Разъясните, пожалуйста, нужно ли как-то оформлять документально разрешение на доступ бухгалтеров к персональным данным работников?
С. Корнеева, г. Подольск
Ответ. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, работодатель обязуется не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.
Но нередки случаи, когда отдельным работникам нужно получить информацию о персональных данных других сотрудников, которые они намереваются использовать при выполнении трудовых обязанностей. Так происходит в случае, когда бухгалтеру могут понадобиться данные о работнике для начисления ему заработной платы, уплаты взносов, при направлении работников в командировку паспортные данные для покупки билетов.
В соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель может разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанным лицам будут доступны только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Для этого работодатель издает приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников с указанием критериев необходимых персональных данных.
Пунктом 7 ст. 86 ТК РФ на работодателя возложена обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты. Следовательно, работники, которые имеют доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. С такими работниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным других работников, работодатель должен оформить обязательство об их неразглашении.
В том случае, если работник разгласил информацию, которая стала известна ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, а он обязался не разглашать эти сведения, его можно привлечь к ответственности. Такая же позиция изложена в п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.
Ответственность за несоблюдения требований Закона об обработке персональных данных предусмотрена Кодексом об административных правонарушениях и влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 3 тыс. до 5 тыс. руб.; на должностных лиц – от 10 тыс. до 20 тыс. руб.; на юридических лиц – от 15 тыс. до 75 тыс. руб..