Сообщение о проведении годового общего собрания акционеров

Весна и начало лета — традиционное время проведения очередных годовых общих собраний акционеров, на которых решаются ключевые вопросы финансово-хозяйственной деятельности акционерного общества. Согласно п. 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО) годовое общее собрание акционеров должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года. Один из первых документов, которые необходимо оформить при подготовке к этому мероприятию, — сообщение о проведении собрания. В этой статье приведен образец сообщения с комментариями о порядке и правилах его заполнения и направления акционерам.

Годовое общее собрание акционеров созывает совет директоров общества, а при его отсутствии — руководитель общества (подп. 2 п. 1 ст. 65, абз. 2 п. 1 ст. 64 Закона об АО). Важно не забыть, что на собрании теперь должен присутствовать либо регистратор, который ведет реестр акционеров общества, либо нотариус, который работает в пределах нотариального округа, в котором расположено место нахождения общества, а для публичного АО — только регистратор (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Учитывая, что у непуб­личного АО есть выбор, кому из них доверить удостоверение решения, необходимо заранее проанализировать преимущества и недостатки приглашения каждого из этих лиц (подробнее см. комментарий «Приглашение регистратора на собрание имеет ряд преимуществ»).

Одним из первых действий, которое необходимо сделать обществу при подготовке к годовому общему собранию, является направление (размещение) сообщения о проведении этого собрания.

Перед рассылкой сообщения необходимо получить от регистратора список акционеров

Перед тем как направлять сообщение, обществу необходимо заказать у регистратора список лиц, имеющих право на учас­тие в собрании акционеров, и сделать рассылку по этому списку всем акционерам о дате, времени и месте проведения собрания, о вопросах, включенных в повестку дня (ст. 51 Закона об АО). Указанный список составляется не более чем за 50 дней до даты проведения собрания акционеров. При этом сообщение направляется акционерам заказным письмом не ранее чем за 20 дней до даты его проведения, а если повестка дня содержит вопрос о реорганизации общества — не позднее чем за 30 дней до даты его проведения (п. 1 ст. 52 Закона об АО).

Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется регистратором на основании данных, содержащихся в системе ведения реестра акционеров. Общество с регистратором несут солидарную ответственность за ведение и хранение реестра акционеров, но в рамках проведения собрания акционеров общество руководствуется тем списком, который ему готовит регистратор по запросу. Поэтому если кто-то из акционеров не попал на собрание ввиду отсутствия о нем информации в рассматриваемом спис­ке, все претензии он в первую очередь должен адресовать регистратору. Общество в любом случае не может быть привлечено к административной ответственности за нарушение порядка проведения собрания (ст. 15.23.1 КоАП РФ), поскольку его вины в ненадлежащем исполнении регистратором своих обязанностей нет.

Перед тем как заказывать список лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров, желательно уточнить условия заключенного с регистратором договора на хранение и ведение реестра. Возможно, что для проведения годового собрания в нем будут скидки на изготовление данного спис­ка, либо он вообще будет предоставляться бесплатно.

Законом установлены требования к содержанию и порядку направления сообщения

Статья 52 Закона об АО содержит ряд требований к содержанию сообщения о собрании. Так, в сообщении о проведении годового общего собрания акционеров необходимо указать:

• полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;
• форму проведения общего соб­рания акционеров (собрание или заочное голосование);
• дату, время и место его проведения;
• дату составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
• повестку дня общего собрания акционеров;
• порядок ознакомления с материалами для собрания.

В сообщении о проведении общего собрания, проводимого в форме собрания, помимо этого необходимо указывать время начала регистрации лиц, участвующих в общем собрании (п. 3.1 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утв. приказом ­ФСФР России от 02.02.2012 № 12-6/пз-н, далее — Положение № 12-6/пз-н).

При проведении собрания акционеры компании должны будут рассмотреть все вопросы повестки дня и проголосовать по ним. При этом они не вправе рассматривать вопросы, не включенные в повестку дня (постановление ФАС Уральского округа от 17.01.2012 по делу № А60-17033/2011).

В случае когда заполненные бюллетени могут быть направлены обществу (в частности, при проведении общего собрания акционеров общества с числом акционеров — владельцев голосующих акций 1000 и более, а также иного общества, устав которого предусматривает обязательное направление (вручение) бюллетеней до проведения общего собрания акционеров — п. 2 ст. 52, п. 2, 3 ст. 60 Закона об АО), в сообщении также необходимо указать почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени.

При указании в сообщении места проведения собрания общество должно руководствоваться информацией, отраженной в уставе. Если же уставом место проведения собрания не определено, то проводить его нужно по месту нахождения самого общества, указанному в ­ЕГРЮЛ (п. 2.9 Положения № 12-6/пз-н).

