Все большее количество директоров компаний склоняется к созданию специализированной службы документационного обеспечения управления с использованием информационных технологий. Но с чего начать? Этот вопрос задают не только руководители, но и сотрудники, которым предлагается работа в новом подразделении.
Начинать создание службы ДОУ нужно на стадии переговоров о приеме на работу. От того, установлено ли взаимопонимание между работодателем и потенциальным сотрудником относительно целей и задач, стоящих перед новым подразделением, и зависит успех дела. Кандидату на должность следует поговорить об этом с представителями высшего руководства, изложить им свою точку зрения, наладить взаимопонимание. Договариваясь об условиях труда на новом месте, стоит обратить внимание на следующие моменты:
● На каком уровне будет решаться вопрос о вашей кандидатуре, кто будет принимать решение: руководитель кадровой службы, начальник отдела или первые лица организации. Это сразу даст представление о том, как в компании оценивают роль службы делопроизводства. Если удастся поговорить с руководством, то нужно постараться понять, в чем оно видит проблемы и какой результат хочет получить в первую очередь.
● Как называется должность, которую вам предлагается занять. При прочих равных условиях красивое название должности невольно вызывает бoльшее уважение окружающих.
● Кому вы будете непосредственно подчиняться. Если предстоит работать в подразделении, которое является лишь частью канцелярии или секретариата, то обратите внимание на то, кто возглавляет эту структуру и решение каких задач планируется возложить на вас. От взаимопонимания с непосредственным начальником зависит очень многое; важно создать дружную команду единомышленников — тогда многое удастся сделать быстрее и эффективнее.
● Обязательно стоит поинтересоваться, разработаны ли в организации нормативные документы, регламентирующие работу с документацией: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, регламент работы с электронной почтой, положение о службе ДОУ.
Часто случается, что недостающие нормативные документы приходится разрабатывать самим. Полнота и качество нормативной базы — один из хороших индикаторов состояния дел в делопроизводстве организации.
● Подробно обговорите, что будет входить в ваши обязанности и какие виды работ вам будут поручены. Обязательно соотнесите эти требования с предполагаемой заработной платой, уровнем вашей профессиональной подготовки и практическим опытом работы — это позволит более точно оценить объемы и характер работы, которую предстоит выполнять.
Если в процессе обсуждения выяснится, что объем работ превышает ваши физические возможности, то лучше поискать другую вакансию.
Завышенные или даже нереальные требования к новым сотрудникам возникают, когда работодатель пытается сэкономить на зарплате специалиста либо просто плохо разбирается в тонкостях делопроизводства и включает в должностные обязанности все возможные виды работ — как требующие специальных знаний, так и чисто технические.
Хороший профессионал должен знать свою стоимость на рынке труда и уметь отстаивать свои финансовые интересы.
Как корабль назовешь…
С точки зрения престижа и статуса работника службы ДОУ предпочтительны такие названия должностей, как, например, «специалист», «ведущий специалист», «руководитель отдела» и т.п. Помните, что для занятия таких должностей, как «архивариус» и «заведующий архивом», по государственным нормативам не требуется не только высшего специального, но и даже среднего образования.
В коммерческих организациях «красивое» название не требует ни дополнительных денежных затрат, ни каких-то организационных усилий.
Стоит обратить внимание руководства на то, что более звучное название должности поможет в работе, особенно в общении с другими сотрудниками и с представителями внешних организаций.
Поскольку в обязанности специалиста ДОУ входит и работа с различными документами (а не только с организационно-распорядительной документацией) на различных видах носителей, то можно назвать должность «управляющий документацией» — звучно, красиво, современно.