Автоматизированные системы учета и расчета затрат и результатов в свое время строились исходя из требований к составлению отчетности компаний. Сегодня бизнес требует от них абсолютно иного подхода, их данные нужны для принятия решений CFO. Поэтому они готовы инвестировать в создание качественной управленческой информации и соответствующие эффективные ИТ-системы.
О готовности финансовых директоров инвестировать в эффективные ИТ-системы свидетельствуют результаты блиц-опроса «Успешное управление компанией с помощью эффективного учета затрат и результатов», проведенного немецкой консалтинговой компанией Horvard&Partners.
В целях выяснения главных факторов, определяющих эффективный и рациональный учет затрат и результатов компании с точки зрения логики его построения и системно-технической реализации, консалтеры опросили CFO более 200 международных крупных компаний.
В частности, финансовых директоров спросили:
■ каков уровень развития и стандартизации существующих систем учета и расчета затрат в компании;
■ какие меры были приняты для их улучшения и адаптации к потребностям бизнеса;
■ каковы будущий тренд и требования в этой области?
Стандартизация учета затрат и результатов повышает его эффективность
Финансовые директора высказались единодушно относительно того, что учет и расчет издержек, затрат и результатов должны прежде всего способствовать повышению эффективности бизнеса. В связи с этим системы учета нужно настроить на получение только необходимой для принятия решений информации. Например, CFO в крупных компаниях требуется прежде всего информация по клиентам и продуктам, которой в существующих сейчас системах нет.
Обратим внимание на то, что учет затрат и результатов, например, в немецких компаниях организован и проводится сложно, он очень детализирован. Причем использование множества методов и вариантов расчетов приводит к созданию сложных и запутанных внутренних систем учета в компаниях. Хотя сегодня острой необходимости в подобных системах уже нет. Поэтому CFO немецких компаний считают, что сложные методы и множество вариантов таких систем необходимо сократить и упростить.
Большинство их коллег также высказываются за радикальные изменения в подходах к автоматизации систем учета, а именно:
■ за изменения концепции построения системы учета и расчета затрат и результатов на основе ее упрощения и стандартизации;
■ включение в новую систему таких важных для управления критериев, как группы клиентов и продуктов;
■ оптимизацию существующих автоматизированных систем учета затрат и результатов и эффективное системно-техническое осуществление предложенных изменений.
Стандартизацию существующих систем CFO считают важнейшим драйвером (фактором) эффективности систем. Именно руководители и специалисты по финансам на практике ощущают существенную потребность в стандартизации, значение которой возрастает во многих областях. Более того, многие из директоров уже проводят конкретные мероприятия в этом направлении. Особое внимание здесь уделяется денежным расчетам, CFO считают, что изменения в этой сфере обязательны, чтобы застраховать себя от ошибок. Оценка значимости мероприятий по снижению сложности систем учета затрат и результатов и их нынешнее состояние (статус-кво) приведены в табл. 1.
Эксперты по издержкам и затратам сформулировали основные предпосылки построения эффективной и рациональной системы учета затрат и результатов:
■ логика движения и создания стоимости и ее самый простой дизайн;
■ встроенная структура клиентов и продуктов.
Для реализации данного подхода на практике, считают CFO, недостает чаще всего регламента деятельности соответствующих подразделений в компаниях и разработки единого технического задания по стандартизации затрат и результатов. В этом руководители финансовых подразделений видят еще одно из существенных направлений развития систем учета затрат и результатов.
В системах учета нужны группы клиентов и продуктов
Как отмечалось выше, есть компании, которые уже начали осуществлять мероприятия по улучшению учета издержек (переменных затрат) и расчетов по местам возникновения затрат (накладных расходов). В некоторых компаниях системы учета издержек были вообще построены по-новому, а в каких-то модифицированы в ходе реализации проектов, например при гармонизации оперативных планов счетов.
Поводом для изменений, как правило, служило отсутствие или недостаток важной и необходимой управленческой информации в действующих системах, например результатов работы с клиентами и продуктами. Оценки значимости направлений развития содержания системы учета затрат и результатов финансовыми директорами сведены в табл. 2.
Необходимость столь радикальных изменений связана в том числе и с постепенным и устойчивым формированием финансовой сферы в качестве партнера менеджмента.
Критерий оптимизации ИТ
Удивительно, но вопросы о системно-техническом воплощении (внедрении) учета и расчета издержек и результатов в компаниях оказались для финансовых директоров достаточно неожиданными.
Если при формировании концепции построения системы учета и расчета издержек и результатов наблюдается четкий тренд к ее стандартизации и упрощению, то при технической реализации этой системы стандартизация уже играет незначительную роль. Финансовые директора отмечают условный (относительный) вклад действующих ИТ-систем в поддержку функций учета и расчета издержек и результата. В связи с этим CFO видят в эффективном ИТ-ландшафте значительный потенциал улучшений автоматизированных систем учета затрат и результатов.
Речь идет о целенаправленных инвестициях в BI-проекты (как инструмент для чтения и получения информации из разных источников — ERP, CRM, Excel, для того чтобы на данные из них посмотреть комплексно и представить в удобной форме) или мероприятия по улучшению качества данных. В этом и есть большой потенциал применения и использования BI-систем и повышения прозрачности подготовки данных. Путь генерирования данных, считают уже эксперты в области ИТ, должен быть прозрачным и отслеживаемым, тогда его воспримет менеджмент.
Вместе с тем опыт респондентов показывает, что решения корпоративных баз данных, ERP-систем не могут поддерживать или обеспечивать учет и расчет затрат и результатов по группам клиентов и продуктов, а также по центрам прибыли.