В сегодняшнем выпуске мы рассмотрим практический опыт организации системы управления консалтинговыми проектами. Чем отличается проект от обычной хозяйственной деятельности компании? Как эффективно распорядиться имеющимися ресурсами? Что входит в обязанности руководителя и куратора проекта? Несмотря на специфичность приведенного алгоритма многое из предложенных схем может быть применимо и в других областях, особенно с учетом возможностей электронного документооборота.
Проект — это четко ограниченный во времени комплекс мероприятий, предназначенный для получения уникальных продуктов, услуг или результатов1. От обычной операционной деятельности он отличается, главным образом, тем, что носит временный характер и является уникальным, в то время как оперативная деятельность есть продолжающийся во времени и повторяющийся процесс.
Задачи проекта и операционной деятельности в корне различаются. У первого — достижение поставленной цели. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект завершается после выполнения конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться.
обратите внимание
Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной хозяйственной деятельности компании. Таким образом, они часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана и инициируются одним или несколькими стратегическими соображениями: рыночной конъюнктурой, требованиями заказчика, законодательными новеллами, технологическим прогрессом и т.п.
Процессы управления проектами можно объединить в пять групп: инициация (открытие), планирование, исполнение, мониторинг и управление, завершение.
Ключ на старт!
Управление проектом начинается с его инициации. Старт этому событию дает решение о реализации проекта, принятое на основании:
■ подписанного (или находящегося в стадии подписания) контракта;
■ договоренности с клиентом о начале проекта в кратчайшие сроки;
■ победы в тендере (конкурсе, аукционе).
Результатом данного этапа является открытый проект. То есть к этому моменту должны быть:
■ определены куратор и руководитель проекта;
■ сформирована проектная команда;
■ создана проектная папка на файловом сервере, с предоставлением доступа к ней членам проектной команды;
■ определены соисполнители (при необходимости) и их спектр работ, стоимость, сроки;
■ в реестре проектов (паспорте проекта) создана соответствующая запись, проекту присвоен уникальный номер, заполнены необходимые на данном этапе поля;
■ по проекту подписан контракт, выставлены счета на оплату аванса.
На рис. 1 представлена укрупненная схема процесса, где определены основные подпроцессы и последовательность их исполнения.
Если до принятия решения о начале проекта не были назначены руководитель и куратор, они назначаются после того, как соответствующее решение будет принято.
Опираясь на предполагаемый состав работ, руководитель проекта формирует список участников проектной команды из числа свободных и частично свободных сотрудников требуемой квалификации. Участие в проекте каждой кандидатуры из данного списка согласовывается с руководителями соответствующих структурных подразделений компании, а итоговый состав команды — с куратором.
обратите внимание
В процессе работы над проектом состав команды может корректироваться. В этом случае каждое изменение согласовывается с руководителями соответствующих подразделений и куратором. Изменения в составе проектной команды вносятся руководителем проекта в электронной паспорт проектов.
Открытие паспорта проекта
Для того чтобы открыть паспорт проекта, следует направить электронное письмо в департамент информационных технологий (ДИТ), который создает проектный каталог и соответствующую запись в реестре проектов (электронном паспорте). В запросе на открытие паспорта проекта указываются:
■ краткое наименование проекта (исходя из тематики);
■ направление консалтинга;
■ ФИО руководителя проекта;
■ ФИО куратора;
■ состав проектной команды.
Если какой-либо из перечисленных пунктов отсутствует, запрос не выполняется.
Копия запроса направляется куратору для того, чтобы он подтвердил открытие проекта. Сотрудник ДИТ, получив подтверждение от куратора по электронной почте, выполняет следующие действия:
■ присваивает проекту порядковый номер, сформировав тем самым его новое краткое наименование;
■ создает проектную папку (имя папки — краткое наименование проекта (с порядковым номером), состав подпапок — по шаблону);
■ предоставляет доступ к проектной папке куратору, руководителю проекта и членам проектной команды;
■ создает запись в реестре проектов с указанием номера проекта, его краткого наименования и гиперссылки на проектную папку, а также руководителя и куратора;
■ предоставляет право на корректировку записи в электронном паспорте руководителю и куратору.
