Одним из ценнейших видов нематериальных активов предприятия является его интеллектуальный капитал, и в частности опыт успешной или неудачной реализации проектов. Для того чтобы он не канул в Лету, а был полезен в текущей и будущей работе, нужно вести систему проектной документации.
Участники проекта, будучи ограниченными во времени и ресурсах, ставят своей целью достижение определенных результатов. Заказчик предъявляет исполнителю требования по этим ограничениям и качеству проектной продукции. При этом вся совокупность обязательств последнего, включая организацию работ, календарный, бюджетный, производственный планы, состав и ответственность участников команды, а также условий заказчика должна быть четко документирована.
Действия проектной группы будут согласованны, а решения адекватны только в том случае, если для каждой типовой ситуации предусмотреть шаблон документа, который останется лишь своевременно заполнить и утвердить.
Кроме того, полезно собирать и систематизировать накопленные в ходе выполнения проекта знания, отражающие как положительные, так и отрицательные результаты. Впоследствии они могут помочь избежать трудностей с принятием решений по схожим проблемам.
Понять, что и почему
Перед началом проекта важно определить, какую информацию следует документировать, распределить сферы ответственности по ведению документации по всем направлениям и формы отчетности перед заказчиком. Самое главное — всегда держать его в курсе дел, поэтому, чем выше прозрачность, а значит, и документированность процессов проекта, тем лучше.
В идеальном случае у всех участников проекта есть доступ к самой актуальной информации о текущих процессах, налажен непрерывный документооборот с заказчиком.
Во-первых, это упрощает задачу подключения новых участников, которые через ознакомление с грамотно составленной проектной документацией быстрее включаются в работу команды. Во-вторых, служба контроллинга позволяет проводить регулярные проверки деятельности проектного офиса по его документам. И в-третьих, это помогает успешной реализации параллельно идущих и будущих проектов как накопленный опыт.
Однако проектная документация — это не просто кипа отчетов. Мало собирать и подшивать в папки все материалы, имеющие отношение к проекту. Необходимо еще на первом совещании участников решить, какого рода информация заслуживает особого внимания, должна быть документирована и представлена в общий доступ.
Затем целесообразно распределить задачи по оформлению документов между членами команды в зависимости от их роли в проекте. Здесь важно согласовать с заказчиком сроки и форму отчетности по ключевым этапам выполнения работ.
Также нужно понять, кто, где и как будет хранить подготовленную документацию, следует ли создавать центр систематизации и распределения поступающих материалов, каким образом организовать процессы документооборота между заинтересованными лицами (например, по электронной почте) и продумать вопросы информационной безопасности (надежность хранения и передачи, защита от несанкционированного доступа и повреждения).
«Джентльменский набор» проектировщика
Перечень и описание типовых документов проекта содержатся в Руководстве к своду знаний по управлению проектами (РМВоК), выпущенном Институтом управления проектами (PMI).
Основным документом является устав (паспорт) проекта, включающий в себя:
· регламент проведения совещаний и переговоров;
· порядок выпуска приказов по проекту;
· должностные полномочия участников и руководства;
· права и обязанности членов проектной группы, исполнителя и заказчика;
· порядок приема основных этапов работ заказчиком;
· правила подготовки и сдачи отчетов и т. д.
В соответствии с ним в процессе планирования составляется описание проекта, в которое входят цели и задачи с кратким обоснованием, состав проектной команды, круг заинтересованных лиц, порядок финансирования, план работ, распределение бюджета (см. «ЭЖ» №38 за 2006 г.).
После того как определен круг проектных задач и распределены роли, надо подготовить и предъявить участникам должностные инструкции, регламентирующие их действия в стандартных ситуациях и дающие рекомендации для поиска нетривиальных решений. Их наличие позволит предотвратить появление указаний: «Сделай то, не знаю что».
Также на этапе подготовки полезно сделать описания базовых проектных процедур: инициализации, планирования, мониторинга, управления рисками, завершения. В них можно рассмотреть последовательность этапов каждой процедуры, необходимый состав участников, используемые методы и средства реализации и перечень документов, отражающих результаты выполнения. В их число включают протокол, в котором фиксируются все принятые на этом этапе решения, в том числе в ходе совещаний группы.
По завершении проекта следует провести ревизию накопленной документации, систематизировать результаты и подготовить основные выводы, которые будут положены в основу знания, формирующегося в ходе выполнения любого проекта. Пополнив сокровищницу корпоративной мудрости, из простой бумажки оно превратится в реальное конкурентное преимущество компании. Ведь знание — это страшная сила!