Сообщение о проведении собрания акционеров по общему правилу рассылается всем акционерам заказным письмом. Однако лучше направить его ценным письмом с описью вложения. Вместо этого его можно опуб­ликовать в печатном издании или разместить на сайте общества, если такая возможность предусмотрена уставом. При этом в случае размещения сообщения в печатном издании необходимо учитывать, что такое издание должно быть общедоступным в соответствующей местности, чтобы у акционеров к нему был доступ (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.09.2013 по делу № А19-13535/2012).

Место проведения собрания акционеров в сообщении следует указать четко, чтобы у акцио­неров при прибытии на место не возникло каких-либо сложностей. Например, простое указание адреса здания без обозначения номера помещения, в котором будет проводиться собрание акционеров, является нарушением (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17.12.2014 по делу № А31-3039/2014).

Если кто-то из акционеров посчитает, что общество нарушило его права и законные интересы, никаких извещений о проведении собрания он не получал, то общество должно будет предъявить опись вложения отправленного письма, из содержания которой будет следовать, какое письмо и с каким содержанием было отправлено конкретному акционеру. В такой ситуации утверждение акционера, например, о том, что он вместо сообщения о проведении собрания получил пус­тое письмо или открытку, будет голословным, и суд его отклонит как противоречащий материалам дела (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.04.2013 по делу № А75-1719/2012). Предполагается, что в подобной ситуации разумный акцио­нер, получив такое письмо, должен сразу обратиться в общество за получением разъяснений с целью проверки, имела место ошибка или намеренное нарушение его корпоративных прав, чтобы вовремя принять меры.

При размещении сообщения о проведении собрания на сайте общества необходимо учитывать такой немаловажный фактор, как возраст акционеров. Если в основном это пожилые люди, то получение информации о собрании при использовании такого способа оповещения, как размещение информации на сайте, может быть для них затруднительным. Общество должно это учитывать в силу принципов добросовестности и разумности (ст. 1 ГК РФ). Поэтому такой способ извещения лучше использовать как дополнительный, а не как основной.

В сообщении о проведении собрания также указывается порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться.

К информации, которую необходимо раскрыть акционерам, относятся бухгалтерская отчетность общества, в том числе отчет о прибылях и убытках, заключение аудитора, заключение ревизионной комиссии (ревизора) по итогам проверки годовой бухгалтерской отчет­ности, сведения о членах ревизионной комиссии и о кандидатах в совет директоров, включая ФИО, дату рождения, сведения об образовании, опыте работы; годовой отчет о дея­тельности общества и иные необходимые до­кумен­ты и сведения (п. 3 ст. 52 Закона об АО).

Такая информация должна быть доступна в течение 20 дней (а если повестка дня соб­рания содержит вопрос о реорганизации общества, то в течение 30 дней) до проведения общего собрания акционеров лицам, имеющим право на учас­тие в общем собрании, для ознакомления в помещении исполнительного органа общества и иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания акционеров. Такая информация также должна быть доступна лицам, принимающим участие в общем собрании, во время его проведения.

В сообщении также указывается повестка дня собрания. В нее обязательно включаются вопросы, предусмотренные п. 1 ст. 47 Закона об АО (утверждение бухгалтерской отчетности, избрание совета директоров, утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам I квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года и др.), а также могут включаться иные вопросы (например, об одобрении крупных сделок или сделок с заинтересованностью).

Последствия несоблюдения требований к оформлению сообщения — внушительные штрафы

Все эти требования к порядку и срокам составления и направления сообщения и предоставления информации важно неукоснительно соблюдать, так как при их невыполнении общество может быть привлечено к административной ответственности по ч. 2 ст. 15.23.1 КоАП РФ. Санкция за нарушение — штраф в сумме от 500 000 до 700 000 руб. Назначения штрафа ниже низшей границы общество сможет добиться, только если в судебном порядке будет доказано, что имеются веские основания для его снижения на основании оценки характера и последствий допущенного нарушения, степени вины общества, его финансового положения, а также иных имеющих существенное значение для индивидуализации административной ответственности обстоятельства (ч. 2.2, 2.3 ст. 4.1 КоАП РФ, постановление Конституционного суда РФ от 25.02.2014 № 4-П).

Если таких оснований нет, уменьшить размер штрафа ниже нижней границы не получится (постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.02.2015 по делу № А40-58173/2014). Штраф также не получится снизить, если его размер был определен уже вступившим в законную силу судебным актом, принятым до опубликования постановления Конституционного суда РФ от 25.02.2014 № 4-П, о чем сказано в п. 5 этого до­кумен­та (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.04.2014 по делу № А43-5386/2013).

Если же АО допустило нарушение и против него возбуждено дело об административном правонарушении, то ему следует использовать весь арсенал средств своей правовой защиты, чтобы добиться освобождения от ответственности. Это могут быть такие аргументы, как истечение срока давности для привлечения к ответственности (три года с момента совершения в соответствии с ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ), нарушение процедуры производства по делу, отсутствие события нарушения, несущественность и малозначительность допущенного нарушения — например, направление сообщения о проведении собрания акционеров не за 20 дней, а за 19 (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.05.2013 по делу № ­А79-11124/2012) и др.

