Сегодня для любого бизнеса очень важно оптимально управлять всеми ресурсами (материальными, финансовыми, человеческими) и иметь альтернативные варианты при принятии решений. Делать это можно с помощью автоматизированных (корпоративных) систем управления предприятием. Для решения каких задач российские компании среднего бизнеса используют возможности таких систем? И чего ожидают от них в будущем?
Чаще всего компании начинают с внедрения ERP-систем и активно работают с ними. Целесообразность использования этих систем состоит в понимании сложности бизнеса, его взаимосвязей, их отражения в системах учета и получения реальной картины финансового результата. К таким системам обращаются компании, как правило, с большими материальными и финансовыми потоками (например, розничная и оптовая торговля), у которых есть необходимость контролировать и управлять потоками ресурсов.
Автоматизация по цепочке создания стоимости
Если представить цепочку создания ценностей (стоимости) на любом предприятии, то для каждого из звеньев есть соответствующий класс решений. Их совокупность можно представить в виде информационной системы компании (см. рисунок.)
ERP-система (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) реализует стратегию интеграции производства и операций по управлению ресурсами и ориентирована на их непрерывную балансировку и оптимизацию. Основное назначение ERP-системы — обеспечить рост конкурентоспособности предприятия путем повышения эффективности бизнес-процессов и сокращения затрат.
В работе с поставщиками и клиентами возникают и другие задачи автоматизации.
Класс программ CRM (управление отношениями с клиентами) дает возможность автоматизировать и организовать процесс продаж и взаимодействие с покупателями, клиентами таким образом, чтобы получать максимальный результат.
Программы SRM (управление взаимоотношениями с поставщиками) ориентированы на оптимизацию бизнес-процессов и снижение совокупных затрат, связанных с материально-техническим снабжением и закупкой услуг предприятиями.
Комплексный подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками, производством и последующим сбытом продукции решается с помощью решений SCM (управление цепочкой поставок). По сути, это новая стратегия компании — формирование такой сети сбыта, при которой нужные товары будут доставлены в нужное место, в нужное время с наименьшими издержками. SCM-системы направлены на создание оптимальных каналов взаимодействия с дистрибьюторами и конечными потребителями.
И еще одна составляющая — человеческие ресурсы, которыми тоже нужно управлять, для этого используются системы управления персоналом.
За каждой из вышеперечисленных систем стоит своя стратегия и концепция, это важно учитывать при их внедрении.
На рисунке приведен комплекс бизнес-приложений, охватывающий все процессы. Такие транзакционные системы (работают с процессами, транзакциями) построены по модульному принципу. В совокупности их можно представить как контур управления. Операторы таких систем — небольшое число людей, вводящих данные в разных подразделениях организации (финансах, закупках, продажах и т.д.).
Одно из преимуществ комплексных программ — управление жизненным циклом продукта, отслеживание продукта и его комплектующих от разработки до эксплуатации, что является его последующей гарантией. Любой сложный продукт состоит из огромного количества компонентов. Например, компания «Боинг» использует такую систему, потому что она позволяет отслеживать весь жизненный цикл самолета: кто из поставщиков какие детали, компоненты поставлял, где эксплуатируется борт.
А вот если, например, у вагона, произведенного на российском предприятии, лопнула рама, то это означает, что все вагоны с рамами, отлитыми в этой партии, должны быть отозваны. Следовательно, их нужно идентифицировать и вернуть. Это комплекс задач, и такая работа под силу только комплексной системе.
Важно правильно построить хранилище данных
По мере накопления данных в компании возникает потребность в инструментах составления отчетов и бизнес-аналитики.
Данные для их подготовки берутся из хранилища данных. И его нужно правильно построить — сформировать при его проектировании правильный набор данных (отчеты, информацию), которые могут быть востребованы, и оптимизировать хранилище для быстрого получения данных и отчетов. Тем не менее попадающие в хранилище данные не являются оперативными, поскольку этот процесс занимает время. Кроме того, не все данные находятся здесь и не во все детали можно углубиться. А значит, отчетность страдает.
