зависимости повышения эффективности деятельности компании от улучшения условий труда ее сотрудников;

5) повышение заинтересованности потребителей в продукции, выпускаемой компанией;

6) снижение нагрузки на управленческий и исполнительный аппараты путем реализации принципов системного подхода, а также процессно- и риск-ориентированного подхода;

7) укрепление обратных связей единой системы и каждого составляющего ее элемента в отдельности;

8) повышение уровня гибкости и устойчивости системы управления компанией к внутренним и внешним изменениям.

Ожидаемый результат напрямую зависит от выдвинутых приоритетов, иначе говоря, уровень успеха зависит от уровня амбиций. Если целью компании является процветание в долгосрочной перспективе, реализация проекта построения КСМ обеспечит ее достижение.