Общество также может ссылаться на свою невиновность в совершении административного правонарушения и на то, что оно предприняло все зависящие от него и разумные меры для соблюдения норм закона. Так, например, в одном деле, делая вывод об отсутствии в действиях общества нарушения порядка проведения собрания, суд исходил из того, что для проведения собрания акцио­неров общество не могло получить от держателя реестра список лиц, имею­щих право на участие в собрании, поскольку регулятор выдал регистратору предписание, запрещающее предоставлять информацию из реестра любым лицам, за исключением регулятора, судебных, следственных и иных государственных органов. Общество было вынуждено провести годовое общее собрание акционеров без составленного регистратором списка, поскольку при непроведении собрания наступали негативные последствия как для общества, так и для его акционеров. Компания руководствовалась последней имеющейся у нее информацией о составе акцио­неров, которым и были разосланы сообщения (постановление ФАС Московского округа от 20.06.2014 по делу № А40-131969/13).

Как видно из приведенного примера, при наличии затруднений и препятствий в проведении собрания акционеров общество должно сделать то, что возможно в сложившейся ситуации, а не бездействовать. В приведенном примере, несмотря на отсутствие актуального списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, общество разумно провело собрание на основании той информации, которой располагало. Если бы оно вообще не провело собрания, то оснований избежать привлечения к административной ответственности у него бы не было.

Если невыполнение требований о проведении собрания акционеров повлекло наложение на общество штрафа, владельцы компании вправе обратиться в суд в ее интересах с иском к директору о возмещении убытков в размере уплаченного штрафа, если нарушение было связано с его неправомерными действиями (бездействием). Такая возможность вытекает из ст. 15 ГК РФ и ст. 71 Закона об АО. Если вины директора в нарушении порядка проведения собрания акционеров нет и ответственность за него несет кто-то из сотрудников компании, владельцы могут дать указание директору привлечь его к дисциплинарной и материальной ответственности с лишением премии с тем, чтобы компенсировать свои имущественные потери (ст. 192, 193, 238 ТК РФ).

Директор компании в случае предъявления к нему иска о возмещении убытков в виде суммы уплаченного обществом штрафа должен доказать отсутствие своей вины в случившемся, а также отсутствие прямой причинно-следственной связи между своим поведением и наступившими для компании неблагоприятными имущественными последствиями (ст. 65 АПК РФ). Так, например, на директора не может быть возложена ответственность за убытки в виде штрафа при доказанности отсутствия у общества денежных средств и какого-либо иного имущества, при наличии которого можно было бы оплатить проведение собрания акционеров, а также в случае, когда директору не выплачивалась зарплата и он правомерно на основании ст. 142 ТК РФ приостановил выполнение своих трудовых обязанностей на весь период до выплаты задержанной суммы (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.12.2011 по делу № А19-5972/2011).

К сведению

Приглашение регистратора на собрание имеет ряд преимуществ

Когда непубличное общество планирует проведение собрания, уже на начальном этапе подготовки необходимо определиться с тем, кто будет присутствовать на соб­рании — нотариус или регистратор. На первый взгляд, и удобнее, и выгоднее пригласить нотариуса. Но это не всегда так.

Для нотариусов такая операция является новой, еще не отработанной до деталей, поскольку типовой регламент выполнения нотариального действия — Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, — утвержден совсем недавно (подробнее см. «ЭЖ», 2015, № 02, с. 09). Немаловажным преимуществом работы с профессиональным регистратором, помимо наличия у него уже наработанной практики проведения корпоративных собраний, является заключение отдельного договора на проведение собрания в конкретную дату. Тем самым для общества снимается риск срыва собрания и привлечения его к ответственности: всегда можно возместить свои убытки за счет регистратора, если срыв собрания произойдет по его вине. Нотариусы при выполнении нотариального действия по удостоверению принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, никаких договоров с компанией не заключают. Соответственно, никакие обязательства по обязательному присутствию на собрании в конкретную дату они на себя также не принимают и ответственности не несут. Всегда есть риск, что нотариус договорится о проведении собрания, а затем в связи с изменением обстоятельств откажется от участия в собрании.

На регистратора можно возложить обязанность по осуществ­лению всех действий, необходимых для организации собрания, или только части из них — с целью экономии. Например, общество самостоятельно может осуществить рассылку сообщений о проведении собрания, а также отчета об итогах голосования, который начиная с 1 июля 2014 г. обязательно должен высылаться всем акционерам (п. 4 ст. 62 Закона об АО).

При согласовании с регистратором даты проведения собрания общество должно предварительно ознакомиться с принятыми у того расценками на данную услугу с учетом повышающих коэффициентов в связи с множеством заказов, поступающих от различных эмитентов. При наличии возможности собрание лучше не откладывать на самый последний момент и уточнить у регистратора наиболее оптимальное время для его проведения.