Выполнив эти действия, сотрудник ДИТ сообщает руководителю проекта об открытии паспорта. Получив это сообщение, руководитель вносит в электронный паспорт сведения о составе проектной группы и содержание проекта.
обратите внимание
Если на момент открытия паспорта проекта известны реквизиты и параметры контракта (контрагент, плановые начало и окончание работ, номер и дата договора, стоимость), в электронном паспорте дополнительно заполняются соответствующие поля.
При необходимости руководитель проекта направляет в ДИТ запрос о предоставлении доступа к чтению других проектных папок (по согласованию с куратором).
Исходя из параметров подписанного (или находящегося в стадии подписания) контракта, состава и планируемой загрузки проектной команды, а также прочих условий выполнения работ руководитель проекта разрабатывает и согласовывает с куратором предварительный вариант плана работ с детализацией по задачам, с указанием сроков и лиц, ответственных за исполнение.
Администрирование контракта
Если контракт еще не подписан, руководитель проекта организует его подготовку, согласование и подписание (согласно положению о договорной работе). Если контракт подписан, руководитель проекта проверяет наличие в компании (в бухгалтерии) подписанного заказчиком экземпляра договора и технического задания (в бухгалтерии — оригинал, в юридическом отделе — сканкопия). Если нет — необходимо уведомить куратора для принятия соответствующих мер.
Руководитель проекта помещает сканкопию договора и технического задания в проектную папку.
Если по контракту предусмотрен аванс, руководитель проекта делает запрос в бухгалтерию на подготовку счет и затем направляет его клиенту (см. схему 3).
Если к работе привлекаются внешние соисполнители, проводятся аналогичные действия по администрированию контрактов с ними. Руководитель проекта согласовывает с куратором кандидатуры на субподрядные работы, проводит переговоры (либо сам, либо с привлечением куратора) с потенциальными соисполнителями, согласовывает состав, сроки и стоимость работ.
Точно по плану
Не позднее двух рабочих дней с момента открытия проекта его руководитель формирует и согласовывает с куратором план работ (см. табл. 1). Согласованный вариант (в формате Excel) помещается в проектную папку.
В плане обязательно заполняются поля: «задача», «ответственный», «сроки» (диаграмма Ганта), «статус выполнения», «проблемы/риски/вопросы».
обратите внимание
Шаг планирования при заполнении полей срока зависит от специфики проекта и устанавливается куратором. Для проектов длительностью более месяца рекомендуем шаг планирования — неделю, менее месяца — один день, а задачи в плане увязывать с пунктами технического задания.
На основе сформированного плана работ руководитель проекта регулярно (периодичность задается куратором, ориентир для проектов длительностью более месяца — неделя) формирует статус-отчет, заполняя для каждой задачи поля «статус выполнения» и «проблемы/риски/вопросы». Заполненный документ он представляет куратору (при необходимости куратор может назначить совещание с руководителем проекта и обсудить проблемные вопросы).
Если в ходе выполнения проектных работ требуется внести поправки в план, все изменения обязательно согласоваются с куратором. То есть руководитель проекта готовит необходимые изменения, согласовывает их с куратором, помещает новую редакцию плана в проектную папку, а предыдущую перемещает в архив проектной папки.
«Всевидящее око» контроллинга
Информация о плановой занятости сотрудников на следующие две недели предоставляется администратору проектов руководителями подразделений еженедельно на основе данных от руководителей проектов. Занятость указывается по каждому сотруднику в процентах рабочего времени в разбивке по проектам (см. табл. 2).
Заполняя таблицу плановой занятости, руководители подразделений указывают приоритет загрузки каждого сотрудника.
Администратор проектов собирает и консолидирует данные, полученные от руководителей подразделений. После обработки и консолидации информации о плановой занятости он формирует консолидированный план по всем подразделениям и рассылает всем руководителям проектов и подразделений ссылку на него.
