Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Документ официально опубликован 7 февраля 2020 г. и вступит в силу 18 февраля 2020 г.
Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 утверждение перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения возложено на Росархив. Реализуя эти полномочия, Росархив утвердил комментируемый перечень (далее — новый перечень). Он придет на смену действующему сейчас перечню типовых документов и сроков их хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень Минкультуры). Этот документ утратит силу 18 февраля 2020 г. (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964, опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 7 февраля 2020 г.).
По сравнению с перечнем Минкультуры в новом перечне изменились сроки хранения некоторых документов. Это касается, например, кадровых документов (трудовые договоры, личные карточки работников и т.д.), которые в соответствии с перечнем Минкультуры нужно хранить 75 лет. Теперь их срок хранения приведен в соответствие с требованиями ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этой норме документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, а законченные после 1 января 2003 г. — 50 лет (далее 50/75 лет).
В таблице мы привели наиболее распространенные образующиеся в деятельности компаний документы, сроки хранения которых изменились.
Сравнение сроков хранения некоторых документов по старому и новому перечням
|
Наименование документов |
Срок хранения по перечню Минкультуры (пункт перечня) |
Срок хранения по новому перечню (пункт перечня) |
|
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) |
75 лет (п. 74) |
50/75 лет (п. 42) |
|
Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя, должностных, ответственных и материально ответственных лиц |
по руководителю — постоянно; по остальным — 5 лет после смены лиц (п. 79) |
15 лет (п. 44) |
|
Лицензии |
постоянно (п. 97) |
5 лет после прекращения действия лицензии (п. 55) |
|
Сертификаты соответствия |
постоянно (п. 111) |
3 года после истечения срока действия (п. 64) |
|
Договоры и акты по передаче имущества в доверительное управление |
постоянно (п. 122, 123) |
10 лет после истечения срока договора (п. 91, 92) |
|
Договор лизинга |
постоянно (п. 449) |
5 лет по истечении срока договора или выкупа имущества (п. 96) |
|
Договор мены |
5 лет после истечения действия договора (п. 446) |
по недвижимости — до ликвидации организации; по движимому имуществу — 5 лет после истечения действия договора (п. 99) |
|
Договор поручения |
5 лет после истечения действия договора (п. 444) |
по недвижимости — 15 лет; по движимому имуществу — 10 лет (п. 101) |
|
Паспорта сделок |
постоянно (п. 453) |
15 лет (п. 102) |
|
Ведомости на выплату дивидендов |
75 лет (п. 419) |
50/75 лет (п. 122) |
|
Договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности |
постоянно (п. 85) |
5 лет по истечении срока действия исключительного права (п. 136) |
|
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах |
5 лет (п. 410) |
10 лет после возмещения ущерба (п. 287) |
|
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи, о получении заработной платы и других выплат |
5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 412) |
6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет) (п. 295) |
|
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате |
75 лет (п. 413) |
50/75 лет (п. 296) |
|
Расчеты по страховым взносам |
5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п. 395) |
50/75 лет (п. 308) |
|
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам |
5 лет (п. 399) |
6 лет (п. 315) |
|
Счета-фактуры |
4 года (п. 368) |
5 лет (п. 317) |
|
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН |
постоянно (п. 401) |
5 лет (п. 318) |
|
Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов |
постоянно (п. 429) |
5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (п. 323) |
|
Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) |
постоянно (п. 432) |
5 лет после выбытия имущества (п. 325) |
|
Трудовые договоры |
75 лет (п. 657) |
50/75 лет (п. 435) |
|
Личные карточки работников |
75 лет (п. 658) |
50/75 лет (п. 444) |
|
Графики отпусков |
1 год (п. 693) |
3 года (п. 453) |