Для обеспечения доступа к актуальной информации классическое хранилище данных заменили на современную технологию управления базой данных. При этом информация хранится не на жестких дисках, а непосредственно в оперативной памяти. И это та же информация, с которой работают транзакционные системы, используя ее как базу данных и записывая все в нее. Аналитическая система из нее получает информацию. Информация при этом не теряется, она актуальна. Такая технология позволяет извлечь на порядок больше информации и в сто или сто тысяч раз быстрее, чем раньше.
Аналитические инструменты для финансистов
Средства аналитики — EPM (класс программ для повышения эффективности работы предприятия) включают модули по стратегии, бюджетированию, финансовой консолидации, взаимоотношениям с инвесторами, акционерами и отчетность как основание для получения аудиторского заключения. Другая их задача — просчитать разные сценарии при составлении бюджетов. Этот инструмент предназначен для финансовых подразделений.
Финансовым директорам нужна хорошая аналитика, они хотят понимать, что происходит в бизнесе в разных его разрезах, в том числе выявлять эффективные и неэффективные области, управлять бюджетом, разрабатывать различные сценарии. Им важно также консолидировать информацию, что позволяет привлекать кредиты банков, управлять финансированием проектов, оценивать их эффективность. Многие компании сталкиваются и с задачей казначейства, в том числе внутреннего. Если в группе компаний разнопрофильный бизнес — одно направление генерирует деньги, другое — инвестиционное направление, и к тому же требуется привлекать кредиты банков, финансист выполняет задачи казначея — эффективно распоряжаться деньгами и управлять соответствующими рисками. Перед крупными компаниями стоит задача создания ОЦО.
Кроме того, интерес представляет оценка финансового положения компании с разных сторон — от рынков, регионов, подразделений, продуктов, направлений бизнеса до отдельных сотрудников. Для этого нужно посмотреть на распределение накладных затрат в различных разрезах, попробовать распределить их по-другому и сравнить полученные результаты.
Модуль контроллинга только раскидывает расходы по местам их возникновения. А финансистам хочется помоделировать, попробовать альтернативные варианты перекидывания затрат и при этом построить другую финансовую модель, чтобы выйти на эффективный вариант. Для этого и используются аналитические средства.
Аналитика и прогноз для руководства
BI-системы — инструмент для чтения и получения информации из разных источников (ERP, CRM, Excel), чтобы посмотреть на нее комплексно и представить в удобной форме. Либо стандартный отчет в фиксированной форме, либо запрос на неструктурированную информацию, которую надо достать. Статистика может быть разной. Некоторые компании сравнивают себя с конкурентами и получают аналитический отчет с показателями. Другие проводят бенчмаркинг, сравнивая себя с лучшими в отрасли.
Отчеты собираются из бизнес-словаря, чтобы не было разночтения данных (см. рисунок). Так получается информационная панель с аналитической информацией, например c динамикой продаж в различном изображении, что ускоряет работу руководителей с информацией.
Сейчас появилась новая тенденция работы с информацией, например, как в Google. Системы строятся так, что пользователь вводит запрос — мне нужно узнать объем продаж за период — и система сама подбирает визуальный отчет и представляет в таком виде, чтобы можно было проанализировать эту информацию.
Другой класс решений — Analysis, или прогнозная аналитика. Ее используют при наличии большого массива информации (BigData) из различных источников, в том числе и неструктурированной, возникающей из социальных сетей, видеоизображений, на основе которых нужно принимать решение. И технологии позволяют накапливать неструктурированную информацию в структурированном виде и предоставлять ее для дальнейшей обработки. Некоторые средства позволяют даже мониторить Интернет, анализировать высказывания в социальных сетях о том или ином товаре и оценивать их эмоциональную окраску (ругают или хвалят). И точность прогноза зависит от точности и количества исходных данных.
В бизнесе задачи становятся все более прикладными. Если раньше аналитики занимались решением какой-то определенной задачи, то сейчас появляется больше пользователей на стратегическом и оперативном уровнях. Принимающие решение хотят пользоваться подсказками, прогнозами. Если BI-системы востребованы заказчиками, то запрос на аналитические появился недавно.
Наряду с составлением отчетности и аналитикой есть еще задачи и по стратегическому управлению — постановка цели и задачи, их детализация для подразделений компании, исполнение и его мониторинг. И по отклонению факт/план стратегию корректируют. Такой замкнутый цикл управления важен для компании, он заложен в комплексных системах.