При изменении параметров занятости сотрудника по какому-либо отделу руководитель отдела направляет электронное письмо с изменениями администратору проекта, который вносит изменения в таблицу плановой занятости.
Еженедельно руководители подразделений собирают информацию о фактической проектной загрузке сотрудников в таймшит, содержащий оценку фактически затраченного времени (в часах) по дням в разбивке по проектам (см. табл. 3).
Еженедельно руководители подразделений пересылают по электронной почте таймшиты сотрудников администратору проектов для консолидации данных по компании.
обратите внимание
Данные по фактической занятости, накапливаемые в консолидированном отчете, используются в будущем для оценки планируемых трудозатрат по новым проектам схожей тематики, оценки фактических трудозатрат, экономической эффективности выполненных проектов и степени участия каждого сотрудника проектной команды.
Руководитель проекта, помимо указанных функций, ведет паспорт проекта в одноименном файле.
Проект считается открытым или закрытым по факту внесения руководителем проекта соответствующих записей в паспорт проектов. Контроль, методическую поддержку, мониторинг ведения паспорта обеспечивает администратор проектов. Ежемесячно он снимает статистические показатели заполнения данного документа.
В процессе выполнения проекта его руководитель обязан регулярно актуализировать данные в паспорте. Примерный состав полей и сроки внесения информации приведены в табл. 4.
Когда все работы по проекту выполнены, наступает финальный этап — закрытие. На этой стадии руководителю проекта требуется:
■ оформить первичные документы (подписать акты сдачи-приема работ);
■ проверить оплату выставленных счетов;
■ в случае требования контракта провести регистрацию НИР во Всероссийском научно-техническом информационном центре;
■ подготовить итоговую презентацию по проекту;
■ оценить работу каждого участника проектной команды, согласовать результаты с куратором. Оценочные листы передаются в департамент управления проектами;
■ заполнить все поля электронного паспорта.
1 Данная система основана на положениях Международного стандарта управления проектами PMBoK (Project Management Body of Knowledge), разработанного институтом PMI (Project Management Institute)
к сведению
Руководитель (менеджер) проекта (РП) — лицо, ответственное за достижение целей проекта. Отвечает за сроки выполнения проекта; методику работы; качество аналитических материалов и отчетов, их соответствие требованиям технического задания, корпоративным и внешним стандартам (например, ГОСТу); ведение паспорта проекта; отчетность по первичным документам; ведение контактов по проекту; организацию своевременного выставления актов, счетов и их оплату; ведение и документирование переговоров (переписку с внешними участниками проекта – заказчиком, соисполнителями и т.п.); своевременное уведомление куратора о возникающих проблемах, нарушениях плана и сроков оплаты; системное ведение проектной документации; планирование детальных задач для участников проектной команды; контроль времени и эффективности работы проектной группы; проведение общих координационных совещаний по проекту; проведение итогового совещания по завершению проекта с обнародованием оценки работы участников проектной группы.
Куратор проекта (КП) — контролирует сроки реализации проекта, качество оказываемых услуг; участвует в планировании работ (согласование планов); проверяет соответствие отчетов техническому заданию, корпоративным и внешним стандартам; поддерживает и обеспечивает внешние связи (например, с заказчиком); решает проблемы, которые не могут быть решены руководителем проекта; участвует в качестве эксперта в совещаниях с заказчиком, соисполнителями и проектной командой; оценивает работу последней и руководителя проекта.
Проектная команда (группа) — группа, выполняющая работы по проекту. Участники проектной команды отвечают за своевременное и качественное выполнение проектных работ в соответствии с планом.
Администратор проектов (АП) — сотрудник компании, выполняющий функции сопровождения и контроля всех процедур по управлению проектами.
Паспорт проектов (электронный) — база данных (реестр) проектов компании.
Рассматриваемая система управления основана на ведении в электронном виде (в Microsoft Excel) реестра проектов (паспорта проекта) и баз данных по планируемой и фактической занятости сотрудников по проектам (см. таблицу плановой занятости и таймшиты).